Функциональное содержание менеджмента

     Для того чтобы использовать теорию Герцберга, менеджеру необходимо составить  перечень гигиенических и, особенно, мотивирующих факторов и дать сотрудникам  возможноеть самим определить и  указать то, что они предпочитают.

     Координация и регулирование предполагают деятельность руководителя по поддержанию работы предприятия на запланированном уровне.

     Координация – это согласование деятельности организации и ее подразделений с намеченным планом. В отличие от прямого, административного вмешательства в деятельность подчиненных координация предполагает косвенные, преимущественно экономические методы управления. При этом создаются условия, при которых управляемый объект сам, по собственной инициативе будет работать в определенном, оптимальном для организации, направлении¹⁵.

     Одно  из основных условий успешной деятельности организации - согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы  они дополняли друг друга и  вели к одной цели - цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных  планах. Обратим внимание на важность эффективной организации потоков  информации. Она должна быть достаточной, но не излишней. Поэтому совершенно необходимы регулярные совещания менеджеров. Не так легко грамотно подготовить  и провести совещание, добиться принятия полезных для работы фирмы решений. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог  начальника, и т.д. Это - наука и  искусство, которыми должен владеть  менеджер. Надо иметь в виду, что  хорошо разработаны и методы срыва  совещаний, превращения их в пустое времяпровождение, а также методы организации коллективного принятия решений, выгодных кому-либо лично, но не фирме. Менеджер должен быть готов к активной борьбе с подобными поползновениями.

     На  некоторых совещаниях проводятся голосования. К настоящему времени теория голосования  достаточно разработана, и установлено, что результат голосования во многих случаях зависит от процедуры  голосования и методов принятия решения. Так, председательствующий может  спросить «кто за», а может и по другому - «Есть ли у кого возражения». В первом случае естественно принять тот вариант, за который подано наибольшее число голосов за, а при втором - тот, против которого меньше всего возражений. А как быть, если один вариант имеет много сторонников и заметное число противников, а остальные оставляют участников совещания равнодушными. Этот пример показывает, как важно заранее утвердит регламент совещания.

     Координация действий менеджеров происходит и при  подготовке документов - планов, приказов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др. Обычно один из сотрудников - назовем его  Исполнителем - готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и  в другие организации. Исполнитель  составляет сводку отзывов, с одними из замечаний соглашается, против других высказывает возражения. Затем собирают т.н. согласительное совещание, на которое  приглашают всех тех, с чьим мнением  Исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается  компромисс, и возражения снимаются. Окончательное решение по проекту  документа с учетом оставшихся возражений принимает генеральный директор или Совет директоров, т.е. высшая инстанция в данной организации. Именно такова процедура подготовки Законов РФ, государственных стандартов и иных ответственных документов.

     Во  многих случаях эта процедура  заменяется на визирование, при котором  свое согласие менеджеры выражают, накладывая на документ визу, т.е. расписываясь (иногда добавляя несколько слов по затрагиваемой проблеме). Например, подготовленное для отправки в другую организацию письмо визируют руководители нескольких отделов, и генеральный директор его подписывает от имени фирмы, не вникая в суть (поскольку каждый день он подписывает десятки писем, то вникать некогда). Адресату уходит письмо, на обратной стороне которого указаны фамилия и телефон Исполнителя (поскольку адресат тоже хорошо знаком с процедурой подготовки документов, он понимает, что по конкретным вопросам надо обращаться к Исполнителю, а не к генеральному директору). В архиве фирмы остается письмо с визами, так что в случае необходимости легко выяснить, кто составил и одобрил документ).

     Менеджер  должен быть уверен в своей точке  зрения и уметь ее отстаивать. Но для блага дела иногда полезно  идти на компромиссы, открыто заявляя  «Я с Вами не согласен», «я остаюсь на своей точке зрения, но ради блага фирмы , ради возможности совместной работы готов пойти на то-то и то-то». Искусство компромисса - одно из самых сложных, но и необходимых для менеджера.

     Регулирование – это коррекция деятельности организации, изменение ее состояния путем принятия необходимых поправок к управляющим воздействиям руководителей всех уровней. Регулирование дополняет координацию и применяется тогда, когда одной координации оказывается недостаточно.

     Для осуществления координации и  регулирования менеджер должен располагать  достоверной и своевременной  информацией о требуемом и  фактическом состоянии объекта  управления, а также о причинах, вызывающих сбои в его работе. Такими причинами могут быть ошибки в  прогнозах, необоснованно, непродуманно составленные планы, постоянный или  временный дефицит информации, некачественные решения, плохая исполнительская дисциплина, плохой учет, анализ деятельности и  контроль.

     Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации.

       Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии на производстве и на транспорте, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают наши планы. Эти нарушения, прежде всего, надо обнаружить с помощью системы контроля. Например, надо регулярно - раз в день, неделю или месяц - возвращаться к плану и выявлять нежелательные отклонения от запланированного.

