Логистическая подсистема закупок материальных ресурсов

9. Координация и взаимосвязь  функции снабжения с другими  подразделениями компании, а также  установление тесных связей с  поставщиками, что обеспечивает  включение компании в единую  макрологистическую систему. 

Модели организации  закупочной логистики и снабжения  предприятия 

В настоящее время в российских компаниях можно наблюдать две  принципиально отличающиеся модели организации снабжения. 

1 вариант: Задачи снабжения выполняются различными функциональными подразделениями. Например, перечень и количество материальных ресурсов, определяются дирекцией по производству, а задачи выбора поставщика, заключение договоров и организация доставки решаются специалистами службы закупок. В результате функция управления снабжением разделена между подразделениями компании и ее эффективная реализация затруднена. 

2 вариант: предполагает сосредоточение всех процедур по снабжению компании материальными ресурсами в компетенции одного подразделения. Такая структура позволяет более эффективно организовать продвижение материального потока от поставщиков, а также управлять процессом снабжения.

           1.2. Отличие закупок промышленных предприятий от других субъектов рынка

Для этого рассмотрим процесс осуществления  закупок каким-либо потребителем, а  с другой стороны – предприятием.  
Этапы процесса осуществления закупок потребителем:  
1. Осознание потребности - выявляется потребность потребителя, которую можно удовлетворить путем приобретения продукции. 
2. Общее описание потребности - указываются основные характеристики и необходимое количество требуемой продукции 
3. Оценка характеристик продукции - определяются и выбираются наилучшие потребительские свойства (характеристики) требуемой продукции. 
4. Поиск поставщиков - покупателю необходимо выбрать лучших поставщиков. 
5. Запрос предложений - покупатель предлагает поставщикам сделать свои предложения. 
6. Выбор поставщика - покупатель анализирует поступившие предложения и выбирает одного или нескольких поставщиков продукции. 
7. Оформление заказа - процедура передачи поставщику окончательного заказа. Оговариваются потребительские свойства продукции, необходимое ее количество, желательные сроки поставки, условия возврата, гарантии. 
8. Оценка эффективности деятельности поставщика - покупатель оценивает, насколько он удовлетворен работой поставщика. На основе оценки принимается решение о продлении, изменении или приостановке договора с ним.  
Этапы процесса закупок на предприятии: 
1. Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей). 
2.  Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время: 
· на подготовку спецификаций; 
· на запросы продавцу; 
· на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств; 
· на утверждение проектной документации поставщика; 
· на изготовление и отгрузку к месту получения. 
3.  Разработка предварительного графика закупки на основании известной требуемой даты поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции. 
4.  Размещение объявлений о подаче предложений. 
5.  Оценка предложения. 
6.  Окончательные переговоры.  
7. Составление документации. 
8.  Поставка и контроль качества. 
9.  Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.  
Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. 
Показатели,   характеризующие  деятельность  службы  закупок предприятия: 
(совокупный торговый оборот; общий объем закупок; закупочные цены на продукцию; средние цены на закупаемую продукцию; размеры отдельных (единичных) закупок; затраты на оформление и передачу заказов на поставку; количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок); количество договоров на поставку; количество сотрудников службы закупок; количество поставщиков; условия платежа; условия поставки; аккуратность поставок; количество поставок за определенный период времени; срок поставок; надежность поставок). 
Операции, осуществляемые в рамках функции закупок: 
· анализ рынка; 
· изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время: (согласование стоимости обслуживания и заключение договора; проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя; проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем; установление единой политики в отношениях с поставщиками;

сокращение времени проверки и  одобрения спецификации продукции; 
экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса; поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств; разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок). 
Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии:  
· объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия; 
· особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок; 
· ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. Планирование закупок сырья - планирование общего количества основных и значимых видов сырья, необходимых для производства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям). 
Факторы, влияющие на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия: 
· скорость выполнения заказа (время от момента отправки заказа до получения продукции); 
· возможность срочной доставки продукции по специальному заказу; 
· готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией (или принять обратно продукцию без выяснения причин отказа от нее); 
· обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции; 
· умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки; 
· наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей; 
· наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети; 
· достаточный уровень запасов продукции; 
· уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям. 
Цели системы управления закупками на предприятии: 
· расширение номенклатуры продукции; 
· снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков; 
· избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции; 
· контроль над специальными заказами; 
· контроль над упущенными продажами; 
· увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа. 
Методы закупок: 
· прямые закупки - закупки продукции непосредственно у производителей; 
· встречные закупки - закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями; 
· лизинг - аренда, например, складского оборудования; 
· новая закупка - ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований; 
· обычная повторная закупка; 
· измененная повторная закупка - ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований; 
· комплексная закупка - осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений. 

Теперь попробуем  выделить основные отличия закупок промышленных предприятий от других субъектов рынка

Рынок, представляя собой совокупность товарно-денежных отношений, возникающих в результате купли-продажи товаров и услуг, налаживает тем самым взаимодействие трех главных экономических субъектов. Ими являются государство (правительство), предприятия, фирмы (бизнес) и домашние хозяйства.

Государство как субъект рыночного  хозяйства действует через систему  государственных учреждений и бюджетных организаций, которые выполняют функции государственного регулирования экономики. Государство в лице правительства осуществляет закупки широкого спектра товаров. На рынке труда государство закупает рабочую силу, необходимую для службы в государственных учреждениях и бюджетных организациях, на рынке средств производства и предметов потребления приобретает у производителей товары общественного, государственного пользования, в том числе вооружение, здания, машины и ряд других товаров, поступающих в результате закупок в государственную собственность и частично предоставляемых затем населению. В качестве продавца государство продает в основном услуги, но способно продавать землю, природные ресурсы, жилье, другие товары, находящиеся в государственной собственности, Обычно объем государственных продаж на рынке существенно ниже объема государственных закупок.

Предприятия, фирмы функционируют  ради получения дохода (прибыли) и  являются основными поставщиками на рынок разнообразных товаров и услуг. В ряде случаев они могут продавать принадлежащие им имущественные ценности и материальные запасы, в том числе земельные участки, здания, сырье, оборудование. Торговые предприятия продают на рынке все товары своего торгового ассортимента. Приобретают же предприятия на рынке в первую очередь рабочую силу у домашних хозяйств, необходимую им продукцию других предприятий, природные ресурсы у их владельцев, могут приобретать также деньги в виде кредитов и ценные бумаги.

Домашнее хозяйство — это  единица, состоящая из одного и более  человек, функционирующая в потребительском  секторе. Домашние хозяйства продают  на рынке свой труд и способны продавать  принадлежащие им товары в виде земли, капитала, имущества, отдельных видов товаров и услуг потребительского назначения. Предметом покупок выступают потребительские товары и услуги.

Таким образом, рынок оказывается  на скрещивании множества дорог, по которым в одну сторону, от продавца к покупателю, движутся продаваемые одними и покупаемые другими ресурсы, продукция, товары, услуги, а в другую — направляются денежные потоки от покупателей к продавцам в виде платы за купленные товары.

• при закупке промышленного предприятия товары, работы и услуги используются в производстве и/или перепродаже, в отличие от закупок потребителей, где товары и услуги после приобретения подлежат конечному использованию или потреблению.

При сравнении  потребительской и промышленной закупки выявляют такие отличительные характеристики промышленной закупки как:

• небольшое количество покупателей;
• более значительные покупки, обычно 20% покупателей совершают 80% покупок (по принципу Парето оптимум);
• тесные коммерческие отношения (из-за небольшого количества поставщиков и важных клиентов, установление связей становится стратегическим инструментом высокой важности в промышленном маркетинге);
• покупатели являются профессионалами, которые постоянно заняты вопросами улучшения своих методов покупки (поэтому многие поставщики имеют спецгруппы торгового персонала, который составлен из коммерческих инженеров или технических коммерсантов);
• обычно в решении о покупке товара промышленного назначения принимает участие много лиц, в сложных случаях решение принимает комитет экспертов, чтобы увеличить шансы заключения сделки, необходимо идентифицировать специфическую роль каждого участника в процессе решения;
• покупка промышленного товара сопровождается большим числом документов, таких, как запрос на офёрту, контракты на продажу и др. документы, которые не используются на потребительском рынке.
• прямые покупки, в большинстве случаёв клиенты обращаются непосредственно к изготовителю, минуя посредников, особенно, если речь идёт о технически сложных товарах либо в изготовлении, либо в обслуживании;
• партнёрство, покупатели часто выбирают поставщиков, которые являются в тоже время их клиентами;
• лизинг, промышленные предприятия предпочитают часто брать в аренду, чем покупать, тем самым лизинг позволяет снизить вложения капитала, получить новинки техники, наилучшее обслуживание, а в ряде случаев и налоговые преимущества.