Функции в системе менеджмента, их значение для реализации поставленных целей

     При всей значимости рассмотренных выше функций основное место в менеджменте занимает функция координации. Координация предполагает обеспечение согласованности в работе всех элементов хозяйственного механизма организации. Это происходит за счет установления рациональных связей (коммуникаций) между структурными подразделениями и отдельными исполнителями. Именно координация действий обеспечивает бесперебойность в работе фирмы и взаимосвязь всех функций менеджмента, Основу координации составляет обмен информацией. Большую часть своего времени менеджеры тратят на коммуникации.

     Содержание  коммуникационного процесса зависит  от координируемых процессов. Особенно широко используются заседания, документы, отчеты, служебные записки, компьютерная и телефонная связь, средства радио- и телевещания. С помощью этих и других форм связи обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации, контроля), а также действий руководителя.

     Координация синхронизирует не только процесс функционирования организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся условиям и требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда приспособляемость к рыночной конъюнктуре становится одним из основных факторов развития фирмы.

     Организация трудовой деятельности людей предполагает необходимость контроля. Функция контроля связана с определением хода выполнения установленных (запланированных) параметров, с сопоставлением фактических результатов с плановыми.

     На  деятельность организации влияют многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности практически невозможно, так как планы не всегда выполняются или же не могут быть реализованы в первоначальном варианте. В данном случае, у руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению еще одной функции менеджмента, которой является функция контроля.

     Контроль  относится к числу тех функций  управления, сущность которых не всегда имеет правильную трактовку. Слово «контроль» как и слово «власть» вызывает чаще всего отрицательные эмоции, так как воспринимается как ограничение, принуждение. Это объясняется тем, что контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения «кому-то» или «чему-то». С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.

     Основная  задача контроля в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от исходных стандартов. Контроль неотъемлемая часть процесса управления, поэтому выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации.

     Функция контроля — характеристика управления, позволяющая выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

     Одна  из причин необходимости контроля в  том, что любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

     В процедуре контроля имеется три четко разграниченных этапа:

     - выработка стандартов и критериев;

     - сопоставление с ними реальных результатов;

     - принятие необходимых корректирующих действий.

     На  каждом этапе реализуется определенный комплекс различных мер.

     Первый  этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования. Стандарты — это определенные цели, которые поддаются измерению и основываются на процессе планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

     Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и определенного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Определенный критерий и период времени называются показателями результативности. Критерий определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Подобные показатели позволяют менеджеру сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь относительно запланированных целей?» и «Что осталось несделанным?».

     Второй  этап процесса контроля состоит в сопоставлении достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом принимается еще одно важное решение о том, насколько допустимы или относительно безопасны отклонения от результатов. На этой стадии процедуры дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую наиболее заметная часть всей системы контроля, так как она заключается в определении масштаба отклонения, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

     На  третьем этапе менеджер должен выбрать одну их трех линий поведения:

     -   ничего не предпринимать; 

     -  устранить отклонения;

     -  пересмотреть стандарты.

     Человеческие  ресурсы неотъемлемый элемент контроля, как и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

     Контроль  оказывает сильное влияние на организацию поведения системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

     Проблем, возникающих вследствие воздействия  системы контроля, можно избежать, задавая приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

     Таким образом, реализация этих пяти функций  менеджмента в организации позволить  приблизить к совершенству процесс  управлении, что является прямой дорогой  к достижению целей, поставленных руководством организации.

 

      ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

     Ярким примером применения основ менеджмента  в своей деятельности, является компания ООО «Макдоналдс». Рабочий коллектив  компании представляет собой иерархическую  структуру с начальным звеном «член бригады ресторана», в которой две ступени занимают разные категории менеджеров. Рассмотрим более подробно реализацию функций менеджмента в ООО «Макдоналдс». 

     Функция планирования представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. О том, что данная функция имеет место в компании, можно судить по следующим принятым решениям.

     Цель  компании – максимизация прибыли от деятельности ресторана. Для достижения данной цели руководство компании принимает решение усовершенствовать рекламу своей продукции, проводить определенные акции со скидками для привлечения покупателей. Например, в январе 2008 года компании провела двухнедельную акцию с понижением стоимости самого ходового товара – чизбургеров и чикенбургеров – на 33%. Также периодически выпускаются новые виды продукции. Например, в период с июня по август 2008 года ресторан изготавливал сезонные сандвичи со свежими овощами.

     Функция организации реализуется путем деления организации на подразделения и делегирования полномочий. В компании «Макдоналдс» данные условия осуществляются следующим образом.

     Структура персонала ресторана имеет определенную иерархию. Каждая должностная ступень данной системы выполняет определенные полномочия. Первая ступень – члены бригады ресторана – выполняют основные работы: приготовление продукции, ее продажа, уборка помещения ресторана, разгрузка машины с товаром. Вторая ступень – инструктора – помимо данных работ, занимаются обучением вновь пришедших работников. Третья ступень - свит-менеджер – контролирует и несет ответственность за свою станцию (кухня, зал, прилавок). Следующая ступень - свинг-менеджер – контролирует и несет ответственность за все, происходящее в ресторане в его рабочий день.  Последние ступени, а именно ассистенты директора и директор ресторана, занимаются руководством.

     Иерархия  не ограничивается одним рестораном, но распространяется на всю компанию Макдоналдс по России, и далее по другим странам. Таким образом, осуществление функции организации позволяет достичь более эффективного производства.

     Функция мотивации проявляется в побуждении себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. В компании «Макдоналдс» для мотивации работников ресторана используют различные программы. Примером могут служить бесплатные обеды, соревнования между кассирами, проведение корпоративных вечеринок.

     Еще одним важным орудием мотивации  работников является продвижение по службе, совместно с повышением в заработной плате. Примером может служить новая система премий, введенная в ресторане «Макдоналдс» с 1 марта 2008 года. Ежеквартальная премия по итогам оценки рабочих показателей выплачивается каждые три месяца, согласно индивидуальному графику проведения оценки рабочих показателей. Размер премии зависит от оценки рабочих показателей за последние три месяца и составляет:

     - Оценка «4». Исключительные рабочие  показатели – 25% от оплаты за  отработанные часы;

     - Оценка «3». Значительные рабочие показатели – 15% от оплаты за отработанные часы;

     - Оценка «2». Необходимо некоторое  улучшение – 10% от оплаты за  отработанные часы;

     - Оценка «1». Неприемлемые рабочие  показатели – премия не начисляется.

     Возможность повышения по службе зависит от качества работы члена бригады ресторана, и определяется путем подведения результатов нескольких КЛН, о которых будем говорить ниже. Если результаты КЛН высоки, то проводится обучение по новым обязанностям вышезанимаемой должности и аттестация по результатам обучения.

     Данные  программы являются стимулом для  рабочих к повышению качества и эффективности их деятельности в компании.

     Функция координации  выражается в установлении рациональных связей (коммуникации). В компании «Макдоналдс» принцип коммуникации является одним из ведущих. Прежде всего, он выражается в необходимой коммуникации между работниками разных станций. Данный принцип проявляется в постоянном диалоге типа «вопрос-ответ» между сотрудниками. Например, если покупатель заказал среднюю порцию картофеля фри, то кассир, принимающий данный заказ должен громко и четко сообщить об этом работнику на станции «картофель фри». В случае если этого не произойдет, время сбора заказа для клиента может увеличиться, что отрицательно отразится в оценочном листе кассира.

     Также постоянный обмен информацией происходит между менеджерами, между менеджерами  и членами бригады ресторана, по поводу пределов продаж на этот день, конкретной подсказки в заказ  и др.

     Функция контроля проявляется в установке стандартов, изменении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     В процессе контроля есть три этапа:

     - установка стандартов;

     - сопоставление с ними реальных  результатов;

     - принятие необходимых корректирующих  действий.

     В компании «Макдоналдс» разработаны  стандарты работы для каждой станции (зал, прилавок, кухня). Стандарты обслуживания для работников на прилавке следующие:

     - 6 ступеней обслуживания:

                1) приветствие с улыбкой

                2) принятие заказа 

                3) подсказка

                4) оплата заказа

                5) сбор заказа