     Есть  два основных подхода к отклонениям. Во-первых, можно стремиться к возврату на плановую траекторию движения. Для  этого понадобятся дополнительные ресурсы - материальные, кадровые, финансовые. Иногда такие ресурсы создают  согласно плану, заранее предвидя возможность  осложнений. Яркий пример - дублеры  у космонавтов. Но приходится мириться с тем, что в благоприятной  обстановке такие ресурсы будут  простаивать. Во-вторых, можно изменить сам план, заменив намеченные рубежи на другие, реально достижимые в  создавшейся обстановке. Возможность  такого подхода зависит от того, насколько для фирмы важен  план - является ли он законом или  же только руководством к действию, задающим желательное направление  движения.

     На  менеджере лежит обязанность  контроля за выполнением принятых ранее  решений, не только включенных в план, но и оперативных, текущих. Частично контроль осуществляется в ходе совещаний  и визирования документов. Но этого  недостаточно. При планировании собственной  работы менеджеру следует предусмотреть  регулярные проверки деятельности своих  подчиненных, причем не только членов своей команды, но и всех остальных. Могут применяться как официальные отчеты и аттестации, так и неформальные беседы. Надо отметить, что беседа с менеджером, стоящим на иерархической лестнице на несколько ступенек выше, производит большое положительное воздействие на сотрудника. В Великобритании считается, что генеральный директор должен побеседовать с каждым сотрудником хотя бы раз в год. К сожалению, в России подобные собеседования не приняты.

     В задачах контроля качества продукции  выборочный контроль применяется, когда  контроль является разрушающим, либо по экономическим соображениям. В организационных  системах первое основание для применения выборочного контроля отпадает, зато второе справедливо едва ли не чаще, чем в промышленности. Количество используемых документов (счетов, чеков, доверенностей и т.п.) в мало-мальски  серьезной организации измеряется кубометрами. Совершенно ясно, что полная проверка потребует такого объема рабочего времени контролеров, что его  выделение в большинстве случаев  нецелесообразно (бывают исключения, например, при уголовном расследовании). Поэтому  представляется полезным использование  при аудите выборочного контроля, при котором случайным образом (в смысле теории вероятностей) отбирается сравнительно небольшая доля документов, которая затем и анализируется. Для определения объема выборки, способа ее отбора, правил переноса выборочных результатов контроля на всю совокупность следует применять  методы, разработанные в теории статистического контроля.

     Выборочный  контроль работы сотрудников также  может быть полезен. При этом наряду с выборкой людей полезна и  выборка из совокупности дел, которыми занимается данный сотрудник. Сравнительно небольшие затраты времени менеджера  позволяют держать под контролем  обе рассматриваемые совокупности, каждый элемент который имеет  некоторую (одну и ту же для всех элементов совокупности) вероятность быть отобранным тщательно проконтролированным.

     Современный этап – контроллинг. Контроллинг (от англ. control - руководство, регулирование, управление, контроль) - новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. Согласно , одной из основных причин возникновения и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе(т.е. на предприятии, в торговой фирме, банке, органе государственного управления и др). Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки (в том числе компьютерной) основных функций менеджмента планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.

     Таким образом, развитие менеджмента в  ХХ в. можно описать формулой от Файоля к контроллингу. Хотя истоки контроллинга прослеживаются с XV - XVIII вв., он стал популярен  за рубежом (в США, Германии и др. странах) в последние десятилетия. В России интерес к контроллингу стал проявляться в начале 1990-х  годов.

     Контроллинг - это инструмент менеджера, но сам  по себе он не может обеспечить успех  предприятия и не может освободить менеджеров от функций управления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2 Функциональный подход при оценке системы менеджмента 

     Учеными Масловым Д.В., Ватсоном П., Чилиши Н. была разработана функциональная модель оценки менеджмента. Эта модель с одной стороны, адаптирована к российской практике управления предприятием, так как основана на принципах менеджмента Тэйлора-Файоля, с другой стороны, несет в себе идею непрерывного совершенствования системы управления¹⁶.

     В число функций менеджмента они  включают также еще одну функцию  – это коммуникации.

     Шесть функций менеджмента составляют основу функциональной модели оценки менеджмента - ФМОМ. Первые пять функций  соответствуют пяти оценочным критериям  модели и формируют структуру  управления, которая, в свою очередь, определяет характер взаимосвязей организации, то есть ее коммуникацию - шестая объединяющая функция. Концептуально модель представлена на рисунке 1. 

     Рис.1. Схема модели МФОМ¹⁷ 

     Оценка  системы менеджмента организации  в рамках функциональной модели предполагает анализ первых пяти управленческих функций, которые соответственно являются критериями модели, и 25 оценочных категорий. Весовое  содержание критериев ФМОМ отражает таблица. 1. 

     Таблица 1

     Критерии  модели ФМОМ¹⁸