Анализ практики, разработки и принятия управленческих решений в организации ООО «Валькирия». Пути её совершенствования

 

 

2.11 Делопроизводство и  документооборот

 

Делопроизводство - это термин, используемый  в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются  на  правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят  своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота...

Основные задачи, в системе документооборота

Системы документооборота нужны, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. Здесь приведен список часто встречающихся задач.

• Поддержка качественного накопления.
• Обеспечение эффективного управления.
• Прозрачность деятельности  организации.
• Система  контроля качества, по международным нормам.
• Контроль деятельности предприятия.
• Кадровая гибкость.
• Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.
• Формализации деятельности  работников.
• Управление и доступ к информации.
• Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.
• Сокращение  затрат на управление в целях  экономии бюджета.
• Оптимизация процессов.
• Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.
• Автоматизация архивного дела.

Документирование управленческой деятельности должно соответствовать действующим стандартам. Для организационно-распорядительных документов установлен комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. В перечень реквизитов входят:

1. Государственный герб.
2. Эмблема предприятия.
3. Изображение наград.
4. Код юридического лица по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование министерства, ведомства или вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность.
7. Наименование юридического лица.
8. Наименование структурного подразделения.
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке.
10. Название вида документа.
11. Дата.
12. Индекс.
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14. Место составления или издания.
15. Гриф ограничения доступа к документу.
16. Адресат.
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
21. Собственно текст.
22. Отметка о наличии приложения.
23. Подпись.
24. Гриф согласования.
25. Визы.
26. Печать юридического лица.
27. Отметка о заверке копии.
28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело для хранения.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель информации.
31. Отметка о поступлении входящих документов.

 

 

2.12 Коммуникации и коммуникационные процессы в организации

 

Коммуникации- это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Цели коммуникаций:

• Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
• Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
• Установить связь между людьми в организации.
• Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
• Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

• организацию коммуникативных сетей;
• повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;
• полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное сообщение - содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому.

Канал коммуникации - направление движения информационного сообщения.

Информационный обмен - передача информации друг другу по каналу.

Коммуникативная цепь - ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений.

Коммуникативный процесс - это процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникаций, при котором осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникатов. Процесс обмена информации начинается с её формирования. Например, чтобы подготовить рекламное сообщение о каком-либо товаре, адресованное определенной аудитории, необходимо сконструировать его образ, выгодно отличающийся от аналогов. Далее рекламную концепцию нужно воплотить до включения обладателя в процесс потребления. Исходя из этого, информация, предназначенная для использования в коммуникативном процессе между продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные (реальные) сведения, так и символические (образные), которые помогают придать вещи социальную ценность.

 

 

2.13 Система материального  и морального стимулирования

 

Основной формой реализации материальных стимулов является заработная плата. Формы и виды компенсационных выплат, или оплаты труда, (компенсации со стороны организации трудовых затрат работника) зависят от многих факторов, определяющими среди которых являются: наличие возможностей по расходам на содержание персонала, политика предприятия в отношении персонала, восприятие персонала руководством организации, система взаимоотношений персонала и администрации, особенности текущего периода развития предприятия, текущие и перспективные цели и проблемы организации, а также традиции и прецеденты в организации систем вознаграждения, влияние окружающей среды, организационно-правовая форма предприятия и степень свободы в выборе средств компенсации, государственная политика в сфере труда и занятости, рыночная ситуация по товарам и услугам предприятия и по рабочей силе и т. п.

Традиционные отечественные формы оплаты труда — повременная, когда основная зарплата работника пропорциональна отработанному им времени, и сдельная, когда зарплата пропорциональна количеству изготовленной продукции*. Система заработной платы отражает взаимосвязь ее элементов: тарифной части, доплаты, надбавок, премии. Выделяют повременно-премиальную систему, сдельно-премиальную, повременную с нормированным заданием, аккордную и т. п. Системы оплаты труда многих современных предприятий представляют собой изобретения, «ноу-хау» самих предприятий. Общая тенденция — расширение систем повременной оплаты труда с нормированным заданием и премией к базовой зарплате до 50% за вклад в увеличение доходов фирмы или за достижение иных показателей, отражающих наиболее актуальные для фирмы проблемы и стимулирующие усилия по их решению. При выполнении нормированного задания на 100% в предусмотренные сроки повременный заработок равен сдельному.

Кроме вышеперечисленных материальных компенсаций и льгот, включает моральные стимулы:

• общественное признание индивидуальных достижений (продвижение по службе, разработка и реализация личного плана развития работника, предоставление кабинета большего размера и с лучшим видом из окна, командировки на предприятия-заказчики, публичная оценка достижений, вручение ценного подарка, предоставления места парковки автомобиля вблизи от входа в корпорацию, публикация статьи с признанием заслуг работника в местной прессе, поручение выполнения почетных заданий, вручение почетных значков, установление пластинки с именем передовика у входа в компанию и т. п.);
• общественное признание достижений группы (статьи с фотографией группы в местной прессе, организация обеда в честь группы, в том числе, с участием высшего руководства фирмы, организация семейной поездки за город, участие всей группы в конференции, благодарность руководства, вручение сувениров, помещение на «доску почета» у входа в фирму фамилий всех членов группы и т. п.);
• личное признание, выраженное работнику со стороны руководства фирмой в форме благодарности сразу по завершении важной работы, письма с благодарностью, высылаемого на дом, в форме резолюции на документе, подготовленном сотрудником, в форме открыток, посылаемых руководителем к значительным датам в жизни сотрудника с неформальным благодарственным текстом и т. п.

 

 

2.14 Организация маркетинговой деятельности

 

Управление маркетингом — включает в себя анализ, планирование, проведение мероприятий и контроль за проведением мероприятий, направленных на установление, укрепление и поддержание выгодных обменов с целевыми покупателями, с целью достижения необходимых уровней сбыта, прибыли и доли рынка.

Организация маркетинговой деятельности, или маркетинга, включает в свой состав:

 

• построение (совершенствование) организационной структуры управления маркетингом;
• подбор специалистов по маркетингу (маркетологов) надлежащей квалификации;
• создание условий для эффективной работы сотрудников маркетинговых служб (организацию их рабочих мест, предоставление необходимой информации, средств оргтехники и др.);
• организацию эффективного взаимодействия маркетинговых служб с другими службами организации.

Организационная структура управления маркетингом на предприятии

• Функциональная организация — организационная структура управления, в которой деятельность специалистов в подразделениях маркетинга организована исходя из функций маркетинга, которые они выполняют (маркетинговые исследования, сбыт, реклама и т. д.).
• Функциональная организация маркетинга является наиболее простой, однако ее эффективность падает по мере роста номенклатуры выпускаемых продуктов и расширения числа рынков сбыта. Это обусловлено в первую очередь тем, что в функциональной организации отсутствует лицо (кроме самого руководителя подразделения маркетинга, которому помимо маркетинговых проблем приходится решать также много других вопросов), отвечающее за маркетинг отдельных продуктов в целом или за маркетинговую деятельность на определенных рынках.
• Географическая организация — организационная структура управления маркетингом, в которой специалисты по маркетингу, в первую очередь сбытовики, сгруппированы по отдельным географическим районам. Такая организация позволяет сбытовикам жить в пределах обслуживаемой территории, хорошо знать своих потребителей и эффективно работать с минимальными издержками времени и средств на разъезды.
• Иногда данная структура управления маркетингом носит название "региональная или территориальная организация маркетинга".
• Продуктовая (товарная) организация — организационная структура управления маркетингом, в которой за разработку и реализацию стратегий и текущих планов маркетинга для определенного продукта или группы продуктов отвечает управляющий продуктом, у которого в подчинении находятся сотрудники, выполняющие все необходимые для данного продукта функции маркетинга.
• Рыночная организация — организационная структура управления маркетингом, в которой управляющие отдельными рынками несут ответственность за разработку и реализацию стратегий и планов маркетинговой деятельности на определенных рынках.
• В чистом виде продуктовые и рыночные оргструктуры управления маркетингом не применяются. Чаще применяют комбинации указанных принципов организации, а именно: функционально-продуктовую (товарную), функционально-рыночную (региональную), продуктово-рыночную (региональную) и функционально-продуктово-рыночную (региональную) структуры управления маркетингом.
• Функционально-продуктовая организация — организационная структура управления маркетингом, в которой функциональные маркетинговые службы предприятия вырабатывают и координируют осуществление некоторых единых для предприятия целей и задач маркетинга. В то же время за разработку и реализацию стратегий и планов маркетинга для определенного продукта или группы продуктов отвечает управляющий продуктом. Он также формулирует для функциональных маркетинговых служб предприятия задания в области маркетинга определенных продуктов и контролирует их выполнение. Их выполнение возможно на принципах внутреннего хозрасчета. Используется организациями, выпускающими многономенклатурную продукцию.

 

 

2.15 Служба сбыта и снабжения

 

В практике работы предприятий различают в основном две формы снабжения: транзитную и складскую.

Транзитная форма снабжения сырьем и материалами применяется тогда, когда предприятие получает их непосредственно от производителей этих ресурсов. Такая форма наиболее экономична (без посредников) и применяется всегда, когда потребное количество сырья и материалов на данный отрезок времени равно транзитной норме поставок. Транзитная форма осуществляется по прямым связям, через товарно-сырьевые биржи и др. Эта форма наиболее предпочтительна при массовом потреблении материалов; она обусловливает наиболее низкие издержки производства.

Использование транзитной формы снабжения при небольших объемах потребления неизбежно приводит к образованию излишних запасов товарно-материальных ценностей.

Складская форма снабжения применяется тогда, когда потребные ресурсы меньше транзитной нормы и предприятие получает их необходимые объемы с баз и складов организаций оптово-розничной торговли.

Конкретную форму (метод) обеспечения материально-техническими ресурсами предприятие выбирает исходя из особенностей ресурса, продолжительности его получения, количества предложений, качества, цены ресурса и других факторов.

Функции служб снабжения на небольших предприятиях выполняют, как правило, отдельные работники, на средних предприятиях -- структурные подразделения -- отделы (бюро), а на крупных -- управления материально-технического снабжения.

На предприятиях применяются два способа снабжения производства:

 

- пассивный -- получение цехами  материалов со склада по мере  надобности;

- активный -- централизованная  доставка материалов со складов  в цехи.

Первый способ применяется на предприятиях с индивидуальным и мелкосерийным производством, а также на предприятиях с часто изменяющейся производственной программой, т. е. там, где трудно заранее определить, какой именно материал и когда потребуется цеху. Такой характер организации производства присущ предприятиям сферы услуг. Кроме того, он применяется на всех предприятиях для обеспечения ремонтно-эксплуатационных нужд. Выдача материалов оформляется либо по разовым требованиям, либо по лимитной карте.

К недостаткам этого способа относятся отпуск материалов со склада в небольших количествах, что не дает возможности эффективно использовать складские механизмы и увеличивать производительность труда складских работников, а также доставка небольших количеств материалов со склада в цехи (силами и средствами самих потребителей), при которой рабочая сила и транспортные средства используются нерационально, увеличивая себестоимость доставки материалов.