АНАЛІЗ РЕЗУЛЬТАТІВ ОПЕРАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПАТ “СВЕДБАНК”

- створення умов для набору кваліфікованих працівників та повної реалізації їх потенційних можливостей;

- створення систем підготовки, перепідготовки та розстановки кадрів; 

- забезпечення умов для здійснення послідовного управління банком.

Організація діяльності Сведбанку – це процес встановлення і підтримання зв'язків між окремими елементами системи. Регулювання ефективної діяльності організації здійснюється через оперативне управління, тобто прийняття поточних управлінських рішень, спрямованих на реалізацію планових завдань.

В рамках оперативного управління слід розглянути процес планування, що є центральною ланкою всього процесу управління банком.  Планування базується на результатах аналізу всієї сукупності факторів, які визначають умови функціонування банку в поточному періоді і в майбутньому. Аналіз впливу факторів здійснюють, згрупувавши їх за середовищем виникнення на зовнішні щодо банку та внутрішньобанківські. Результатом процесу планування має стати якісний план, на підставі якого будуть здійснюватися інші функції адміністрування.

Ефективна система регламентації дає  можливість грамотно організувати виконання будь-якої роботи, що виникає в процесі досягнення цілей організації. Система регламентації в банку заздалегідь визначає шлях вирішення будь-якого завдання. Регламентація діяльності на рівні підрозділів реалізується на верхньому управлінському рівні, має унікальний характер і може бути піддана формалізації в найменшій мірі. На даному рівні застосовується гнучка регламентація, пов'язана з визначенням та розподілом управлінських ролей. Регламентація діяльності на рівні окремого виконавця формалізується за допомогою використання стандартизації навичок і знань, оскільки відноситься до діяльності професіоналів, що спеціалізуються у певних вузьких областях.

Функція контролю полягає в перевірці виконання прийнятих управлінських рішень і забезпечує безперервне здійснення процесу управління банком. Необхідною умовою ефективного виконання контролюючої функції є доцільне об'єднання різних видів контролю.

Наступна адміністративна функція розпорядництво означає умовну назву розпорядчих, командних методів управління, заснованих на наказах, розпорядженнях керівників.

Одне з основних умов успішної діяльності організації - узгодженість дій робітників цієї організації. Робота керівників та працівників банку не повинна суперечити, а навпаки, має доповнювати один одного та вести до однієї мети - мети організації, вираженої в довгострокових і оперативних планах. Відповідно головне завдання координації - це досягнення узгодженості в роботі всіх ланок організації шляхом встановлення раціональних зв'язків між ними. Ці зв'язки найчастіше називаються комунікаціями, які застосовуються переважно у таких формах:

- типова процедура підготовки документів, які координують управлінську діяльність;

- проведення зборів, нарад, інтерв'ювання, анкетування та інші можливості обговорення проблем;

- встановлення неформальних зв'язків, тощо.

Отже, координація як функція адміністрування означає впорядковане формування ієрархічної системи розподілу завдань, включаючи регулювання повноважень та відповідальності при їх виконанні, а також структурування всіх робочих процесів. Все це робиться з метою побудови в організації інтегрованої системи виконання всіх завдань та робіт.

Оцінка стану виконання адміністративних функцій на ПАТ «Сведбанк» представлена у табл. 4.1.

 

 

 

 

Таблиця 4.1

 

Оцінка стану  виконання адміністративних функцій

 

Функція	Максимум	Оцін-ка
1. Оперативне управління	20	17
1.1. Визначення завдань та термінів  їхнього виконання	4	4
1.2. Збір і аналіз інформації  щодо виконання завдання	4	3
1.3. Деталізація бізнес-процесу щодо  виконання	4	3
1.4. Планування  та розподіл ресурсів	4	3
1.5. Визначення відповідальних щодо  виконання окремих завдань	4	4
2. Регламентація	20	16
2.1. Формування організаційної структури	4	3
2.2. Розподіл повноважень і встановлення  зон відповідальності на рівні підрозділів	4	4
2.3. Розподіл повноважень і встановлення  зон відповідальності на рівні виконавців	4	3
2.4. Наявність регламентуючих документів на рівні підрозділу	4	3
2.5. Наявність регламентуючих документів  на рівні окремого виконавця	4	3
3. Розпорядництво	20	17
3.1. Наявність системи розпорядчих  відносин	4	4
3.2. Документообіг розпорядчої документації	4	3
3.3. Рівень застосування розпорядництва в діяльності підрозділів	4	3
3.4. Залучення працівників до процесу  оперативного розпорядництва	4	3
3.5. Система звітності щодо виконання  оперативних завдань	4	4
4. Контроль	20	16
4.1. Система контролю якості на  кожному етапі бізнес-процесу	4	3
4.2. Критерії оцінки отриманих результатів	4	3
4.3. Вимірювання ступеня задоволеності  споживачів	4	4
4.4. Раціональне використання ресурсів	4	3
4.5. Відповідність отриманих результатів  встановленим цілям	4	3
5. Координація	20	14
5.1. З'єднання і координація перших чотирьох функцій	4	3
5.2. Встановлення внутрішніх взаємозв'язків  організації	4	3
5.3. Система вирішення конфліктів	4	3
5.4. Поточний аналіз відхилень: перегляд  і коректування планів	4	3
5.5. Управління інформаційними зв’язками	4	2
Загальна оцінка адміністрування	100	80

 

 

Провівши  аналіз стану виконання адміністративних функцій в ПАТ Сведбанк (отримано 80 балів із 100 можливих, що дорівнює 4-му рівню розвитку адміністрування), можна зробити висновок, що постійне вдосконалення якості адміністрування ведеться по більшості напрямів діяльності банку. В той же час необхідно підтримувати динаміку поліпшення показників та почати перетворення проблемних областей, що залишилися. До них можна віднести:

Оперативне управління - збір і аналіз інформації щодо виконання завдання; деталізація бізнес-процесу щодо виконання; планування  та розподіл ресурсів.

