Информационная логистика

Роль информационных сетей  подобного типа заключается в  интеграции методов менеджмента  и новых технологий информатизации и автоматизации, а это гарантирует  предприятиям повышение производительности систем материально-технического обеспечения, базирующихся на автоматизированных информационных системах

Наличие развитой информационной структуры производства обеспечивает две стороны общего логистического процесса. Во-первых, эта система позволяет обслуживать производственные процессы, слагающиеся из субпроцессов. Горизонтальная интеграция информационного обслуживания субсистем делает возможным связать воедино информацию и обеспечить ею материальный поток в цепи поступления товаров и сырья, предварительной их обработки, монтажа, проверки и сбыта. Горизонтальная интеграция, кроме всего прочего, позволяет органично связать материальные и товарные потоки с общей системой планирования и управления на уровне производства и фирмы. Наличие подобной связи в идеальном случае дает возможность добиться того, чтобы ни одно соответствующее решение о производственном процессе не могло быть принято и реализовано без соотнесения его с общей стратегией и целями производства.

Во-вторых, существует не менее  важная для определения стратеги закупочной и сбытовой деятельности вертикальная интеграция логистической информационной системы, заключающаяся в связи и воздействии друг на друга различных уровней в иерархии структуры управления производством, начиная со структур стратегического планирования развития производства и сбыта и кончая уровнем оперативного руководства отдельными производственными участками.

Вертикальная интеграция охватывает все уровни как прямыми (сверху вниз), так и обратными (снизу  вверх) связями, позволяли верхнему уровню иметь достаточную информацию о состоянии отдельных звеньев  производства и оперативно реагировать  на происходящие изменения. С другой стороны, подобная система может  быстро влиять на производственные процессы с целью: а) обеспечения выпуска  на рынок продукции, необходимой  в настоящий момент; б) реализации в кратчайшие сроки целевых заказов  потребителей; в) стабильного поддержания  высокого качества.

Например, автомобильная  промышленность развитых стран (отрасль  машиностроения, где очень высока конкуренция) может в кратчайшие сроки удовлетворить запросы  покупателя не только на партию автомобилей, но и на отдельный автомобиль, варьируя десятками параметров как в отделке автомобиля, так и в его конструкции благодаря поступлению оперативной информации, начиная с уровня заказа на продукцию и заканчивая уровнем его конструкции выполнения.

Характерно, что в традиционной системе снабженческого заказа на закупку как в США, так и в Западной Европе содержится почти вся необходимая информация по ее условиям, включающая, например, такие данные, как требования на закупку, упаковочные листы документы на отгрузку, счета-фактуры и пр. Деятельность по организации документооборота обычно требует больших затрат времени, формальной бумажной работы и к тому же не застрахована от неточностей и ошибок. В условиях отсутствия информационных логистических цепочек и системного подхода к их организации работники снабжения западных компаний заняты большую часть своего времени «проталкиванием бумаг». Частные изменения особенностей и размеров заказа, времени поставок вынуждают работниками снабжения реагировать срочным образом. Считается, что до 50% их времени тратится на оформление документов и экспедирование (и это в условиях практически полной «электронизации» канцелярских процессов). Такая обстановка дает работникам снабжения мало возможностей для решения проблем с поставщиками, препятствует их более тесной совместной работе по повышению экономической эффективности, совершенствованию технических знаний и повышению производительности труда.

Существенно облегчает работу служб снабжения переход на оперативную  систему. Здесь, по мнению специалистов-логистиков, заключены значительные резервы повышения производительности управленческого труда, снижения объемов переписки и, в конечном итоге, предпосылки для создания эффективно действующей информационной логистической системы. В настоящее время именно на основе оперативного снабжения по системе «точно в срок» стали конструироваться автоматизированные человеко-машинные системы материально-технического снабжения, немыслимые без хорошо налаженной информационной логистики.

Оперативное снабжение в  любой его форме требует меньшего объема и времени формального  оформления документов, так как поставки производятся по нескольку раз в  день, используются долгосрочные контракты, и даже просто телефонный звонок или  короткая телеграмма могут легко  изменить время и размер поставки. Одновременно оформительская работа сокращается  за счет использования особых карточек заказа (они в большинстве случаев  именуются японским термином «канбан»), которые способствуют ускорению поставок. Это карточка из пластмассы или плотной бумаги, на которой каждый рабочий получает производственную информацию. Находясь, например, на сборочной линии, он перемещает ее из контейнера для деталей в данной стадии производства в точку складирования на предыдущей стадии. Карточка, оставленная в этой точке, служит сигналом для восстановления израсходованных запасов. Так две карточки образуют информационную систему, действующую в реальном масштабе времени и показывающую производственную загрузку, состояние складов и использование рабочей силы.

В условиях жесткой конкуренции  особое значение придается планированию и управлению сбытом продукции. Прежде всего отметим, что структуре фирмы, управляющей сбытом, требуется значительное количество информации в нужное время и в необходимой форме. Без этого невозможно надеяться на обеспечение прибыльности производства. В процессе сбытовой деятельности решаются весьма специфические проблемы, с трудом поддающиеся анализу, к тону же не всегда достаточно понятные, постоянно меняющиеся, с различными приоритетами и разной степенью значимости.

Главная задача информационных систем в этой области - обеспечить актуальную и точную информацию о  рынке и продажах, способствовать сокращению административных расходов. Интегрированная система управления сбытом фирмы является частью общефирменной  системы информации и управления, которая должна обеспечивать потребителя  несколькими формами важнейшей  информации, в том числе цифровыми  и текстовыми данными, графической  информацией и т. п.

Для информационной поддержки  сбытовой деятельности фирмы необходимо задействовать следующие основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем:

1) история рынка сбыта  (анализ по регионам), типы сбытовых  операций;

2) прогнозы рынка и сбыта;

3) конкуренция, история,  состояние, перспективы;

4) доля на рынке: история  и анализ;

5) иены и ценообразование;

6) расходы;

7) модели рынка (сбыта);

8) контроль деятельности  персонала;

9) территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное  распределение командировок;

10) источники запросов  перехода на новый продукт  и пр ;

11) реестр покупателей;

12) исходящая и получаемая  информация;

13) печатание и отправка  почты;

14) контроль ответов и  анализ результатов рекламной  деятельности;

15) обсчет сбытовой деятельности;

16) движение заказа, выставление  счетов, составление смет и отчетов;

17) доступ к внутренней  и внешней информации, и ряд  других'.

Исходя из представленного  списка видно, что информационные системы  обеспечивают сбытовую службу в вопросах планирования, техники сбытовых операций, наблюдения рынка, внутреннего контроля и т. д.

Формирование информационной системы - сложный и много плановый процесс, в котором используются достижения современной информационной технологии, новейшие компьютерные системы, что делает возможным успешное руководство производственными процессами на основе применения адекватной информационной техники, методов и форм информационного обеспечения всей логистической системы в целом.

3.2. Информационная инфраструктура

Новые задачи, которые встают перед организаторами и руководителями производства в области практической реализации логистических принципов, приводят их к необходимости создания информационной инфраструктуры, которая позволила бы собирать, организовывать и транспортировать информацию в соответствии с поставленными целями. Необходимая основа работы - идентификация, стандартизация источников информации, ее обработки и передачи. Это вполне достижимо путем создания компьютерной сети производства. На примере коммуникационной сети западноевропейских филиалов IВМ можно рассмотреть уровень охвата и возможности такой системы.

Все производственные подразделения  фирмы IВМ в ФРГ объединены с целью информационного обеспечения через компьютерную сеть, являющуюся основой коммуникационной системы PROFS (Professional Office System). Эта система позволяет каждому включенному в нее сотруднику связаться с любым другим подразделением фирмы. Сегодня более чем 26 из 30 тысяч работников западногерманского филиала IВМ объединены в эту систему. Производственная сеть вместе с системой PROFS образует инфраструктуру для всего информационного потока в фирме.

В традиционной и уже отходящей  на второй план в развитых странах  концепции организации материально-технического снабжения функции собственно снабжения (закупок) всегда были отделены от функций  производства, складирования, маркетинга и сбыта. Они подчиняются разным структурам управления (соответственно: коммерческой, производственной и сбытовой) и слабо связаны между собой (такая связь обнаруживается и то эпизодически - лишь на уровне генерального управления фирмой или предприятием). Это приводит к глубокому разделению задач названных служб (в этом отношении данная система напоминает отечественную схему организации снабжения предприятий).

Следствием такой организации  является положение, когда задачи управления транспортом, складированием и материальными  потоками решаются недостаточно, так  как они находятся в компетенции  конкретных подразделений, которые  в рамках крупных предприятий  больше конкурируют между собой  за фонды и место в иерархии, чем подчиняются единой системе  ценностей и целей. Это видно  из анализа деятельности производства, которое стремится использовать собственное складское хозяйство  с соответствующими резервными запасами и противостоять непрерывному давлению системы рынков на производство. Задачи сбыта приводят к необходимости  ориентации на потребителей, а следовательно, степень готовности к поставкам продукции на рынок становится критерием оценки эффективности управления.

Считается, что рассмотренная  система организации может возникать  и работать в условиях рыночной экономики, когда сложность задач снабжения  и транспортировки невысока или  когда затраты, связанные с решением этих задач, относительно низки, а влияние  услуг, предоставляемых системой снабжения, складирования и транспорта сравнительно невелико. Слабая взаимосвязь отдельных  сфер деятельности при неизбежных ошибках  их согласования ведет к завышению  складских запасов и оборотных  фондов, диспропорции производственных мощностей, неполноте исходной информации при принятии альтернативных решений  типа «производить или покупать», а  также к неравноценной загрузке отдельных производственных линий.

Информационная логистика  организует поток данных, сопровождающий материальный поток, и является тем  существенным для предприятия звеном, который связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами движения и складирования  реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечить своевременную доставку этих товаров в необходимых количествах, комплектации, качестве из точки их возникновения в точку потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом. Для этого система материального обеспечения производства подвергается общей иерархической структуризации. Подзадачи материального обеспечения (транспортировка, перегрузка, складирование и распределение) выполняются с помощью существенно автоматизированных функциональных элементов. Комбинация этих элементов в подсистеме образует сетевую структуру, которая представляет подобласти материального обеспечения производства.

Логистическая система на производстве эффективна только тогда когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные процессы. Эта проблема решается путем создания соответствующего информационного базиса. Сюда относятся «актуальные обзоры» фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания и простоев) и контроля за их соблюдением. Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает «датчиками и измерительными инструментами», которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации. Логистическая система предъявляет к своей «измерительной» сети следующие требования:

? быстрый и надежный, ручной  или автоматизированный сбор  данных о транспортных средствах  и средствах производства;

? структурирование внутрипроизводственной  информационной системы поддержки  принятия решений, которая в  каждый момент содержит актуальную  информацию о ходе производственных  процессов по каждому из участков.

Таким образом, управление транспортом  в целом, а также функциями  создания промежуточных запасов  и складирование (в смысле системы  материального обеспечения) может  быть централизовано, причем полностью  автоматические технологические элементы (высотные склады, безмашинные транспортные системы, манипуляционные системы) интегрируются в общий процесс с помощью единых интерфейсов. В ряде случаев на производстве отдельных компаний после выполнения мероприятий по организации сетей информационной логистики и их автоматизации не получают сколько-нибудь значительного эффекта. Как правило, это происходит там, где организационная структура принятия стратегических решений не соответствует современным принципам логистического подхода. Это еще раз доказывает, что организация логистических цепей является комплексной задачей, требующей своего решения на всех уровнях руководства компанией.

В странах Западной Европы, США и Японии речь идет уже не только об управлении большими объемами данных с помощью вычислительных машин или о полной автоматизации  отдельных функций логистической системы, но и в возрастающей мере о предварительном и оптимизированном текущем и перспективном планировании. Причем в планирование в равной мере включаются и средства производства, и необходимые коммерческие и организационные процессы. По существу происходит сращивание функций материально-технического снабжения и производственных функций. Такое планирование предполагает централизацию полномочий по управлению на основе децентрализованного сбора данных и требует как можно более оперативной информации и детальной интерпретации собранных данных. Так как качество планирования растет вместе с ростом полноты информации и скорости обработки данных, внутренняя структура производственных систем материального обеспечения последовательно оснащается пунктами управления, снабженными мощными вычислительными машинами, которые объединяются в единую сеть. Связь таких пунктов управления с окружающей их средой через интерфейсы вычислительных машин и системами беспроводной связи.