Информационное обеспечение логистического процесса

По оценкам специалистов, на логистические информационные системы приходится 10-20% всех логистических издержек. Цены аппаратного оборудования в мире быстро понижаются; растет отношение производительности ЭВМ к их цене. Несколько лет назад отношение стоимости аппаратного оборудования к программному обеспечению составляло около 1:3; вес программного обеспечения в этом соотношении неустанно растет как из-за увеличения масштаба и сложности информационных систем, так и из-за удешевления аппаратного оборудования.

Для построения логистических информационных систем на базе ЭВМ важны следующие принципы:

• нужно стремиться к модулярной структуре систем как в аппаратном оборудовании, так и в программном обеспечении;
• надо обеспечить возможность поэтапного создания системы;
• очень важным является четкое установление мест стыка;
• нужно обеспечить гибкость системы с точки зрения специфических требований конкретного применения;
• ведущую роль играет приемлемость системы для пользователя диалога «человек-машина».[3]

При проектировании информационных систем возникает опасность сохранения традиционных процессов, в то время как необходимо добиться коренных изменений в организации. Надо иметь в виду, что вычислительные системы не являются универсальным лекарством от плохо управляемых операций. Кроме того, при неконтролируемом использовании новых информационных технологий легко возникает разлив излишней информации и в результате возрастает стоимость обработки данных без заметного эффекта для предприятия. Недостаточная эффективность информационных систем может иметь и другие причины: например, организационные барьеры между подразделениями предприятия, низкое качество (по критериям «верность» и «актуальность») данных, неподготовленность подразделений предприятия к внедрению системы.

Стратегическое планирование информационной системы включает следующие шаги:

• определение подразделений предприятия, которые будут включены в интегрированную информационную систему (также с учетом перспективы);
• грубый проект функциональных областей информационной системы и соотношений между ними;
• определение важных для работы предприятия объектов (заказчики, поставщики материалов, деталей и т.п.) и их отображение в информационной системе (это наиболее сложная задача стратегического планирования, тесно связанная с предыдущим шагом);
• определение возможностей использования функциональных областей системы в различных подразделениях предприятия и оценка ожидаемого эффекта;
• установление правил для архитектуры и технической реализации подсистем и соединяющих звеньев, создаваемых собственными силами;
• установление общих, независимых от функций правил и форматов для передачи данных между функциональными областями информационной системы;
• установление параметров для вычислительной техники (аппаратное оборудование, операционная система, система управления данными, иерархические уровни ЭВМ, технические методы передачи);
• разработка проекта реализации (приоритеты, сроки и т.д.).

Стратегический общий план создается в течение нескольких месяцев. Необходима его ежегодная актуализация с учетом нового опыта реализации отдельных проектов, изменений в рыночной среде и дальнейшего развития информационной техники.

Для создания стратегического общего плана рекомендуется образование немногочисленной группы специалистов по информатике и сотрудников пользовательских подразделений. Решающей предпосылкой успешной работы такой группы является поддержка руководства предприятия; оно формулирует цели и контролирует ход работ.

Ситуативное действие означает быстрое реагирование на внешние события (например, на изменения на рынке, технические новшества, организационные или персональные изменения на предприятии), т.е. начало работы над соответствующим проектом. Решение принимается на основе ситуации в настоящий момент, оно не зависит от долгосрочного планирования. Однако в благоприятном случае можно сформулировать проект так, чтобы он покрыл предусмотренную в стратегическом плане функциональную область, или в худшем случае включить новый проект в общий план.

Ситуативное действие также подразумевает проверку появившегося на рынке нового стандартного программного обеспечения на совместимость, со стратегическим общим планом и на его применимость без учета предусмотренных в плане приоритетов.

Комбинирование стратегического общего планирования информационной системы с ситуативным действием позволяет принимать решения об отдельных проектах гибко и с учетом потребностей отдельных подразделений, но без возникновения изолированных, несогласованных частных решений.[9]

 

 

 

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ

 

 

1. Информационные потоки в логистических цепях

 

 

Главным условием процесса управления материальными потоками является обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Эффективное использование информации заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях.

В связи с этим, одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе сообщений, между логистической системой ивнешней средой, необходимых для управления и контроля логистическихопераций. Информационный поток может существовать в виде бумажныхи электронных документов.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• источник возникновения;
• направление движения потока;
• скорость передачи и приёма;
• интенсивность потока и др.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока. Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную.

Движущийся информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе. Опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза. Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству, разнообразные претензии, подтверждения.[4]

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

В зависимости от вида связываемых потоком систем:

• Горизонтальные

Горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов, либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

Чаще всего они имеют неформальный характер. Горизонтальные информационные потоки являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами.

• Вертикальные

Вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга - в дочерние предприятия и т.д.

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на:

• нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и
• восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Нисходящие информационные потоки могут быть и формальными, и неформальными. С точки зрения их коммуникативной эффективности, ситуация выглядит следующим образом: чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50% поступающей информации.

Восходящие информационные потоки крайне редко бывают неформальными, это не нуждается в разъяснении. Искажение информации в таком потоке может достигать 90%. И, самое интересное, информация, которая в нем содержится, меньше всего анализируется. Если на предприятии, в фирме или учреждении не организован приток идей снизу, значит, возможности для его инновационного развития значительно ограничены. И, наоборот, хорошо налаженный процесс поступления идей от подчиненных в значительной степени повышает эффективность работы предприятия.

В зависимости от места прохождения:

• Внешние

Внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий-партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

Внешний информационный поток - это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. И такие потоки тоже имеют специфические особенности. Во-первых, их почти невозможно контролировать. Вы не знаете, какая информация (важная или неважная, негативная или позитивная, секретная или открытая) уходит из вашей фирмы или организации. Во-вторых, внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию. Единственный способ управления им - использовать такой поток для создания «образа предприятия», его имиджа в глазах общественного мнения.

• Внутренние

Внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая

циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и порожденную внутри предприятия информацию.

В зависимости от направления по отношению к логистической системе:

• Входные

Входные информационные потоки - сообщения входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

• Выходные

Выходные информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Исходя из неоднородности и множественности поставщиков и потребителей логистических информационных потоков, а также руководствуясь главной целью классификации - упорядочением логистических информационных потоков, первым шагом в классификационной группировке является деление по признаку, позволяющему образовать однородные по видам деятельности (или по функциям) информационные потоки. Известно, что информационный поток, как правило, выражается в определенном виде документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В соответствии с существующим делением документации по видам деятельности, логистические информационные потоки могут быть классифицированы на:

• распорядительные (приказы, распоряжения),
• организационные (инструкции, протоколы, положения),
• аналитические (обзоры, сводки, докладные записки),
• справочные (справки), научные (статьи, рефераты),
• технические (документации по технике безопасности).

Передача и прием информационных потоков осуществляется с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т.п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть переданы на бумажные, электронные, смешанные. [9]

Носитель информации - это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга.

Структура информационных потоков определяет их однородность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональной принадлежностью, единым видом документационного сопровождения. Неоднородные информационные потоки соответственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям. По периодичности информационные потоки делятся на:

• регулярные, соответствующие регламентированной во времени передаче данных;
• оперативные - обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени.