Разработка мероприятий по внедрению программного комплекса «Алтиус» в ОАО «Архгражданреконструкция»

    Программу «АЛТИУС — Документооборот» легко  настроить для любых принятых у системы документооборота, структуры  подчиненности, порядка визирования, доступа сотрудников. Для настройки  программы в соответствии принятыми  на предприятии стандартами не требуется специальных знаний — с этим справится любой ответственный сотрудник

2. Дополнительные блоки  программы и технические  требования

    2.1. АЛТИУС CRM – Управление  контактами

    Программа предназначена для  руководителей  предприятий и подразделений, менеджеров по работе с клиентами или поставщиками, секретарей и всех остальных сотрудников.

    Функции АЛТИУС CRM – Управление контактами:⁸

• Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами.
• Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной организации.
• Учет разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки и т. д.
• Координация работы всех сотрудников офиса.
• Автоматическое формирование ежедневных планов мероприятий, как по сотрудникам, так и по организации в целом.
• Система напоминаний и сообщений.
• Учет фактического выполнения планов работы.
• История контактов с контрагентами.
• Анализ эффективности работы сотрудников.
• Анализ эффективности рекламы.
• Рассылка писем по электронной почте (групповая, индивидуальная).
• Вывод реквизитов Вашего предприятия и контрагента в любой документ MS Word или MS Excel.
• Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами.
• Импорт данных в справочник заказчиков из внешних файлов.
• Архив клиентов.
• Настройка доступа пользователей к справочникам и документам программы.

2.2 АЛТИУС CRM – Реализация

    Программа предназначена для полной автоматизации  отдела продаж.

    Функции:⁹

• Выписка счетов, накладных, актов, счетов-фактур, регистрация оплат.
• Любое количество юридических лиц «наших предприятий».
• Возможность использования принятой у Вас ценовой политики: различные виды цен, cкидки.
• Дополнительные аналитические признаки клиентов: виды деятельности, категории, группы, статусы.
• Автоматический расчет статуса клиентов в зависимости от суммы продаж за период.
• Возможность закрепления статуса.
• Закрепление за клиентами видов цен.
• Распределение выручки при реализации комиссионных товаров.

    Гибкая  настройка прав менеджеров и других пользователей программы:

• Максимальный процент скидки.
• Доступ к изменению данных о клиентах: бухгалтерские реквизиты; карточка клиента с информацией о контактных лицах, адресах, телефонах; статус клиента.
• Возможность производить отгрузки без оплаты.
• Возможность выписывать документы от разных юридических лиц «наших предприятий».

    Оперативные отчеты:

• Выписанные счета.
• Оплаченные / неоплаченные счета.
• Неотгруженные товары.
• Журнал счетов-фактур.
• Итоги по кассе и банку.

    Аналитические отчеты:

• ABC-анализ клиентов.
• Анализ по продукции, по регионам, по заказчикам и товарам, по видам цен и скидкам.
• Лучшие покупатели.
• Хиты продаж.
• Статистика и динамика продаж по заказчикам, по товарам, по менеджерам.

     3. Разработка мероприятий по внедрению ПК «Алтиус»

в ОАО  «Архгражданреконструкция»

    3.1 Описание предприятия

    Название: ОАО «Архгражданреконструкция»

    Организационная форма: Открытое Акционерное Общество

    Адрес: г.Архангельск, ул. Попова д.9

    Главным направлением деятельности ОАО «Архгражданреконструкция» является строительство объектов жилищного, административного и промышленного значения.

    При возведении зданий используются высококачественные строительные материалы. При выполнении строительно-монтажных работ используются все современные методы управления, начиная от комплексной поставки комплектующих на строительные объекты и заканчивая средствами малой механизации при проведении строительных работ. Также ОАО «Архгражданреконструкция» осуществляет инвестиционную программу комплексной застройки жилых домов.

    ОАО «Архгражданреконструкция» выполняет  функции подрядчика, генподрядчика, заказчика.

    Компания  ОАО «Архгражданреконструкция» как генподрядчик  и как организация которая занимается проектированием и осуществляет ряд функций службы Заказчика: описание проекта, технико-экономическое обоснование, выбор объекта и получение прав на него, разработка задания , проектирование складов, ангаров, торговых центров и промышленных зданий , промышленных холодильников , спортивных сооружений, паркингов, производств , офисных центров,  монтаж технологических линий , логистических центров и получение разрешения на строительство  складов, ангаров, торговых центров и промышленных зданий, утверждение проекта, проведение экспертизы и согласование проекта, получение разрешения, во-первых, на строительство складов, во-вторых - на строительство ангаров, в третьих - на строительство торговых центров и строительство зданий, офисных центров, производств, технический надзор, прием выполненных работ в рамках системы Служба Заказчика, поставка и монтаж технологического оборудования, получение лицензий и разрешений, подготовка и проведение рабочей и государственной комиссий. Организация ОАО «Архгражданреконструкция» в качестве Генподрядчика осуществляет планирование и управление всеми строительно-монтажными работами на объекте, начиная с исследования состояния строительной площадки и проведения необходимых измерений и заканчивая принятием материальной ответственности за соблюдение сроков, бюджета, качества строительных работ. Здания проектируются под индивидуальные потребности Заказчика, с учетом климатических условий и особенностей площадки под застройку.

    Основными конкурентами ОАО «Архгражданреконструкция»  являются: ОАО «СМТ-1», ООО «Вертикаль», ООО «СМТ-5», ООО «Автоматика- Север», ООО «Архангельск - Инвест», ООО «Архангелькгражданпроект»,  ЗАО «Спа-строй» и др.

3.2 Сравнение с конкурентными системами. Обоснование выбора

    В данный момент существует несколько  программ в сфере управления предприятиями, рассмотрим некоторые наиболее распространенные на предприятиях Архангельска и области.

1. TDMS (Technical Data Management System) — это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.д.

Основные  возможности TDMS 3.0:

• централизованное, структурированное и защищенное хранение электронной документации и всей связанной с ней информации, включая данные о процессе ее разработки и использования;
• распределение прав доступа между пользователями системы с целью обеспечения коллективной (в том числе и параллельной) работы с информацией;
• быстрый поиск документов и объектов по атрибутам;
• быстрый просмотр файлов чертежей с использованием встроенного модуля визуализации;
• создание выборок – наборов объектов/документов, автоматически формируемых по заданным условиям;
• интеграция используемых программных приложений путем их подключения непосредственно к системе с помощью программных интерфейсов, реализуемых через API TDMS;
• импорт и экспорт информации с помощью как встроенных, так и дополнительных механизмов обмена данными;
• получение отчетов (спецификаций, ведомостей) любого уровня сложности;
• получение информации о процессе работы с данными и документами: ведение истории изменений объектов и истории работы пользователей с объектами (проектами, изделиями, документами);
• заимствование частей проектов (изделий);
• обмен информацией и документацией по внутренней защищенной

        электронной почте. 

2. Система МОТИВ- это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет.

Возможности, которые дает МОТИВ:

• Создание иерархической структуры взаимодействия руководящего персонала с подчиненными
• Коллективная работа над проектами и документами
• Получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам
• Эффективный контроль за процессом исполнения задач
• Контроль сроков исполнения
• Мониторинг занятости персонала
• возможность коллективной работы над документами
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)
• улучшение контроля над исполнением документов
• повышение безопасности документов
• повышение сохранности документов
• повышение удобства их хранения
• интеграция со службами доставки электронной почты и SMS сообщений.

3. Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

Возможности:

• Поддержка дискуссионных форумов и коллективной работы сотрудников
• Web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву (AJAX)
• Согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование Дел
• Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования, управление бизнес-процессами, ведение всей истории работы с документами, Календарное планирование
• Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов
• Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS
• Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур, простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий
• Простота работы для конечного пользователя, легкость обслуживания

Итак, мы рассмотрели основные конкурирующие системы, теперь дадим обоснование,  почему именно ПК «Алтиус» был  выбран в качестве покупаемого продукта.

Главное преимущество ПК «Алтиус»- соотношение  цена-качество. По своим функциям ПК «Алтиус» не уступает, а в чем  то и превосходит налогичные программы. Так только «Алтиус»,имея все возможности конкурентных систем, имеет свою CRM-систему. Также он предназначен не только для документооборота, но и для расчета и контроля сроков выполнения работ и расчета необходимых ресурсов+, контроля за движением финансовых средств и других ресурсов. При этом стоимость программного комплекса практически не отличается от остальных рассматриваемых программ.

    Другим  обоснованием может служить то, что  лишь одна конкурирующая система- TDMS- имеет авторизованных дилеров в Архангельске, реализация остальных осуществляется из Москвы и Санкт- Петербурга, что будет затруднять процесс обратной связи, например, при обучении  пользователей и установке программ.