Бюджетирование на предприятии

Процесс формирования условно  делится на две составные части:

- подготовка операционного  бюджета;

- подготовка основных  бюджетных документов.

При составлении бюджетов необходимо использовать документы, по форме и  структуре приближенные к документам бухгалтерской (финансовой)

отчетности, что значительно упрощает процесс бюджетирования.

Техника составления бюджета предусматривает одиннадцать этапов, последовательность формирования бюджета определяется руководителем предприятия. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования бюджетов из одиннадцати последовательных этапов. (рис. 4)

 

Рис. 4. Основные этапы процесса бюджетирования

1. Составление бюджета продаж – первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие бюджеты. Для надежности прогноза продаж используют комбинации экспертных и статистических методов:

-  статистические методы –  корреляционно – регрессивный, трендовый  и другие виды анализа позволяют  сделать прогноз на основе  соответствующих тенденций развития, однако не позволяет предвидеть  возможные качественные изменения;

-  метод экспертных оценок  – функциональный метод, основанный  на экспертных оценках: информация  от руководителей отделов, экспертов  поступает к директору по маркетингу, который несет ответственность  за точность прогноза объема  продаж и составление бюджета продаж;

Факторы, влияющие на прогноз объема продаж:

• Объем продаж предшествующих периодов;
• Производственные мощности;
• Зависимость продаж от общеэкономических показателей, уровня занятости, цен, уровня личных доходов и т.д.;
• Относительная прибыльность продукции;
• Изучение рынка, рекламная компания;
• Ценовая политика, качество продукции;
• Конкуренция;
• Сезонные колебания;
• Долгосрочные тенденции продаж для различных товаров.

Бюджет продаж должен отражать квартальный или месячный объем  продаж в натуральных и стоимостных  показателях. Цены на продукцию должны планироваться с учетом ожидаемой инфляции.

Бюджет продаж включает в себя ожидаемый денежный поток  от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть  бюджета потока денежных средств. Для  прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц отгрузки, во второй и т.д.

2. Расчет коммерческих  расходов должен соотносится с объемом продаж. Он производится по группам расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, географию сбыта, вид торговли (реализации).

3. Бюджет производства  – представляет собой план  выпуска продукции в натуральных  показателях, составляется исходя  из бюджета продаж. При его  составлении необходимо учитывать  производственные мощности, увеличение  или уменьшение запасов, величину внешних закупок и др.

4. Необходимый объем  выпуска продукции определяется  следующим образом: предполагаемый  запас готовой продукции на  конец периода плюс объем продаж  за данный период и минус  запас готовой продукции на  начало периода. Бюджет производственных  запасов – включает информацию, необходимую для подготовки двух  заключительных финансовых документов  основного бюджета: прогноза о  прибылях и убытках – в частности  подготовки данных о производственной  себестоимости реализованной продукции;  прогноза балансового отчета  – в части подготовки данных  по оборотным средствам (сырье,  материалы и др.) на конец планируемого периода.

Все затраты подразделяются на прямые и косвенные; к прямым затратам относятся, например, сырье и материалы, заработная плата основного производственного  персонала, большая часть общецеховых расходов.

Прямые затраты на сырье и  материалы – это затраты на сырье и материалы, из которых производится конечный продукт.

Бюджет прямых затрат на материалы составляется на основе производственного бюджета и бюджета продаж.

5. Бюджет прямых затрат на материалы – формируется исходя из объема закупок сырья и материалов, из ожидаемого объема их использования и предполагаемого уровня запасов.

Алгоритм расчета объема закупок таков:

Объем закупок = объем использования + запасы на конец периода – запасы на начало периода.

6.Бюджет прямых затрат  на оплату труда – зависит  от вида продукции, трудоемкости  изготовления и расценок на  оплату труда за один час  работы. На предприятиях, где существуют  разные формы оплаты труда,  выделяют финансовую и сдельную  части оплаты труда.

7.Бюджет общепроизводственных  накладных расходов – включает  все затраты, связанные с производством  продукции, за исключением затрат  на материалы и прямых затрат на оплату труда.

Общепроизводственные цеховые  расходы включают в себя постоянные и переменные части. Постоянная часть  планируется исходя из потребностей производства, переменная – как  норматив, например, от трудозатрат  основных производственных рабочих.

Бюджет общепроизводственных накладных расходов обычно включает в себя ряд стандартных статей затрат: амортизацию и аренду производственного  оборудования, страховку, дополнительные выплаты рабочим, оплату непроизводительного времени и т.д.

8. Управленческие расходы – это все расходы не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия. Бюджет управленческих расходов включает в себя затраты на содержание управленческих отделов ( отдел кадров, АСУ, юридический отдел, плановый отдел и т.д. ), освещение, отопление офисов, сооружений производственного назначения, услуг связи и т.п.

