Анализ эффективности участия в выставке

     – заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

     – обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы [2 с. 128].

     После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы  в выставке.

     Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

     – организационные;

     – коммерческие.

     При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:

     – удачно ли было выбрано место для стенда;

     – была ли удачной планировка стенда; соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам;

     – какие неудобства вы испытывали во время работы;

     – что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования;

     – без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись.

     Коммерческие  итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.) [11, с. 45].

     Особая  роль в обеспечении успеха в выставочной  деятельности фирмы принадлежит  стендистам – сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

     Основные  функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них  потенциальных клиентов или деловых  партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров.

     Контакты  между стендистами различных  предприятий одной отрасли (в  данном случае машиностроительной) необходимы. Они позволяют обмениваться опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.

     Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет – самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.

     На  сайте выставочной компании можно  поместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.

     Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет – это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциальных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Интернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа. Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок [10, с. 99].

     Сотрудники  Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выставок идёт по следующим направлениям:

     – развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

     – развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциальных посетителей [3 с. 245]. 

    1.3 Тенденции развития ярмарочно-выставочной деятельности в Республике Беларусь 

     Регулированием  деятельности выставок и ярмарок занимаются как учреждения стран, на территории которых они проводятся, так и международные организации [12, с. 45].

     К международным организациям, регулирующим деятельность международных выставок и ярмарок, относятся:

     1. Международное бюро выставок создано в 1931 г. для наблюдения за выполнением Парижской конвенции 1928 г. о международных выставках. В задачи Конвенции входит регламентация порядка организации официальных всемирных выставок, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учетом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать ее в Международном бюро выставок не позднее чем за шесть месяцев до рассылки приглашений. Конвенция предусматривает ряд льгот для участников выставки: бесплатное предоставление площади под экспонаты; временно беспошлинный ввоз экспонатов с обязательством их обратного вывоза; беспошлинный ввоз каталогов и других рекламных изданий, строительных материалов для возведения павильонов и стендов, образцов для бесплатной раздачи и дегустации. Если этому не препятствуют законы страны, экспонент имеет право продать свои экспонаты по окончании выставки.

     2. Союз международных ярмарок создан в 1925 г. в целях организации и поддержания постоянного сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и, таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов. Членами - учредителями считаются те ярмарки, по инициативе которых основан Союз. В действительные члены Союза принимаются ярмарки, юридически признанные в качестве международных правительством своей страны, созданные авторитетными организациями, существующие минимум пять лет, имеющие собственное ярмарочное оборудование, привлекающие в качестве участников промышленные и торговые фирмы минуя посредников. Действительными членами могут быть ярмарки, в странах нахождения которых не имеется международных ярмарок, уже являющихся членами Союза. В качестве чрезвычайных членов принимаются ярмарки, организованные в странах, в которых существует одна или несколько международных ярмарок – членов Союза. Союз международных ярмарок разрабатывает проект мероприятий, способствующих развитию ярмарок, создает арбитражные комиссии для решения споров между своими членами, содействует рекламе международных ярмарок, выпускает ежемесячный журнал. В своей деятельности Союз добился некоторых результатов: распространения на территории международных ярмарок положения о таможенных складах, упрощения таможенных формальностей, выделения участникам ярмарок импортных контингентов, патентной охраны выставленных на ярмарках изобретений, установления льготных транспортных тарифов на перевозку ярмарочных грузов, выдачи бесплатных виз посетителям ярмарок и др.

     3. Рыночная группа по международным ярмаркам. Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии ООН создана в 1955 г. В ее состав входят представители 20 стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительствам стран – членов ООН относительно административных льгот, которые предоставляются международным ярмаркам и выставкам образцов. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок и ярмарок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не позднее 15 дней), порядок ввоза на выставки и ярмарки рекламного и строительного материалов, необходимых для оформления стендов (беспошлинно), образцов для проб и экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и пр.

     Помимо  перечисленных международных организаций  существуют также временные объединения международных отраслевых выставок и ярмарок по отдельным группам товаров: автомобилям, мотоциклам, металлорежущим станкам, полиграфическому оборудованию, текстилю. Эти международные организации содействуют проведению международных выставок и ярмарок и стремятся унифицировать и распространить льготы для их участников, посетителей, а также грузов на все универсальные и отраслевые выставки и ярмарки международного значения [15, с. 60-61].

     Ярмарочная  и выставочная деятельность получила довольно широкое развитие в Республике Беларусь. Ежегодно в республике проводится более ста ярмарок и выставок самой разнообразной тематики. Проведением  подобных мероприятий занимается около 20 различных организаций. Наиболее Крупными из них являются выставочная компания «Минскэкспо», выставочное общество «ЭКСПОФОРУМ», закрытое акционерное общество (ЗАО) «Техника и коммуникации», государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр», акционерное общество «Центр поддержки предпринимательства «Центр XXI век».

     Кроме международных универсальных и  специализированных ярмарок и выставок в республике проводятся выставки-продажи  товаров народного потребления и специализированные оптовые ярмарки.

     Ярмарочная  и выставочная деятельность субъектов  хозяйствования за рубежом осуществляется в виде организации национальных выставок Республики Беларусь, белорусских национальных экспозиций и коллективных белорусских экспозиций на зарубежных международных ярмарках и выставках. Основными организаторами таких коллективных экспозиций выступают Белорусская торгово-промышленная палата, ЗАО «Техника и коммуникации».

     ЗАО «Техника и коммуникации» создано  в 1990 г. Основными направлениями его деятельности являются организация и проведение международных выставок, конгрессов, симпозиумов, оказание услуг по строительству выставочных стендов. ЗАО «Техника и коммуникации» проводит крупнейшие в Беларуси специализированные международные выставки по медицине, телекоммуникациям, компьютерам, банковским системам, энергетике, экологии, торговому и офисному оборудованию, товарам народного потребления.

     Наряду  с ЗАО «Техника и коммуникации»  одной из крупных организаций, занимающихся ярмарочной и выставочной деятельностью, является государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр». В его состав вошла бывшая выставка достижений народного Хозяйства (ВДНХ) Республики Беларусь.

     Государственное выставочное объединение «Республиканский выставочный центр» проводит крупнейшие в Республике Беларусь международные специализированные выставки по актуальным для республики направлениям: медицина, телекоммуникации, информатика, радиоэлектроника и приборостроение, автомобилестроение и др., а также универсальные ярмарки.

     Большое значение для Республики Беларусь имеет  Национальный выставочный центр «Белэкспо» – это современное, самофинансируемое предприятие, которое включает в себя два выставочных павильона: по ул.Я.Купалы, 27 (5135 кв.м. закрытой выставочной площади) и по пр. Победителей, 14 (3071 кв.м. соответственно) и оказывает весь комплекс выставочных услуг. В 2008 году НВЦ «Белэкспо» отметило свой 40-летний юбилей. Его история началась 27 декабря 1968 года в Минске, когда открылась Выставка достижений народного хозяйства (ВДНХ БССР) [14, с. 56].

     Сегодня «Белэкспо» – крупнейшая выставочная  компания Беларуси, продолжая традиции, заложенные 40 лет назад, содействует  развитию экономики республики и ее интегрированию в мировое хозяйство. Основной сферой деятельности была и остается организация и проведение выставок – международных, специализированных, универсальных. НВЦ «Белэкспо» первым в стране стал проводить региональные выставки. И сегодня выставки «Брест. Содружество», «Еврорегион «Неман», которые проходят в Бресте и Гродно широко известны в Украине, России, Польше, Литве, Латвии.

     НВЦ «Белэкспо» является одним из ведущих  организаторов Национальных выставок Республики Беларусь. Только за последнее время национальные экспозиции были представлены в Узбекистане, Молдове, России (Москва, Краснодар, Ярославль, Екатеринбург, Казань). В среднем в год НВЦ «Белэкспо» проводит более 40 выставочных мероприятия. Среди них такие широко известные проекты как «СтройЭкспо», «Отдых», «Турбизнес», «Белтекслегпром», «Продэкспо», «Мебель», «Кульбытхозтовары», выставка вооружений и военной техники «Milex», выставка перспективных технологий и систем «PTS», единственная в Беларуси выставка подобной тематики «Свадебный салон». Осенние оптовые выставки-ярмарки, такие как «Мебель», «Продэкспо», «Культбытхозтовары», «Белтекслегпром» являются одними из крупнейших и самых представительных оптовых торгов республики. На них формируются рыночные ресурсы, что весьма актуально для производителей отечественных товаров и предприятий торговли республики. В процессе работы участники ярмарки имеют возможность сформировать заявки и заказы на производство и поставку товаров, уточнить потребность по основным товарным группам, провести соответствующую работу по расширению ассортимента предлагаемых к продаже товаров, выработать правила договорных отношений.