В процессе обмена принимают участие  несколько элементов: (1) отправитель  почтового послания, (2) почтовый сервер отправителя, выполняющий роль почтового  отделения, (3) почтовый сервер получателя и (4) получатель.

      Для работы отправителя или получателя со своим почтовым сервером необходимо наличие специальной почтовой программы. Обычно - это Microsoft Outlook или Outlook Express, которые являются атрибутами офисного пакета Microsoft Office или браузера Microsoft Internet Explorer.

      Необходимое для оправки послание набирается или вставляется в текст в почтовой программе, а затем отсылается на почтовый сервер. Почтовый сервер отсылает это послание на почтовый сервер получателя, где оно хранится в почтовом ящике. После обращения получателя к своему почтовому ящику послание либо забирается из почтового ящика на локальный компьютер и на нем просматривается, либо просматривается прямо в почтовом ящике на почтовом сервере, где и остается до специального удаления.

      Почти всегда почтовый ящик имеет определенный размер, поэтому использовать его как склад писем неправильно. В один прекрасный момент размер накопленных сообщений может превысить выделенный лимит и тогда все поступающие сообщения будут оправляться обратно отправителю. Обычно размер ящика колеблется в пределах от 5 до 30 Мб.

      Отправка  письма является более простой процедурой, чем его получение. Дело в том, что перед получением, почтовый сервер должен убедиться, что он «выдает» письмо именно тому адресату, которому оно послано.

      Для отправки писем используется протокол SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол передачи почты), не спрашивающий никаких паролей.

      Для получения писем используют два  других протокола - POP3 (Post Office Protocol, версия 3) или IMAP (Internet Message Access Protocol). По первому сообщение забирается с почтового сервера на локальный компьютер, по второму - оно там остается. Поэтому, если ваша работа все время протекает непосредственно в офисе, то установка работы по протоколу POP3 - оптимальный вариант использования почтовой службой. Однако, если вы не имеете своего персонального компьютера или ваша работа имеет разъездной характер, то использование протокола IMAP - самое правильное решение, поскольку в этом случае сообщения доступны с любого компьютера, подключенного к сети Интернет. [9]

      Формат  почтового адреса очень простой. Состоит из двух частей разделенных  знаком «@». Вариантов названий этого символа множество: и лягушка, и ухо, и собака, и обезьяна. Правильное название: «эт коммерческий (-ая)». Первая часть почтового адреса - это имя пользователя, вторая часть - доменная.

          В почтовом адресе могут  также встретиться и другие символы, такие как «точка», знак подчеркивания «_», знак минус «-», но всегда будет имя пользователя и доменная часть разделенные «@». Иногда электронный почтовый адрес предваряют словами e-mail или mailto, после них обычно ставится двоеточие.

    И последний вопрос - как получить почтовый адрес? Раздачей почтовых адресов  занимается любой провайдер сети Интернет. При открытии account пользователю выдается информация и о его почтовом адресе.

          Однако, существует и другая возможность заведения  почтового ящика. Для этого следует  воспользоваться ресурсами, предоставляемыми некоторыми серверами в Интернет. К их числу можно отнести mail.ru, yandex.ru, rambler.ru в России, yachoo.com, mail.com - заграницей. После регистрации на этих сайтах, состоящей в заполнении и отсылки некоторой анкеты, вам заводится почтовый ящик типа login@mail.ru, работать с которым вы сможете с любого компьютера, подключенного к сети Интернет по протоколу IMAP.

          И последнее замечание. Послания электронной почты могут  содержать не только простой текст, но и графические материалы (фотографии, рисунки, карты и т.п.), а также  вложенные документы в других форматах (Word, Excel, Access и т.д.).

2.2. Современная связь на предприятии

    В настоящее время практически  все предприятия при организации  связи со своими подразделениями  пользуются или готовы воспользоваться  технологиями передачи голоса по протоколу IP. Экономическая эффективность  и работоспособность такого решения уже неоднократно подтверждены на практике. Совершенно иная ситуация с телефонией внутри подразделения и предприятия в целом. Несмотря на бурное развитие новых технологий, большинство руководителей настороженно относятся к их внедрению при строительстве офисных телефонных сетей. [1]

    До  сих пор к технологиям IP-телефонии  обращаются в основном в тех случаях, когда необходимо построить сложную  систему телефонии, например call-центр.

    Разделим  сразу две технологии, которые  часто путают между собой: передачу голоса поверх протокола IP (Voice over IP, VoIP) и IP-телефонию. Передача голоса по протоколу IP предполагает проброс телефонного трафика от одной традиционной УПАТС до другой. При этом из дополнительных сервисов можно обеспечить единый номерной план внутри распределенной сети организации, но не более того. Все остальные интеллектуальные функции выполняются традиционной УПАТС.

