Организация и проведение PR-компаний на предприятии

     Видеозаписи, фотографии и материалы прессы, подготовленные в процессе выставки, могут успешно  использоваться участниками в дальнейшей рекламной деятельности или в собственной газете.

     Дни открытых дверей — проведение организацией комплекса мероприятий в установленные  дни в целях ознакомления общественности с конкретным проектом или же краткого ознакомления со всеми направлениями  деятельности всех подразделений. Подготовка дней открытых дверей требует разработки сценария проведения этого мероприятия, назначение ведущих для общего и отдельных собраний по интересам (или подразделениям). Сценарий проведения дней открытых дверей помимо собраний, встреч, предполагает посещение рабочих мест и ознакомление с интересующими посетителей достопримечательностями.

     Конференция — мероприятие, ориентированное  непосредственно на целевые аудитории. Специально для прессы не предназначено, но не исключает ее приглашения и присутствия. Проводится для обсуждения последующих действий или вопросов, представляющих взаимный интерес собравшихся.

     Пресс-конференция  предполагает авторитетность источника  новостей, получение информации «из  первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

     При ее проведении необходимо учитывать  следующее: место (туда должно быть удобно доехать); содержание (должно соответствовать  объявленной теме и профессионально  близко для тех, кому сообщается информация); визуальность (что кроме «говорящих голов» увидят участники конференции); время (не должно совпадать с другими значимыми для журналистов мероприятиями). Подготовка пресс-конференции кроме решения организационных вопросов включает подготовку пресс-релизов, брошюр и фотографий, составление списка возможных вопросов и ответов. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

     Спонсорство – поддержка общественных, культурных, спортивных, религиозных организаций и деятелей, изданий, телепередач, кинопоказа, радиостанций, а также общественно значимых мероприятий и инициатив в целях приобщения или сохранения положительной общественной репутации, известности. Спонсорство можно рассматривать как более современный вариант благотворительности, в котором отчетливо просматривается стремление к выгоде, рекламе и паблисити. На эти блага спонсоры обменивают свою финансовую и иную поддержку. Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — а именно открытие новой страницы в жизни компании.

     Церемония открытия нового корпуса производственных мощностей, нового завода направлена на укрепление имиджа, улучшение репутации компании. Демонстрация современного оборудования и последних технологий косвенно свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества продуктов. Демонстрация хороших условий работы помогает привлечь лучшие кадры. Кроме того, церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа и лояльности занятых. Улучшаются отношения с местной общественностью, поскольку в районе создаются новые рабочие места. Официальное открытие нового магазина направлено на привлечение новых покупателей и партнеров. 

 

      Глава II. Смысл и назначение презентации 

     2.1 Сущность презентации 

     Презентация является самостоятельной акцией, мероприятие  по своей форме не что иное, как представление фирмы, новой продукции или услуги для приглашенной аудитории.

     Предметом презентации может быть открытие или создание фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

     Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству  со стороны общественности.

     Как правило общественность на презентации  представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этого обычно готовят пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы и диаграммы. Планируют краткие выступления как авторов, создателей новшества, так и специалистов, экспертов. 

     2.2 Классификация презентаций 

     Итак, презентация есть представление  общественности чего-то нового, с определенными целями.

     Презентации бывают следующих видов:

     Презентация общественной организации (фирмы). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация  является частью рекламной кампании организации.

     Презентация услуги или товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новшестве, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями и дополнительной полезной информацией.

     Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных партнеров и сотрудников в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

     Презентация объема и содержания выполненных  работ (отчет). Цель -ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей  результаты работ. Такая презентация  менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

     Презентация плана будущих планов и работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных планах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.

     Смысл и назначение презентации - передача информации презентующим в форме  убеждения определенному кругу присутствующих с перечисленными целями. 

     2.3 Цели презентации 

     Большинство руководителей признают три общие  цели публичного выступления: проинформировать, убедить и развлечь. Большинство  речей - это сочетание двух или  более целей.

