Организация совершенствования закупочной деятельности

Кто участвует в принятии решений о закупках товаров промышленного  назначения? Кто же осуществляет закупки  на рынке товаров и услуг промышленного  назначения на суммы в сотни миллиардов долларов? Этим делом может заниматься либо единственный снабженец, либо несколько агентов по закупкам, либо крупный отдел материально-технического снабжения, возглавляемый вице-президентом по закупкам. В ряде случаев специалисты по материально-техническому снабжению сами принимают решение относительно технических характеристик товара и выбора поставщиков. Иногда им поручается только выбор поставщика, а иногда только оформление заказа. Как правило, они принимают самостоятельные решения по незначительным вопросам, а по крупным проблемам лишь выполняют пожелания других.

Как именно покупатели товаров  промышленного назначения принимают  решения о закупках? Процесс этот аналогичен процессу принятия решения  о покупке широким потребителем. Но в данном случае покупатель преодолевает большее число этапов.

1. Осознание проблемы

2. Обобщенное описание  нужды

3. Оценка характеристик  товара

4. Поиски поставщиков

5. Запрашивание предложений

6. Выбор поставщика

7. Разработка процедуры  выдачи заказа

8. Оценка работы поставщика

Осознание проблемы

Процесс закупки начинается с момента осознания кем-то из работников фирмы проблемы или нужды, удовлетворить которую можно  с помощью приобретения на стороне  товара или услуги. Осознание проблемы может быть следствием влияния как внешних, так и внутренних стимулов. Внутри фирмы к осознанию проблемы чаще всего подводят следующие события: Фирма решает начать выпуск нового товара и нуждается в новом оборудовании и материалах для его производства. Происходит поломка машины, и требуется ее замена или приобретение новых узлов и деталей. Некоторые из закупленных материалов оказались неудовлетворительными по качеству, и фирма ищет другого поставщика. Менеджер по закупкам чувствует, что существует возможность добиться более благоприятных цен или получения товара более высокого качества. Внешними стимулами могут стать какие-то новые мысли менеджера по закупкам от посещения им специализированной выставки, встречи с какой-то рекламой или коммивояжером, который предложит товар лучшего качества или по более низкой цене.

Обобщенное описание нужды

Осознав нужду, менеджер по закупкам приступает к определению  общих характеристик необходимого товара и его потребного количества. В отношении обычных стандартных  товаров никаких серьезных затруднений не существует. Что же касается сложных товаров, то для определения их общих характеристик снабженец должен поработать совместно с другими членами закупочного Центра - инженерами, непосредственными пользователями и т.д. Им нужно будет провести ранжирование значимости показателей надежности, долговечности, стоимости и прочих желательных свойств искомого товара. На этом этапе продавец товаров промышленного назначения может оказать фирме-покупателю большое содействие. Ведь зачастую менеджер по закупкам не осведомлен о ценностной значимости различных характеристик товара, и предусмотрительный продавец в состоянии помочь снабженцу точнее определить нужды своей фирмы.

Разработка процедуры  выдачи заказа

Покончив с выбором, менеджер по закупкам приступает к составлению окончательного заказа на закупку от избранного поставщика или поставщиков. В окончательном заказе он указывает технические характеристики товара, его потребное количество, расчетное время поставки, условия возврата, гарантии и т.п. В отношении изделий, необходимых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации оборудования, агенты по закупкам все больше отходят от практики периодических заказов на поставку и склоняются к заключению всеобъемлющих контрактов. Ведь оформление нового заказа на поставку при истощении запасов товара обходится недешево. Не заинтересован агент по закупкам и в оформлении меньшего числа, но более крупных по объему заказов, ибо это означает необходимость поддержания значительных товарно-материальных запасов. В рамках же всеобъемлющего контракта устанавливается долговременное сотрудничество, при котором поставщик обязуется осуществлять повторные поставки по мере необходимости и по согласованным ценам в течение всего оговоренного периода времени. В данном случае запас товара находится у продавца, и подобная практика получила название плана закупок без накопления запасов. При возникновении необходимости в товаре компьютер фирмы выдает напрямую или телексом соответствующий заказ продавцу. Практика заключения всеобъемлющих контрактов ведет к тому, что закупки все больше производятся из одного источника, причем объем закупаемых у этого источника товаров растет. Поставщик оказывается связанным с фирмой-покупателем более тесными узами, и другим поставщикам трудно нарушить эти связи, за исключением случаев, когда покупателя перестают удовлетворять цены или сервис поставщика.

Оценка работы поставщика

На этом этапе менеджер по закупкам дает оценку работе конкретного  поставщика или поставщиков. Для  этого он может связаться с  пользователями и попросить их оценить степень своей удовлетворенности.

По результатам проведенной  оценки менеджер по закупкам может  продолжить сотрудничество с поставщиком, внести в это сотрудничество коррективы или отказаться от его услуг. Задача поставщика постоянно следить за тем, чтобы покупатель получал удовлетворение, на которое рассчитывал.

В ситуациях  повторных закупок с изменениями  или повторных закупок без  изменений некоторые из этих этапов можно сократить или обойти вообще. В других ситуациях может потребоваться включение в процесс каких-то дополнительных этапов. Продавец товаров промышленного назначения должен подходить к рассмотрению каждой отдельной ситуации конкретно. Таким образом, можно прийти к выводу, что выбор поставщика сфера испытания способностей продавца. Самое главное в ней знание нужд своих клиентов и особенностей процедуры совершения ими закупок. Располагая этими знаниями, продавец товаров сможет разработать эффективный план закупок и продаж и оказания услуг своей клиентуре.