    IP-телефония  предназначена для замены традиционной  телефонной сети в подразделении. IP-АТС могут соединяться друг с другом по IP-транкам и выходить в телефонную сеть общего пользования по аналоговым каналам напрямую либо через отдельные голосовые шлюзы. Абонентские устройства работают с IP-АТС через сеть IP. Перевод голоса из аналоговой формы в цифровую выполняется на абонентском устройстве. При связи офисов, оборудованных IP-телефонией, главное преимущество перед VoIP заключается в том, что вы получаете единую сеть с сервисами, предоставляемыми для всей сети, а не только для отдельных ее участков.

    Любое современное предприятие располагает собственной традиционной УПАТС, называемой чаще английской аббревиатурой РВХ – Private Branch Exchange. УПАТС предназначены именно для корпоративного использования, а дополнительные услуги телефонной связи распространяются, как правило, в рамках одного подразделения.

    По  статистике, наиболее широко используемыми  услугами в УПАТС являются перевод  разговора с одного аппарата на другой, а также услуги голосовой почты  и интерактивного автосекретаря (IVR). Естественно, для телефона оператора важны такие функции, как отображение занятых линий и переадресация звонка одной кнопкой.

    Интеллектуальная  маршрутизация в зависимости  от времени суток, классов обслуживания, типов групп абонентов, автоматическое распределение вызовов – это  уже становится стандартным набором в последних моделях УПАТС. Для оперативного проведения производственных совещаний на промышленных предприятиях с большим количеством подразделений актуальны телефонные услуги селекторной связи, причем запросы на количество участников в селекторном совещании растут год от года. На крупных предприятиях также широко используется административная ограничения по входящей и исходящей связи, по длительности разговора.[13]

    Все это реализовано в решениях IP-телефонии. Но какие же дополнительные услуги может она обеспечить? Прежде всего, на базе протоколов стека IP (SIP и H.323) можно передавать сигнализацию дополнительных видов обслуживания, которые недоступны в традиционной телефонии. IP-АТС намного более «интеллектуальны» и способны к взаимодействию с бизнес-приложениями чем традиционные УПАТС. Приведем несколько примеров реализации таких решений у разных производителей.  
1. Абонентское устройство или IP-телефон – гораздо более мощный рабочий инструмент, чем обычный телефон, можно сказать, что это специализированный голосовой мини-компьютер. Например, современные системы IP-телефонии могут взаимодействовать с базами данных клиентов, что позволяет одновременно с получением звонка видеть данные о звонящем на экране телефона или компьютера. Это обеспечивает значительную экономию времени на обслуживание клиента. Телефонный справочник компании не нужно печатать, так как IP-телефон может отображать его на своем экране, и при этом он может быть легко перенесен за пределы здания, города или района в нужное вам место. Решения на базе IP-телефонов находят применение для надомных работников или небольших удаленных подразделений (агентские точки страховых компаний, торговые павильоны). В настоящее время бурно развивается направление SIP-телефонов, которые отличают невысокая стоимость и стандартизация протокола SIP, благодаря которой абонентские устройства и серверы IP-телефонии разных производителей полностью совместимы между собой. [4]

    2. Как уже упоминалось, корпоративная  сеть IP-телефонии, реализованная в масштабах всего предприятия, позволяет объединять территориально разнесенные офисы и предприятия в единое телефонное пространство. Телефонный сервис у абонентов в разных городах абсолютно идентичен: сокращенная нумерация, индикация абонентов на кнопках системных аппаратов, обратные вызовы, конференции, прием и передача сообщений. Дополнительно к этому можно реализовать новые интересные сервисы, такие как маршрутизация клиентских звонков по территориальному принципу. Клиенты могут набирать один и тот же номер телефона (легко запоминаемый, а может быть, даже единый для всей страны), но звонок будет приходить на ближайший к клиенту пункт обслуживания. Кроме того, появляется возможность отказаться от ночных смен операторов и агентов, благодаря тому, что звонки в нерабочее время могут поступать в ближайший работающий центр обслуживания. Таким образом, ни один клиент не останется не обслуженным, даже если он обратился к вам после окончания рабочего дня. Естественно, это предполагает наличие у компании единой централизованной клиентской базы и электронной системы документооборота.

    3. Интеграция системы IP-телефонии  с другими бизнес-системами компании  позволяет реализовывать новые  методы работы с клиентами.  Например, на интернет-сайте вашей  компании могут быть ентов, отвечающих на вопросы в режиме реального времени. При необходимости клиент прямо со своего компьютера нажимает кнопку вызова, и у агента звонит телефон. Если клиент на своем компьютере имеет микрофон и динамик или гарнитуру, то разговаривать он может непосредственно через компьютер. Если у него нет такой возможности, то ему предложат ввести номер телефона, на который ему можно позвонить. Система сама сделает обратный звонок клиенту через телефонную сеть.

    SoftPhone – приложение на компьютере, телефон коммивояжера. Работает он как обычный IP-телефон, практически из любой точки доступа в Интернет. Уехав в другой город, страну или на другой континент, ваш сотрудник всегда будет на связи со своей телефонной системой. Его телефонный номер при этом остается без изменений. Что особенно важно, он может пользоваться всеми услугами телефонной сети компании. А если SoftPhone установлен на КПК, то, учитывая развитие беспроводных сетей, обеспечивающих непрерывное покрытие, он может стать аналогом мобильного телефона. Но это пока далекое будущее, даже для больших городов с развитыми беспроводными сетями.

    Развитие  систем IP-телефонии шло двумя  путями. Пионер IP-телефонии – компания Cisco Systems – предложила готовое решение  с IP-телефонами и центральным сервером, при этом подключение к стандартным телефонным системам выполнялось с помощью голосовых шлюзов. По другому пути пошли производители стандартной телефонии, которые сначала встраивали в оборудование платы компрессии, переводящие голос в IP в телефонных станциях, или создавали платы, подключавшиеся к обычным телефонным аппаратам и позволявшие им работать с УПАТС по Ethernet, и лишь затем реализовывали полноценные IP-телефоны и функционировавшие с ними коммуникационные серверы и АТС. При этом они сохранили в своих АТС платы подключения традиционных телефонных аппаратов и платы традиционных для телефонии интерфейсов. Таким образом, на сегодняшний день можно выделить три типа конвергентных систем АТС:[9]

          -классический TDM-коммутатор  со стандартной периферией и  поддерживающий IP-соединения с другими такими же коммутаторами. Это не полноценное устройство IP-телефонии, а скорее, голосовой шлюз, как бы его ни позиционировал производитель;

          - коммуникационный сервер с медиа-шлюзом, который работает как с IP-телефонами, так и с традиционными телефонными аппаратами;

          - коммуникационный сервер, полностью ориентированный исключительно на IP-телефонию и работающий только с IP-телефонами. При необходимости соединения с ТфОП или традиционной АТС используется отдельный голосовой шлюз.

    Решение о выборе типа IP-АТС необходимо принимать  исходя из конкретной задачи. Предположим, у вас в подразделении уже  есть телефонная сеть, и вы сделали  значительные инвестиции в СКС и  оконечное оборудование, но при этом нуждаетесь в новых сервисах, реализация которых возможна лишь с помощью IP-телефонии. В таком случае стоит остановиться на гибридном варианте, позволяющем подключать и традиционные телефонные аппараты. Покупка УПАТС первого типа целесообразна, если оборудование данного производителя уже стоит в других офисах, и вы «привязаны» к таким системам, плюс к этому у вас уже есть готовая телефонная СКС. Если вы планируете новую сеть, то экономия на телефонной СКС может дать преимущества IP-телефонам, использующим компьютерную СКС, перед традиционными телефонными аппаратами, так как цена на них значительно упала. К тому же решение без традиционных телефонных аппаратов может оказаться значительно выгоднее при дальнейшем развитии сети.

    Кроме того, необходимо учитывать, что производитель  оборудования IР-телефонии стремится предоставить максимум возможного сервиса в своих решениях, но, как правило, на базе уникальных протоколов сигнализации, которые не работают на устройствах других производителей. Это означает, что всю сеть придется строить на оборудовании одного и того же производителя. Некоторые производители публикуют документы по методикам конфигурирования их оборудования для работы с оборудованием коллег, но лишь для конкретных систем и версий программного обеспечения. Поэтому при выборе системы (читай – производителя) надо заранее понимать, что вы будете привязаны к нему, и, скорее всего, именно его оборудование вам придется покупать при расширении и масштабировании сети.

    Если  же вы решили остановить свой выбор  на системах традиционной телефонии и связать их с помощью технологии передачи голоса поверх IP, то выбор голосовых шлюзов настолько широк, насколько стандартны обеспечиваемые ими функции. Вы сможете реализовать единый номерной план и обеспечить дешевую междугородную связь. Однако, если в будущем возникнет необходимость внедрить новые сервисы, скорее всего, придется полностью перестраивать телефонную сеть. А за это время конкуренты могут увести ваших клиентов за счет лучшего качества обслуживания, и средств на перестройку можно и не найти.