     Информативные. Когда оратор пытается обучить своих слушателей или описать им что-либо, его цель - проинформировать. Лекция в учебном классе - это пример информативного выступления. Некоторые информативные речи предназначены для того, чтобы познакомить слушателя с чем-то абсолютно новым для него.

     Убеждающие. Вторая общая цель - это убедить  слушателя. Убеждающие выступления  бывают разными.

     Они варьируются от тех, которые пытаются изменить убеждения или отношение  слушателя к предмету, до тех, которые  пытаются заставить слушателей действовать определенным способом.

     Убеждающие  выступления предназначены для  того, чтобы добиться скрытой или  явной реакции. Скрытая реакция - это реакция, в соответствии со значением  этого слова, не сразу раскрывается для выступающего или наблюдателя.

     Оценка  эффективности оратора облегчена, когда оратор ожидает явной реакции, которую можно наблюдать и  оценивать.

     Развлекательные. Третья общая цель публичных выступлений - развлечь, а, следовательно, ожидаемая  реакция слушателей - удовольствие. Аудиторию можно развлечь не только прибегая к юмору, но и задействуя артистические способности или представляя вниманию слушателей яркие и неожиданные образы. 

 

      Глава III. Работа с аудиторией 

     3.1 Определение целевой аудитории 

     Для того чтобы деньги не были потрачены впустую, перед началом любой рекламной кампании, необходимо определить целевую аудиторию, на которую рассчитан данный товар или услуга. Этот подход применяется и при подготовке к проведению презентаций. Соответственно определив целевую аудиторию, мы уже можем достаточно точно предположить наклонности, интересы, читаемую литературу. Конечно, желательно провести серьезные маркетинговые исследования, потому что ошибки на этом этапе способны привести к бесполезно израсходованным деньгам и времени.

     Чем больше оратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь.

     Обычным недостатком среди ораторов является тенденция считать, что слушателю  будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, нужно принять ориентацию на слушателя. При подготовке речи нужно спросить себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как вы ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требует обязательной постановки нескольких вопросов:

     Насколько велика будет аудитория?

     Насколько образованы слушатели?

     Какие профессиональные группы они представляют?

     Какова  представленная возрастная группа?

     К какой социальной, политической или  религиозной группе принадлежат  слушатели?

     Лучший  способ проанализировать аудиторию - лично поговорить с группой. Приемлемая альтернатива - поговорить с несколькими людьми, которые, скорее всего, будут среди аудитории. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, приходится наводить некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.

     Чем более сходны между собой слушатели  по таким параметрам, как образовательный  уровень, род деятельности, возраст  и социальный статус, тем легче  предсказать их отношение к сообщению. Чем более гетерогенной и разнородной будет аудитория, тем меньше прогнозов можно сделать о поведении слушателей. 

 

      Глава IV. Структура презентации 

     Проведение  презентации включает этапы:

     1. Определение цели ( или целей и  их приоритетов): привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров, - поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых.

     2. Генерирование идеи (основного замысла)  презентации; определение места  и сроков проведения, состава участников – хозяев и приглашенных; примерного бюджета.

     Лучше проводить презентации после  обеда – в 15 часов. Длительность – 1,5-2 часа. После окончания коктейль или фуршет продолжительностью 1-2 часа. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия. В приглашении следует указать место, время (от и до) проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения ( станции метро, транспорт).

     3. Разработка сценария (программы). Открывает  и ведет программу должностное  лицо фирмы, представляющее ее  собственной персоной. Это может  быть руководитель службы PR, или  службы маркетинга. Ведущий должен  уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично.

     Возможный сценарий может строится по следующей  схеме:

     a) ведущий представляет руководителей  фирмы присутствующим, и наоборот, - присутствующих отдельных наиболее  интересных лиц всем остальным,

     b) показывается видеофильм длительностью  7-12 минут с сюжетами, отражающими  инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую технологическую научную художественную новизну объекта презентации,

     c) ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения ( по 2-5 минут) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы, - если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал,