Выставочная деятельность и PUBLIC RELATIONS

    Для получения дополнительных услуг, фирма  выбирает то, что считает необходимым  и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы "на стороне", у специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это резко повышает качество экспозиции, наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход, но одновременно с этим и удорожает стоимость стенда.

    К счастью или сожалению буквально  НА ВСЕ существует своя плата. С одной  стороны это удобно, так как  вы точно знаете, сколько и за что вы платите, с другой, вы платите  за все, и это увеличивает стоимость участия. Обычной платой является: аренда (до 90 % от общей стоимости участия, цена на открытую/закрытую площадь различна); регистрационные сборы за фирму или за представителей (если выставка проводиться в другом городе); стоимость публикации в каталоге; стоимость монтажа/демонтажа стенда. С уплаченной вами суммы взимается НДС и спецналог, а также страховой взнос.

    !!! Практически во всех случаях  фирма-организатор СТРАХУЕТ фирм-участников. Обратите особое внимание, включена  ли страховка одним из пунктов договора или нет. Если нет — добейтесь этого.

    На  сегодняшний день не существует законодательства регламентирующего тарифы на те или  иные виды услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором  выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке). В качестве базовых используется информация немецких и американских компаний. Хотя сервис у нас на порядок ниже мирового.

    В процессе подготовки стенда Вы должны точно знать, что вам нужно  и почти всегда как это будет сделано. При составлении договора тщательно расписывайте каждый пункт (типа "Где будут висеть светильники? ", "Какого размера шрифт должен быть на фризе? "). Если вы забыли что-то указать, как минимум ваш стенд НЕ БУДЕТ оборудован согласно вашим требованиям что может повредить имиджу фирмы, а как максимум фирма может вообще не попасть на выставку.

    Есть  еще одна особенность заказа услуг  и оборудования у фирмы-организатора. При участии в выставке, перед  фирмой стоит выбор: либо делать ВСЕ  своими силами, либо обратиться к посторонней помощи. Некоторые фирмы не устраивает стандартный набор, но и обращаться в специализированные агенства (компании) они не хотят (дорого/неэффективно/нецелесообразно). Для получения ИНДИВИДУАЛЬНОГО стенда, оформленного согласно вашим требованиям в большинстве случаев, ваша фирма может заключить СПЕЦИАЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ в приложение к основному договору на аренду площади. В нем конкретно оговариваются ВСЕ нестандартные моменты экспозиции, сроки, цена. Основное удобство заключается в отсутствии необходимости бегать и искать подрядчиков на выполнение плакатов, щитов (таких, каких ВАМ нужно) там, а слайдов, листовок, сборных конструкций сям. Вы получаете ЛЮБОЙ нестандартный стенд, самой сложной конструкции и все услуги в одном месте. Это будет дешевле для вас, если бы вы заказывали каждый вид услуг у отдельного подрядчика и примерно одинаково по качеству т. к. вспомогательные фирмы специализируются и живут на этом, имея тесные связи с фирмой-организатором выставки.

    Одной из "головных болей" менеджера, ответственного за то "чтобы все было готово к указанному сроку наилучшим образом" является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Вам нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА вы собираетесь ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов. В интересах фирмы-участника позаботиться об этой мелочи, иначе в один прекрасный (и скорее всего очень ответственный) момент, вы можете обнаружить что ваши машины не пускают на территорию выставки или количество вывозимых вещей немного меньше ввозимого. Если у вас СЕЙЧАС нет собственных подходящих транспортных средств — договор с транспортной компанией — временный выход из положения. Но часто эта мелочь совершенно не принимается во внимание и о ней вспоминают в последний момент.

    Уточните  заранее, в течение, какого срока  ДО и ПОСЛЕ выставки вам можно  ввозить/вывозить груз. Это позволит вам избежать недоразумений и  гарантирует четкий график действий.

    Далее, пусть и проблемы с доставкой  благополучно решены. Другая сторона вопроса — монтаж и расположение экспонатов на стенде. Заранее продумайте экспозицию, исходя из размеров стенда. Правильно ли освещены фризы и плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?

    Существует  несколько базовых конструкций  стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные  конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда —  цена. И конечно размер экспозиции. Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и экспозиция потеряет, не сумев закрыть собой пространство.

    Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться  услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. (ранее мы уже говорили об этом).

    EXHIBITION PLAN & STAND MAP: Являясь наглядным примером  стенда на бумаге, позволяет оценить  будущую экспозицию и представить  местоположение экспонатов. Карта  необходима для оценки положения стенда относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Может использоваться для сравнения затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.

    Согласно  имеющейся информации, некоторые  организаторы выставок распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты исключительно для экспонентов. Этот шаг служит учету мнения фирм-участников "из первых рук", показывает степень их заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют различные регионы, заполнение такого рода анкеты помогает установить дополнительную связь между ними и добиться прогресса в достижении общих целей на рынке.