Регламентація - формування організаційної структури; розподіл та регламентація повноважень і встановлення зон відповідальності на рівні виконавці та ведення документації на рівні підрозділу.

Розпорядництво - документообіг розпорядчої документації; застосування розпорядництва в діяльності підрозділів та залучення працівників до процесу розпорядництва.

Контроль - контроль якості бізнес-процесу та оцінка отриманих результатів; раціональне використання ресурсів та відповідність отриманих результатів встановленим цілям.

Координація – всі критерії даної функції управління, а зокрема – управління інформаційними зв’язками (цьому виду адміністративної діяльності треба приділити особливу увагу, так як саме ця позиція набрала лише 2 бали з 4 можливих і означає, що діяльність ведеться частково, в залежності від ситуації).

Лише 6 напрямів діяльності заслуговують відмінної оцінки:

1. Визначення завдань та термінів їхнього виконання
2. Визначення відповідальних щодо виконання окремих завдань
3. Розподіл повноважень і встановлення зон відповідальності на рівні підрозділів
4. Система розпорядчих відносин
5. Система звітності щодо виконання  оперативних завдань
6. Вимірювання ступеня задоволеності споживачів

 

 

5. ОБҐРУНТУВАННЯ АКТУАЛЬНОСТІ ТЕМИ МАГІСТЕРСЬКОЇ

РОБОТИ  ДЛЯ ПАТ «СВЕДБАНК»

 

Актуальність теми зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і організації в цілому. Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Об’єктом дослідження виступає система документаційного забезпечення діяльності організації.

Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення діяльності банку.

У сучасних організаціях діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, у тому числі електронних.

Інформація в організації є важливим ресурсом, бо дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно змінюється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш доцільні управлінські дії, організовувати та контролювати їх виконання. Менеджмент стає ефективним тоді, коли за наявності мінімальних за обсягом, але важливих за змістом первинних джерел інформації, можуть бути прийняті рішення відповідно до визначених цілей. Ось чому одним з головних чинників організації високоефективного менеджменту стає інформація, що надана своєчасно, у достатньому обсязі та в доступній формі.

Найпоширенішою формою представлення інформації у сфері менеджменту є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інформаційні потреби менеджменту, полягають у відборі й аналізі різних джерел інформації, їх систематизації, надання їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведення до користувачів, підготовка для подальшого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у більшості установ державного сектору економіки традиційно вирішують у межах організації діловодства. Водночас, існує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно-концептуальної моделі сучасного управлінського документа. Ключового значення при цьому набуває необхідність уточнення сутності понять "діловодство" та "документаційне забезпечення менеджменту".

Діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи.

Документаційне забезпечення організації є ширшим поняттям, і включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному менеджменті потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління.

Кінцевим результатом діяльності організації є досягнення конкретної мети, яка може бути представлена певними якісно-кількісними характеристиками. Цей процес потребує використання різноманітних видів ресурсів, в тому числі й інформації, яка міститься в документах. Така сутність документа, і в першу чергу, управлінського документа, наділяє його якостями, що притаманні матеріальним об'єктам, що за певних умов можуть створювати додаткову вартість або сприяти появі нових товарів і послуг. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тісно пов’язане з документаційним забезпеченням. Документаційне забезпечення управління – діяльність спеціальних працівників або підрозділів підприємства щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Основною складовою частиною документаційного забезпечення є діловодство – діяльність, що охоплює створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів. Значення документаційного забезпечення полягає в тому, що в загальному обсязі управлінської роботи до 60–70 % займають операції з документами. Інформація, яка в них міститься, може бути використана тільки після проведення ряду діловодних операцій (фіксації, обробки, систематизації тощо).

Основним носієм інформації у сучасному апараті управління є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв’язки. Тому раціоналізація діловодства є важливим напрямом наукової організації праці працівників сфери управління. З ускладненням керованих процесів зростає обсяг документообігу.

Проаналізувавши відділ банку з роботи з приватними клієнтами, слід відмітити, що  в цьому відділі відсутня повноцінна система документообігу і архіву електронних документів, у тому числі електронного архіву клієнтських справ. Це знижує можливість співробітників оперативно відповідати на потреби клієнтів, і, відповідно, уповільнює темпи розвитку банку.

З метою утримання своїх ринкових позицій керівництву «Сведбанк» необхідно знайти ефективне рішення, наприклад автоматизувати документообіг банку.

Впровадження автоматизованої системи документообігу дозволить забезпечити централізоване управління бізнес-процесами банку і значно знизити час на здійснення щоденних операцій  Така система призначена для автоматизації документорієнтованих бізнес-процесів, що пов'язані з операційною діяльністю банку: