Информационное обслуживание коммерческой деятельности

Перемещения документов внутри фирмы также следует держать под контролем.

Организация защиты документов - обязанность руководителей фирмы и ее службы безопасности. Следует быть уверенным, что с момента появления до уничтожения документ к посторонним не попадал. Если документ утерян (украден), специалисты из службы безопасности должны провести расследование.

Подготовку документов, содержащих важные сведения, следует доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. Для разделения документов по степени важности можно использовать яркие цветные наклейки. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документа, а также срок действия ограничительных грифов. При этом необходимо помнить: чем больше секретной информации в нем отражено, тем больше потребуется затрат для его защиты.

Копирование документов - один из способов получения сведений, составляющих тайну фирмы. Множительная техника должна находится под надежным контролем. Количество копий должно строго учитываться, а их уничтожение - контролироваться. Следует придерживаться правила: наиболее ценные документы руководители фирм копируют сами.

Если документы размножаются на принтерах ЭВМ, то следует позаботиться о защите информации на магнитных носителях. Если это пишущая машинка, то следует принять меры по хранению перфоленты, позволяющей повторно печатать один и тот же текст в автоматическом режиме. По стуку клавишей пишущей машинки специалист с помощью электроники получит текст, аналогичный оригиналу, находясь вне помещения офиса.

Для работы с секретными документами должны отводиться специальные помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники, не имеющие разрешения (допуска) на работу с секретами фирмы. Эти помещения должны иметь капитальные стены, надежные перекрытия, прочные двери с замками и запорами, защиту на окнах от проникновения посторонних лиц. Эти помещения должны надежно охраняться, в том числе системой охранной сигнализации, электронно-механическими приспособлениями, кабельным телевидением, и т.п.

Черновики секретных документов должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов “набело” черновики должны уничтожаться уполномоченными на это сотрудниками. Число копий секретных документов должно строго учитываться, а копировальные машины снабжаться счетчиком копий и колючем, запускающим машины в действие.

Копировальная бумага и красящая лента пишущих машин- предмет особых забот, так как с них можно снять секретную информацию. Поэтому использованная копировальная бумага и лента уничтожается под контролем ответственных лиц.

Вероятность утечки секретной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Если нет возможности пользоваться услугами военизированной фельдсвязи, доставку секретных документов и ценностей следует организовать своими силами с привлечением сотрудников собственной службы безопасности или же обратиться в специализированные фирмы, которые такие услуги оказывают за плату.

Служащие фирмы, отвечающие за ее сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы простым, но весьма надежным способом - хорошей зарплатой.

В процессе хранения информации и пересылки секретных документов могут быть применены средства защиты и сигнализации при несанкционированном доступе к ним. Одна из новинок - светочувствительное покрытие, наносимое на документы, которое может проявиться под воздействием света, указывая тем самым на факт ознакомления с документами или их фотографирование посторонними лицами.

В новых рыночно-конкурентных условиях возникает масса проблем, связанных с обеспечением безопасности не только физических и юридических лиц, их имущественной собственности, но и коммерческой информации, как вида интеллектуальной собственности. Для защиты коммерческих информационных потоков от различного рода посягательств используются как правовые, так и специальные меры, а в необходимых случаях комплексное их применение.

Краткое рассмотрение пределов возможной защиты и сбора промышленной коммерческой информации свидетельствует о недостаточной пока правовой проработке данной проблемы. Однако значение и учет в коммерческой деятельности действующего законодательства позволяют избежать серьезных ошибок и не вступать в конфликт с законом.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня успешное функционирование предприятия невозможно без получения достоверной информации о сложившейся ситуации на рынке. Существует ряд фирм, деятельность которых заключается в продаже информации заинтересованным компаниям.    Таким образом, можно говорить об информации как предмете коммерческого распространения. 
            Применение современных экономико-математических методов и современных средств позволяет автоматизировать процесс информационного обеспечения и на этой основе управлять коммерческой деятельностью. Автоматизированная технология должна отражать идеологию, логику и эффективность использования полученной информации в реально регламентированное время. Информационные технологии получили широкое распространение в таких сферах коммерческой деятельности, как финансово-хозяйственная деятельность предприятия, логистика, инвестиционная деятельность, маркетинг, управление в масштабах всего предприятия. 
Благодаря широкому доступу к информации, рынок мгновенно ориентируется на сиюминутные запросы потребителей. 
           Экономическая деятельность, основанная на ограниченности ресурсов, уступает место экономической деятельности, основанной на информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 
1. Актуальные проблемы Европы. Информационное  обеспечение бизнеса: Опыт Западной  Европы и США: Сб. науч. тр. / РАН  ИНИОН. Центр науч.-информ. исслед. глобальных и регион. проблем.; Ред.-сост. А. К. Субботин. - М., 2004. - 216 с. 
2. Костина Л. Г. Информация как фактор инфраструктурного обеспечения малого предпринимательства. 
Киров: КФ МГЭИ, 2004. - 144 с. 
3. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / Под ред. А. М. Каминского. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 624 с. 
4. rudocs.exdat.com/docs/index-41698.html?page=5‎  
5. http://kgmalib.org.ru