Анализ функции организации

     Уровень управления – совокупность линейных и функциональных звеньев управления, занимающих одно и то же положение  в иерархии власти, обладающих одинаковыми полномочиями.

     Количество  уровней управления в ООО «Локситан  Рус» - 5 (генеральный директор – первый уровень, его заместители – второй уровень, напрямую подчиненные им начальники – третий уровень, заместители начальников отделов и заведующие – четвертый уровень, подчиненные им работники – пятый уровень).

     Максимальное  количество уровней по функциональной ветви – 4. (например, функциональное звено финансовый директор (1-й уровень) – зам.финансового директора (2-й  уровень), главный экономист - (3-й уровень) – финансовый отдел и финансовые менеджеры отдела (4-й уровень).

     Масштаб управляемости характеризует число  звеньев нижестоящего уровня управления, подчиненных одному звену вышестоящего уровня, либо численность работников, подчиненных одному руководителю.

     Считается, что для руководителя высшего  уровня управления организации число подчиненных не должно превышать 7, в то время как у руководителя низшего уровня может достигать 30.

     На  уровне управления генеральный директор ООО «Локситан Рус» масштаб управляемости по числу подчиненных работников нижестоящего уровня равен пяти, что входит в нормативное значение.

     На  масштаб управляемости влияют следующие  факторы:

     Связанные с персоналом – уровень подготовки и квалификации специалистов ООО «Локситан Рус» высокий, все специалисты имеют высшее образование, соответственно высок и уровень профессионализма руководителей.

     Связанные с системой управления: Степень ясности  в постановке целей – цели формулируются ясно начальниками отделов и передаются ниже их заместителям и работникам. Наличие регламентов: полномочия функциональных подразделений ООО «Локситан Рус» строго делегированы и подчинены регламенту предприятия.

     Связанные с внешними обстоятельствами: быстрое  изменение конъюнктуры рынка косметики и парфюмерии влияет на характер внутренней среды предприятия. Не всегда работники предприятия способны динамично реагировать на внешние перемены, таким образом внешние факторы влияют негативно на масштаб управляемости ООО «Локситан Рус».

     Таким образом, организационная структура ООО «Локситан Рус», линейно-функциональная, что означает наличие в ней как линейных связей (между звеньями профилирующей деятельности), так и функциональных связей  (между звеньями, выполняющими специализированные функции по управлению кадрами, коммерческой деятельностью и т.д.).

     Были  прослежены связи координационные (между звеньями одного уровня иерархии), и субординационные (между звеньями разных соподчиненных уровней иерархии). Оценен масштаб управляемости. На самом верхнем уровне власти он равен 5, по числу персонала, подчиненного напрямую генеральному директору ООО «Локситан Рус». На самом нижнем уровне он равен в среднем 12, по числу работников, подчиненных заместителям начальников отделов.

     По  моему мнению, организационная структура управления организации удовлетворяет требования миссии и отвечает (соответствует) целям, поставленным её учредителями.

     Неоптимальным выглядит масштаб управляемости  на «среднем» уровне управления, уровне начальников отделов, - его значение равно двум, что ниже оптимального значения (оптимальное значение на верхних и средних уровнях должно входить в промежуток 7±2).

     Следовательно, мероприятия по оптимизации существующей на ООО «Локситан Рус» организационной  структуры должны лежать в плоскости оптимизации вертикальных взаимодействий (большем разветвлении иерархии соподчиненности, увеличении масштаба управляемости).

     Для выявления структурных недостатков, были опрошены 20 сотрудников ООО «Локситан Рус». Анкеты заполнялись анонимно. Результаты опроса были помещены  в таблицу 2.2.1.

     Таблица 2.2.1

     Выявление структурных недостатков в филиале  сети ООО «Локситан Рус» в г.Казань

      Продолжение таблицы 2.2.1

     По  данным этого опроса можно сделать  вывод о структурных недостатках ООО «Локситан Рус». Работникам ясно, что от них ожидают, и как может быть оценен личный вклад каждого, потому что цели организации доведены до работников. Необходимая информация практически всегда вовремя доходит до людей, принимающих решения. Это является следствием хорошо налаженных коммуникаций в организации.

     Однако, 30 % подтвердило отсутствие специалиста, отвечающего за мониторинг изменений  во внешнем окружении, 20 % подтвердило, что нововведения не находят достаточной поддержки. Часть сотрудников считает, что выполняют чужую работу, не относящуюся к их прямым обязанностям. Рассмотрим, как организуются коммуникационные потоки и управление ими в ООО «Локситан Рус».

2.3. Анализ организации управления коммуникациями на предприятии

     Отдел кадров ООО «Локситан Рус» формирует  политику управления коммуникациями в  компании. Для этого сотрудники отдела определяют:  на какие профессиональные и социальные группы можно разбить  работников; какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;  как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании; каким образом они получают информацию и др.

     На  основе полученных заключений кадровый отдел ООО «Локситан Рус» осуществляет разработку стратегии коммуникаций. Здесь отдел исследует, какие деловые цели поддерживает компания, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И, наконец, какими средствами компания собирается этого добиться.

     ООО «Локситан Рус» тестирует эффективность  коммуникаций при помощи опроса случайной  выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

     Так как коллектив ООО «Локситан  Рус» достаточно большой, высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что в ООО «Локситан Рус» возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную "наверху" стратегию.

     В ООО «Локситан Рус» коммуникации осуществляется несколькими способами, такими как: личная беседа с сотрудниками; рассылка циркуляров; распространение информации по электронной почте; использование учебных видео-фильмов.

     Для формирования в сознании персонала  положительного имиджа компании ООО  «Локситан Рус» и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций: листок новостей; бюллетень для менеджеров; ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров); страница компании ООО «Локситан Рус» в Интернете; общие собрания работников.

     При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

     Росту доверия к компании ООО «Локситан  Рус» способствуют: своевременная и регулярная коммуникация; демонстрация доверия к сотрудникам; привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

     В компании ООО «Локситан Рус» хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

     В систему корпоративных коммуникаций вовлечен весь персонал предприятия: управляющая компания (находящаяся в Москве) готовит и рассылает блок информационных сообщений о компании ООО «Локситан Рус», положении дел в отрасли, достижениях и проблемах, назревших в регионе присутствия компании. Но оказывается, и этих мер недостаточно для информирования персонала. Проведенные исследования, как ни парадоксально, указали на нехватку информации на местах.

     Поэтому московское руководство компании активно  использует все возможности для  организации встреч с коллективами на местах. Более того, в компании уверены, что для информирования сотрудников необходимо использовать все информационные каналы и инструменты коммуникации.

     Для решения этой задачи служба персонала  совместно с руководством компании ООО «Локситан Рус» разработала специальный проект, цель которого – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе, а также обеспечение обратной связи.

     В сектор внутренних коммуникаций кадрового отдела в установленное время стекаются сведения из аппарата управления, и других отделов. Затем сектор формирует информационные блоки, которые размещаются на стендах, рассылаются через внутреннюю сеть. Основные новости направляются к работникам посредством электронной почты, печатных брошюр, должностных инструкций. В компании выпущены буклеты с информацией о деятельности компании, ее установках в отношении к сотрудникам.

     Особое  внимание в своей работе центральный  отдел кадров, находящийся в Москве, отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии, обсуждения проблем. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы – от анкетирования до личных интервью).