Информационное обеспечение маркетинга

Второй подход также требует  больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается  в том, что не проводится дополнительная "настройка" программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

В исследуемом отделе профессионального  развития персонала существовало как  собственное программное обеспечение, так и сторонних фирм - производителей. К собственному программному обеспечению можно отнести единую базу данных для всего филиала в целом (включая удаленные отделы) и специальные программы (для каждого отдела собственные, но очень схожи по себе), которые работают с этой базой данных. В этой базе данных находятся не только номера телефонов всех абонентов РД с прилагающейся подробной информацией, но и различные внутренние документы, инструкции, положения и т. д.

АСУ "Кадры" представляет собой  форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный  комплекс, включающий в себя технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ "Кадры" предоставляет пользователю возможность:

-ввода и корректировки данных  о работнике;

-формирования и выдачи различного  рода выходных документов;

-создания новых баз данных;

-изменения структуры массива  данных;

-перерасчета данных на заданную дату и др.

Исходная для решения задач  подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных  классификаторов (классификаторы профессий  рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.).

Информация по конкретному работнику  содержит данные о месте его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной  подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

OOO «МАГМУС-ЛТД» использует систему "Кадры", которая предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации, а именно:

-ведения штатного расписания предприятия;

-ведения картотеки личных карточек  работников;

-ведения картотеки командировок;

-ведения приказов по личному  составу;

-ведения справочников и классификаторов  системы;

-обмена данными посредством  распределенной системы кадрового  учета.

Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т.д.

Возможности системы "Кадры":

-многофункциональное промышленное  решение автоматизации кадрового  учета;

-существенное снижение трудозатрат  при ведении кадровой работы  благодаря широкому функциональному  и эргономическому интерфейсу;

-существенное сокращение доли  рутинных операций за счет автоматизации выполнения многих операций;

-повышение управляемости и эффективности  организации, оптимизации временных,  материальных и трудовых ресурсов.

Важным свойством универсальных  систем электронного документооборота OOO «МАГМУС-ЛТД» является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они все равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия).

Помимо управления документооборотом  системы, используемые на предприятии OOO «МАГМУС-ЛТД» пригодны также для  решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д. Отметим, что у  большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства и управления персоналом.

Важной особенностью EDMS-систем является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части EDMS-системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных EDMS-системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ МАРКЕТИНГА

 

3.1 Направления формирования эффективных маркетинговых информационных систем

В организации информационного обеспечения маркетинговой деятельности предприятия можно предложить следующие рекомендации:

1. разработать: Положение об отделе маркетинга, Положение о проведении маркетинговых исследований, Положение о документообороте в маркетинговой деятельности;
2. четко обозначить в этих документах порядок сбора и систематизации информации в зависимости от ее характеристик;
3. обозначить в Положении о документообороте в маркетинговой деятельности периодичность сбора и обобщения информации, составления сводных отчетов.

В Положении и проведении маркетинговых  исследований следует четко закрепить  источники первичной информации для анализа и необходимые  данные, получаемые из каждого из них, например:

• «отчеты областных и городских статистических управлений – данные о демографическом составе населения региона (города), числе и профиле размещенных здесь предприятий, динамике товарооборота по различным видам товаров (работ, услуг);
• Специализированные отраслевые издания (газеты, журналы) – данные о динамике спроса, росте числа заказов ( за год, квартал) в отрасли, о факторах влияния на предложение данных товаров (работ, услуг) и рынке: какие новые товары  (работы, услуги) появились или появятся вскоре, какие предприятия встали на ремонт или закрылись и т.п., специфических факторах влияния на спрос и пр.;

 

 

С учетом недостатков выявленных на предприятии ООО «МАГМУС» можно предложить следующие рекомендации:

1. разработать: Положение о методике исследования конкурентной среды и Положение о методике исследования спроса на услуги;
2. четко обозначить в них порядок сбора и систематизации информации;
3. обозначит в указанных Положениях периодичность сбора и обобщения информации, алгоритм проведения этой процедуры.