    Если  от вас ничего не зависит (ваша экспозиция настоль обширна, что пришлось нанимать бригаду рабочих для ее монтажа), не думайте о том, что все хорошо и "ребята все сделают без вас". Известен случай с одной крупной известной компьютерной фирмой, когда во время монтажа (за несколько дней до выставки) рабочие случайно разбили электронный агрегат стоимостью более 50 тыс. долларов, являвшимся ЦЕНТРАЛЬНЫМ экспонатом, и, в общем-то, целью участия фирмы в выставке. Как вы сами видите, назад дороги не было, и отказаться от участия в выставке было НЕВОЗМОЖНО. Фирма, попавшая под действие форс-мажорных обстоятельств, вынуждена была, не считаясь с расходами, послать самолет, чтобы доставить аналогичную модель к началу выставки. В наших российских условиях могут случиться ЛЮБЫЕ неожиданные вещи. Есть также масса примеров банальной кражи уникальных экспонатов (все лучшее — на выставку) обычными рабочими, имеющими к ним доступ. Хотя зачем, спрашивается, они им нужны?

    Это может случиться с каждым, в  том числе и с вами! Не будьте уверены ни в чем, что от вас  не зависит! Постоянно контролируйте процесс монтажа/демонтажа экспонатов!

    Во  время подготовки к выставке самый  критичный фактор — ВРЕМЯ! Которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100% уверенность во всем невозможно, но попытка предусмотреть "двойной запас прочности" никогда не оказывалась лишней. Как бы смешно это не звучало, будьте начеку! Согласитесь, что мало смешного будет, когда выясниться, что вы забыли визитки (и подвели шефа) или неверно направленные лампы полностью отсвечивают главный плакат с девизом фирмы. Про случай, когда двое сотрудников одной фирмы прошляпили день недели и опоздали на стенд на полдня, хотелось бы просто умолчать. "НА ВСЯКИЙ СЛУЧАЙ", убедитесь ЕЩЕ РАЗ, имеется ли еда и рекламные проспекты в необходимом количестве на стенде, запирается ли вспомогательная комната на замок, подходит ли вилка кофейника к розетке.

    Когда вы все это сделаете — вам не нужно будет об этом беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно  работать, посвящая все свое внимание клиентам.

    На  период выставки РАСПИШИТЕ распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Обратите особое внимание на одежду. Разные фирмы используют разную стратегию, чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки. Или контрастная одежда. Решите заранее, ЧТО ЕЩЕ интересует вас на выставке? Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

С другой стороны, понимание стендистом политики фирмы  не гарантирует грамотного ее проведения. Обратите внимание ваших сотрудников  на следующие тонкости: Существуют несколько основных типов клиентов — постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители "халявы" и выпивки, жалобщики, "шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать МАКСИМУМ внимания и заботы. Завязав однажды контакт, поддерживайте его на уровне. Многие бизнесмены охотнее делятся информацией в "кулуарах", при "случайной встрече старых знакомых". Студенты и стажеры в основном нуждаются в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. "Халявщики" и жалобщики попытаются вовлечь сотрудников стенда в бесплодную дискуссию, от которой глаза моментально станут квадратными. Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! УВЕРЕННО И ВЕЖЛИВО. Не показывайте им, что они вас совершенно не интересуют и вы только и думаете как от них избавиться. Используйте гибкую, изматывающую противника тактику — передавайте ТАКОГО "клиента" друг другу. Пусть им занимаются все и, одновременно с тем, никто. Результат гарантирован. Для другой категории слушателей — шпионов — есть единственный выход: заметив, что у вас пытаются вытянуть как можно больше ценной информации, переведите разговор на самую серьезную деловую основу. Сразу станет ясно кто перед вами. Шпион, не владеющий полномочиями вести переговоры, моментально утратит к вам интерес и попытается удалиться. (При желании его, конечно, можно помучить подольше, не отпуская, но это уже другая история).

    Во  время выставки крайне целесообразно  фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по объему и нудной по содержанию. Вас интересует только ОРГАНИЗАЦИЯ — откуда он, АДРЕС — где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС — как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ — кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

    По  окончании очередной выставки, Exhibition Team может вздохнуть с облегчением взять двухдневный тайм-аут и опять энергично приняться за дело. Зачем? — спросите вы. А как же анализ результатов проведенной работы? Расширение контактов с потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, учет затраченных средств и розданных материалов.

    EXPERIENCE: По окончании каждой выставки  составляется записка, отражающая  вкратце все проблемы, возникшие  при подготовке, каким образом  они были решены и какие  уроки следует извлечь в будущем.  Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят ваш выставочный опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "–", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

      Ну вот и произошло то событие, ради которого вы напряженно трудились больше месяца. Что-то забудется, что-то запомнится, но ОПЫТ навсегда останется с вами. Пусть что-то было недоработано, не учтено, не проконтролировано. Впереди новые перспективы, новые проблемы.

    Достаточно  сложно охватить все тонкости такой  глобальной сферы как выставочная  деятельность. Используйте приемы Public Relations всегда и успех неминуем. Команда, ставящая своей целью, прежде всего  установление искренних доброжелательных отношений с окружающим миром, сумевшая создать и завершить крупный проект, добьется успеха непременно. Вера в свои силы, профессиональная этика, ответственность и гибкость — вот основы новой ступени в развитии бизнеса, новый уровень проведения выставок, шаг в XXI век.