Анализ эффективности использования ресурсов организации

контроль, оценка полученных результатов, внесение коррективов;

вознаграждение  или наказание исполнителей.

Эти процессы развиваются  и совершенствуются вместе с организацией. Они бывают первичными и производными; одноступенчатыми и многоступенчатыми; полными и неполными; регулярными и нерегулярными; своевременными и запаздывающими и т. п. Управленческие процессы содержат как жесткие (формальные) элементы, например, правила, процедуры, официальные полномочия, так и мягкие, такие, как стиль руководства, организационные ценности и проч.

Особенности управленческих процессов определяются как объективными (характер и сфера деятельности организации, их структура и проч.), так и субъективными (интересы руководства и персонала, неформальные связи и т. п.) факторами. В совокупности такие процессы образуют цикл, состоящий из взаимосвязанных фаз: принятие решения (определение цели); исполнение (воздействие на элементы организации); сбор, обработка, анализ и контроль информации, необходимая корректировка (обратная связь).

Под технологией  управления понимается совокупность методов  и приемов реализации управленческих функций. Рассмотрим их более подробно[15, c. 36].

Линейная технология характеризуется строгой последовательностью отдельных работ и операций, вытекающих друг из друга в соответствии с заранее намеченным планом. Она используется в типовых случаях при достаточной определенности ситуации и конечной цели (например, на транспорте),

Когда невозможно точно оценить  ситуацию, выделить ключевую проблему, и наметить однозначную цель, технология управления может быть разветвленной. Желаемый результат достигается на основе совокупности решений, разрабатываемых одновременно по нескольким направлениям, или одного, имеющего многоаспектный характер. Обычно такое положение имеет место в сфере научных исследований.

Технология управления по отклонениям, возникшим на предыдущей фазе процесса, предполагает, что частично последние вообще не требуют корректировки, частично их преодоление возможно силами самих исполнителей, и лишь при их значительной величине необходимо вмешательство руководителя. Такой подход позволяет не отвлекать его на пустяки и дать возможность сосредоточиться на главных проблемах. Однако он требует больших затрат времени и средств на создание нормативной базы, тщательного наблюдения и анализа отклонений, ведет к формализации и бюрократизации управления.

Технология управления по ситуации применяется в условиях высокой неопределенности. Она исходит из складывающихся обстоятельств и использует адекватные им методы. Фазы управленческого процесса здесь часто независимы друг от друга, и менеджер принимает оперативные решения на основе постоянного наблюдения и анализа изменений во внешней и внутренней среде организации.

Технология управления по результатам заключается в том, что в зависимости от степени решения поставленных задач происходит уточнение последующих управленческих действий. Такая технология часто применяется при отсутствии достаточной определенности ситуации и расплывчатости конечной цели, например при руководстве войсками в боевых условиях.

Технология управления по целям близка к предыдущей, но ориентируется на контроль и стимулирование достижения не официальных заданий, а личных целей, сформулированных работниками на их основе совместно с непосредственными руководителями и зафиксированных в специальном документе.

Технология поискового управления исходит из полной ясности задач, но невозможности точно определить пути их решения. Тогда последнее разрабатывается, отталкиваясь от цели, в обратной последовательности фаз и корректируется по ситуации. Такой тип управленческого процесса имеет место при подготовке долгосрочного решения в условиях высокой неопределенности.

Путями повышения  качества управления является улучшение  методов обработки информации и  принятия решений (ускорение разработки, совершенствование порядка доведения, контроля за их исполнением и проч.).

Высокая эффективность  и качество управления позволяют  организации достигать успеха в  конкурентной борьбе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Информационное обеспечение  процесса управления

 

Современное общество живет  в эпоху информатизации. Под информатизацией  общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и использования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности.

Сегодня к известным видам  ресурсов любой организации - материальным, трудовым, финансовым - прибавился новый, ранее не учитываемый - информационный. Управление, которое трактуется кибернетикой как взаимодействие на систему, ведущее  к достижению поставленной цели,- это  процесс информационный, поскольку  взаимосвязь двух основных подсистем  любой системы управления (управляющей  и управляемой) осуществляется при  помощи информации. Поэтому в современных  организациях крайне важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Управление предприятием не может эффективно проводиться  без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной  информации. Информация является основой  управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием, информационная деятельность менеджера  требует от него четкой организации  процесса сбора, анализа и обработки  информации, причем он должен уметь  определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный  менеджер также должен уметь упорядочивать  коммуникации и обмен информацией  в рамках предприятия и фирмы. Проблема эффективной идентификации  полезной информации и обеспечения  доступа к ней менеджеров и  сотрудников приобретает всё  большую остроту.

Информационное обеспечение  управления заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, передачи и хранения информации –  информационные системы.

На предприятии работу с информацией можно представить  в виде схемы[16, c. 57].

 

Информация внутренняя

 

Внешняя

информация

 

 

Команда управления

 

Рис.1.  Работа с информацией  на предприятии

 

Статистическое состояние  информации связано с её более  или менее длительным организованным хранением и накоплением в  базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для  решения определенного класса задач  информация, записанная на машинных носителях  и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации – это её движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

Любая организация только тогда хороша, когда у неё имеется  хорошая информационная система. Если потребности в информации не понимаются и не обсуждаются в организации, тогда они никогда не будут  удовлетворены. Много людей в  организации работает над тем, как  удовлетворить клиентов, и им всем требуется информация, которая поможет  им сделать своё дело более эффективно. Таким образом, самая первая потребность  в коммуникации на уровне организации  связана с  представлением необходимой  информации по соответствующему вопросу, чтобы позволить каждому выполнять свою работу эффективно и содействовать достижению цели предприятия. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации (ИС), основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть. Две основные категории наиболее распространенных на сегодняшний день (ИС):  операционные и управленческие.

Операционные информационные системы обеспечивают информационные потребности, возникающие в ходе текущей деятельности компании. К  ним относятся системы обработки  трансакций, которые идентифицируют, накапливают и организуют основные блоки информации, на базе которых  осуществляются операции организации; офисные автоматизированные системы. Каждая из систем используется в осуществлении  повседневных операций и принятии решений  со стороны менеджеров низших уровней.

Управленческие информационные системы менеджера облегчают  принятие стратегических решений на высшем уровне управления. Такие системы  предоставляют менеджеру возможность  доступа к релевантной внутренней и внешней информации, и способствует идентификации проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними решений.

Информационный процесс, направленный на получение контрольной, учётной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Управленческая  внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих  потребности в информации различных  центров принятия управленческих решений.

Чтобы понять, почему одни менеджеры  в процессе общения добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам общения в организации. Данная информация может быть разделена на три категории:

функциональная, передаётся  всем или определенной (заинтересованной в ней) группе лиц для того, чтобы  они могли выполнять свои функции.

Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т. п. Она поступает  в разных направлениях (вертикально  и горизонтально) независимо от степени  централизации или децентрализации  фирмы. Традиционно обмен такой  информацией называется формальным общением, так как она передаётся по официальным каналам организации;

координационная, циркулирует  между функциональными подразделениями  организации (например, между отделом  сбыта и отделом маркетинга). Поток  координационной информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходимое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и  др. По сути, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы;

оценочная, происходит общение, которое имеет отношение к  понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнерами по общению друг друга. Каналы передачи оценочной информации обычно включают награды, поощрения  за заслуги, поощрительные письма с  благодарностью за выдающийся вклад  в деятельность организации.

Выполнение управленческих функций, взаимодействия между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятие информации и  коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передаётся (информацию), и то, как передаётся. В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут  выступать отдельные личности, группы и организации. Коммуникации рассматриваются  как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление - представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействие между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм. При коммуникации её участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навыками и определенной степенью взаимного понимания.

Для управления важное  значение имеет межличностная коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении  людей. Её следует рассматривать  как процесс, состоящий из нескольких этапов. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с  подчинённым, подчиненные друг с  другом) в рамках различных событий. Во- вторых, межличностная  коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов,  характеризующихся  неопределенностью и двусмысленностью. Семьдесят пять процентов рабочего времени менеджер тратит на процесс  коммуникации.

Чем больше различной  информации, чем сложнее решаемые задачи, тем выше роль технических средств управления. Они обеспечивают механизацию и автоматизацию информационных процессов, ускоряют документальное оформление управленческих решений, экономят время руководителей и специалистов для выполнения творческих работ.

Основная часть  управленческого труда приходится на обработку информации. Для эффективного управления необходимо ее своевременно собирать, обрабатывать, передавать, всесторонне анализировать, производить многочисленные расчеты. Объем и сложность работы аппарата управления предприятий, кооперативов и потребсоюзов постоянно возрастает по мере развития и расширения масштабов деятельности потребительской кооперации, хозяйственных связей, увеличения товарооборота, ассортимента товаров, услуг, внедрения нового хозяйственного механизма. Значительное время специалисты и технические исполнители тратят на составление писем, распоряжений, отчетов, справок, обработку товаросопроводительных и других многочисленных документов.

Примерно каждый четвертый работник потребительской  кооперации полностью или частично занят обработкой информации.

Повышение технической  оснащенности управленческого труда — одно из важных условий качественного совершенствования управления кооперативным хозяйством, если использование техники не самоцель, а средство, позволяющее ускорить выполнение, снизить трудоемкость управленческих работ. Выбирать и приобретать любые машины и устройства необходимо на основе предварительного анализа и обоснования реальных потребностей в них конкретной организации, предприятия и возможностей рационального использования на определенных участках работы. Эффективность техники выше, если ее используют во всей цепочке взаимосвязанных работ. Даже один немеханизированный процесс намного снижает эффективность системы в целом, особенно в условиях автоматизированных систем управления[18, c. 152].