   9. Отчет (прогноз) о прибылях и убытках – первый из итоговых документов основного бюджета, показывающий, какой доход должно заработать предприятие и какие затраты понести. Отчет о прибылях и убытках может быть аналогом Формы № 2 российской бухгалтерской отчетности.

       10. Балансовый отчет (прогнозный) показывает, какими средствами финансирования предприятие обладает, как они используются и характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату.

Инвестиционные проекты (программы) служат основой для прогноза стоимости основных средств.

Для прогноза баланса используется величина нормативных оборотных  средств (сырье, материалы, незавершенное  производство и запасы готовой продукции) и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов.

Пассивная часть баланса  формируется исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов.

В первом приближении никаких изменений  в постоянном капитале (кредиты банков плюс собственный капитал) не планируется. Расхождения в прогнозах активной и пассивной частей баланса дает представление о недостатке (избытке) финансирования.

Изменение структуры баланса  сказывается на итоге денежных средств.

11. Составление бюджета потока денежных средств – один из самых важных и сложных шагов в бюджетировании. Основой для его составления служат составленные (ранее изложенные) бюджеты и в первую очередь прогноз объема продаж.

Поступление средств от основной деятельности рассчитывается с учетом изменений в дебиторской  задолженности, расходы (оттоки денежных средств) – с учетом изменений  в кредиторской задолженности.   

Прогноз отчета о движении денежных средств рассчитывается отдельно по видам деятельности (основной, инвестиционной, финансовой).

Формирование бюджета  осуществляется по схеме, предусматривающей  взаимодействие «верхов» и «низов». Данная схема является наиболее совершенной, поскольку такое планирование представляет собой единый процесс, в котором предусматривается постоянная взаимоувязка и координация бюджетов различных уровней управления предприятием.

Разработку и реализацию бюджета (рис.5.) условно можно разделить  на четыре фазы:

• постановка проблемы и сбор исходной информации для разработки проекта бюджета
• анализ и обобщение собранной информации, расчет научно обоснованных показателей деятельности предприятия, формирование проекта бюджета
• оценка проекта бюджета
• утверждение бюджета

 

 

 

Рис. 5. Схема разработки и реализации бюджета

При сборе исходной информации предусматривается ответственность  структурных подразделений по предоставлению информации с целью взаимоувязки необходимых показателей.

Таким образом, процесс  формирования условно делится на две составные части: подготовка операционного бюджета и подготовка основных бюджетных документов. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования бюджетов из одиннадцати последовательных этапов: формирование бюджета продаж, бюджета производства, расчет коммерческих расходов и т.д.

 

2.2. Анализ и контроль за выполнением бюджета

 

Функции бюджета как  средства контроля и оценки деятельности предприятия раскрываются только тогда, когда прогнозируемые показатели сравниваются с фактическими. Поэтому по завершении планового периода составляются отчеты о деятельности предприятия, в которых сравниваются планируемые и фактические показатели.

Основной целью анализа  исполнения бюджетов является выявление  причин и факторов, повлиявших на величину отклонений. Наиболее эффективным способом его проведения считается метод базового анализа отклонений, являющийся комбинацией методов сравнения, детализации и факторного анализа и используемый преимущественно в отношении центров затрат.

Бюджетный контроль, как  уже сказано, достигается за счет сравнения фактически достигнутых  результатов с запланированными, разницу составляют так называемые отклонения, при выявлении которых  внимание руководства предприятия  должно быть нацелено на определение  причин, их вызвавших, и выработку  плана действий, направленного на минимизацию таковых.

Если затраты выше планируемых  доходов, то отклонения называются

отрицательными. Если же затраты ниже плановых доходов то отклонения называются  положительными.

 Важным понятием в  теории бюджетного контроля также  является бюджетный центр.

 Бюджетный центр —  это такое подразделение организации,  которое можно контролировать  и для которого можно составить  бюджет. Каждый бюджетный центр  имеет отдельный бюджет и своего  менеджера, который будет отвечать  за выполнение данного бюджета.  Зачастую ответственный менеджер  называется собственником бюджета.  Чтобы собственники бюджета могли  контролировать его соблюдение, они на регулярной основе должны  получать  отчеты о выполнении  бюджета.

 Отчеты о выполнении  бюджетов должны строиться на  соблюдении определенных принципов.

1. Своевременность. Информация  должна поступать как можно  скорее после завершения контрольного  периода. Мера, направленные на  устранение расхождений между  запланированными и фактическими  результатами, будут настолько эффективными, насколько они оперативны.              

2. Точность. Неточная управленческая  информация может повлечь за  собой неадекватные управленческие  меры. На практике зачастую возникает  конфликт между скоростью предоставления  информации и ее точностью. Поэтому система бюджетного контроля должна обеспечить разумный баланс между оперативностью и точностью предоставляемой информации. Содержание информации должно соответствовать уровню компетенции ее получателей.