В результате разработки указанных  документов фактически на предприятии будет организационно оформлена и документально закреплена система анализа маркетинговой информации. Указанная система представляет собой набор экономико-математических и экономико-статистических методик обработки информации (рис.3.1), основу которой составляют статистический банк и банк моделей.

Рис. 3.1 Система анализа маркетинговой информации

 Итак, проведенный анализ применения  на практике предлагаемого алгоритма  экспресс-анализа информационного  обеспечения маркетинговой деятельности предприятия доказал его эффективность. Предлагаемая раннее блок-схема экспресс-анализа информационного обеспечения маркетинговой деятельности предприятия базируется на понимании термина «система маркетинговой информации» в двух значениях: как совокупности всей информации, необходимой для выполнения маркетинговых мероприятий, и как совокупности процедур и методов, разработанных для создания, анализа  и распространения информации. Было предложено проводить анализ информационного обеспечения маркетинговой деятельности предприятия по двум направлениям: оценка количественного и качественного состава совокупности маркетинговой информации, обрабатываемой на предприятии, и оценка существующих на предприятии процедур и методов, разработанных для создания, анализа и распространения маркетинговой информации. Были выделены основные этапы такого анализа:

• определение соответствия организации информационного обеспечения маркетинговой деятельности основным принципам предоставления информации;
• анализ организации информационного обеспечения маркетинговой деятельности на предприятии в разрезе основных сфер ответственности сотрудников отдела маркетинга;
• изучение влияния организации информационного обеспечения маркетинговой деятельности на достижение целей развития предприятия.

Также были предложены количественные показатели эффективности организации  документационного обеспечения  маркетинговой деятельности.

Безусловно, этот алгоритм еще нуждается  в совершенствовании. Например, весьма перспективным будет ранжирование внешних источников первичной информации по уровню соответствия получаемым из них материалов критериям своевременности, полноты, достоверности маркетинговой информации. Для такого ранжирования можно использовать одну из разновидностей метода экспертной оценки, оценивая качество источников первичной информации, например, по пятибалльной шкале. В качестве другого важного направления совершенствования анализа информационного обеспечения маркетинговой деятельности можно наметить структурирование массива внутренней документации предприятия в разрезе элементов комплекса маркетинга с целью дальнейшей оптимизации состава документов по группам и выработки общих унифицированных требований к их содержанию.

Таким образом, можно утверждать, что  дальнейшее исследование предложенной темы актуально и перспективно.

 

 

3.2 Пути совершенствования  информационного обеспечения маркетинга  в организации

Информация, которую мы получаем о  конкурентах, делится на две группы: первичную и вторичную.

Первичной информацией можно назвать  данные, собранные методом наблюдения, опросов и полевых исследований. Торговые базы, поставщики, покупатели, рекламные агентства – те объекты, у которых можно выведать информацию. Однако минусы такого метода исследования заключаются в субъективности, высокой степени недостоверности, и дороговизне данных. Гораздо проще запросить всю эту информацию непосредственно у аналитического агентства.

Вторичная информация – это данные, которые прошли обработку другой аналитической службой, которая  выполняла исследование не по заказу нашего предприятия. Поэтому такая информация требует упорядочивания и выбора, необходимых именно нам данных, а также их дополнение новыми недостающими показателями. Источниками вторичной информации выступают данные о производственно-хозяйственной деятельности, статьи в специализированных и региональных журналах, справочные издания и отчеты, которые включают в себя данные о конкуренте.

Вторичную информацию обычно разделяют  на три группы: открытая информация, условно открытая информация и закрытая информация.

В зависимости от степени доступа  к информации возникает ряд специфических  проблем при работе с этими  данными. Первая группа отличается неполнотой информации, которую можно с ее помощью получить. Вторая группа характеризуется  большой степенью недостоверности информации. Многие предприятия склонны искажать данные своего бюджета для того, чтобы уйти от налогов. Все вышеперечисленные минусы не относятся к третьей группе, но большая засекреченность и закрытый доступ к информации не позволяет часто прибегать к этому виду информации.