Контроль и учет поставляемых товаров от поставщиков

Организация учета и контроля - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление  повседневного наблюдения за ходом  выполнения поставщиками договоров  поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных картонках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей  коммерческой работы является механизация  и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники.

Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными  компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров  по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок.

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

В ходе коммерческих операций по закупкам товаров нередко стороны  по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.

Претензия - письменное требование о добровольном устранении нарушения  условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого и полного  учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

В претензионной работе с  поставщиками покупателям целесообразно:

в максимальной степени защищать свои коммерческие интересы, подписывая договора поставки товаров;

стремиться к устранению возникших противоречий с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешение до судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без ущерба интересам той или другой стороны;

всегда тщательно документально  оформлять претензию, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде.

Претензии направляются поставщикам  заказными либо ценными письмами или же могут быть вручены под  расписку. Претензии к поставщикам  о нарушении условий договора (о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке и др.) направляются в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

В претензии указываются:

наименование предприятия, организации, предъявивших претензию, а также наименование предприятия, организации, к которым предъявляются  претензии, их адреса, номер претензии; дата предъявления;

обстоятельства, послужившие  основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма  требований заявителя и расчет этих требований;

ссылки на нормативные акты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.

К претензии должны быть приложены все необходимые подлинные  документы или надлежаще заверенные копии этих документов, перечень которых  указывается в приложении.

Претензия должна быть подписана  руководителем либо заместителем руководителя предприятия (организации), или гражданином-предпринимателем.

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается  руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации или гражданином-предпринимателем.

В ответе на претензию указывается: при полном или частичном удовлетворении претензии - признанная сумма, номер  и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке; при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии - мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ; перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.

При удовлетворении претензии, имеющей денежную оценку, к ответу на претензию прилагается поручение  банку на перечисление денежных средств  с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

Исковое заявление - требование к компетентному органу о защите нарушенного права предприятия (организации). Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной.

3.1 Организация закупочной  деятельности в ООО «Рысь в  Саратове»

Менеджеры по закупкам руководствуется основными критериями при отборе поставщиков: товар, его  качество, цена, ассортимент. Данные критерии являются самыми решающими, остальные оговариваются в договоре. Таким образом, ООО «Рысь в Саратове» на протяжении шести лет сотрудничают с фирмой «Рекитт Бенкизер Продакшен» г. Клин Московской области производящей бытовую химию. Данная фирма является одним из самых долговременных поставщиков. Товарооборот производится в чёткие сроки, в нужном количестве, строго по договору, который заключается с менеджером ООО «Рысь в Саратове» . Представители данной фирмы являются надёжными партнёрами, и поэтому в случае каких-либо непредвиденных ситуаций всегда согласуют графики поставок.Также давним партнёром является ООО «Антал» г.Клин Московской области. С данной фирмой ООО «Рысь в Саратове» составляет график поставок и соответственно платежей сразу на шесть месяцев, таким образом, организуется непрерывная поставка необходимого товара на полгода. График расписывается на полгода, то есть на сезон весна-лето либо осень зима. В течении четырёх месяцев каждый месяц ООО«Антал» отгружает товар на определённую сумму и даёт возможность погасить задолженность в течении шести месяцев. Задолженность должна быть погашена к концу сезона. В данном случае график платежей является своеобразной отсрочкой, то есть ООО «Рысь в Саратове» платит не за количество поставленного товара, а выплачивает определённую сумму денег каждый месяц. Товары иностранных производителей ООО «Рысь в Саратове» закупает через дистрибьюторов, так как фирма является оптово-розничной и ей не требуются очень большие партии товаров. А малые партии закупать у зарубежных поставщиков не выгодно в связи с большими затратами на транспортировку. Так ООО «Рысь в Саратове» закупает шампуни и другие косметические средства Шварцкопф у фирмы ООО «Сияние чистоты» г. Москва на протяжении четырёх лет. Среди местных производителей ООО «Рысь в Саратове» вступает в коммерческие отношения с производителем бытовой химии «Хенкель-Юг». С данным производителем ООО «Рысь в Саратове» сотрудничает уже на протяжении пяти лет и является единственным местным поставщиком. ООО «Рысь в Саратове» довольно часто сотрудничает с транспортными компаниями, так как в основном самостоятельно оплачивает услуги по перевозке товара. Предприятие в течение четырёх лет сотрудничает с дистрибьюторами фирмы “Проктор Энд Гембл» компанией « Магнат Трейд Интерпрайз» г. Волгоград. С данными представителями, ООО «Рысь в Саратове» сотрудничает на протяжении четырёх лет. На протяжении первых трёх лет сотрудничества ООО «Рысь в Саратове» самостоятельно оплачивало транспортные услуги, но в данный момент это оплачивает дистрибьютор « Магнат Трейд Интерпрайз» предоставляет отсрочку платежа за товар на два месяца.Поставщиками ООО «Рысь в Саратове» так же являются Дистребьютерская Компания « БХЛ» г. Москва, ООО «Химпроект» Г. Москва , компания «Белком» г. Москва оптовые продавцы бытовой химии и парфюмерии. Представители ООО «Рысь в Саратове» посещают выставку Клин Экспо . Данная выставка проходят в Москве два раза в год. На Российском рынке поставщиков Бытовой химии много устоявшихся фирм. Зачастую поставщики сами предлагают свои услуги. Это происходит по-разному: через электронную почту, присылают оферты, приходят представители фирм. Прилагаем количество и наименование закупленного товара ООО «Рысь в Саратове» на ноябрь 2008г.