Цель  бэкграундера - информировать и отвечать на возможные вопросы. Часто при написании бэкграундера используют подзаголовки, которые выполняют роль кратких ответов на возможные вопросы и придают информации законченную структуру.

     Бэкграундер может быть посвящен определенному событию, продукту или услуге, а также всей организации в целом.

2.3 Фактическая справка (fact sheet)

     Фактическая справка содержит справочные данные об организации, ее товарах и услугах. Этот информационный материал занимает 1-2 страницы и используется в основном для сведений, содержащих большое количество финансовой и технической информации, графиков и таблиц. Обилие цифр, которое является излишним в пресс-релизе, находит должное место в фактической справке.

     В зависимости от аудитории, для которой  предназначается фактическая справка, она будет более или менее  профессиональной (специальной). Например, фактические справки, написанные для  журналистов специализированных и  общенациональных изданий, будут несколько  отличаться. В материалах для специализированных СМИ будет гораздо больше чисто  технической информации,

2.3 Биография

     Биография - основная фактическая информация о конкретном человеке. В процессе работы со СМИ PR-специалисты заранее подготавливают биографии руководителей. Это предотвращает возможные неточности и ошибки журналистов, вызванные отсутствием биографических данных о первых лицах организации. Биографии обязательно используются журналистами в случае возникновения информационного повода вокруг руководителей той или иной организации или государственного органа. К биографиям обычно прикладываются несколько фотографий в разной обстановке (на работе, на деловых переговорах, в домашней обстановке и др.).

2.4 Заявление для прессы

     Этот  информационный документ предназначен для случаев, когда руководство  организаций, публичные политики или  общественные деятели хотят публично высказать свою позицию по той  или иной теме. Принятие решения  об официальном заявлении для  прессы связано с такими ситуациями, когда происходящие события могут  оказать влияние на репутацию  организации, партии или человека.

     Заявление для прессы может носить наступательный, оборонительный характер или служить  для предупреждения нежелательных  событий. В последнее время одной из наиболее распространенных форм заявлений для прессы стала форма открытого письма видных представителей бизнеса и культуры по самым животрепещущим проблемам современного российского общества. Открытое письмо может быть как коллективным, так и индивидуальным.

2.5 Пресс-кит

     Пресс-кит  является одним из главных документов по PR, так как он аккумулирует в  себе несколько видов PR-материалов и широко используется во время пресс-конференций, презентаций, выставок, годовых собраний акционеров, специальных мероприятий.

     Основная  задача пресс-кита - предоставить СМИ  исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих  лицах.

     Минимальный набор документов для пресс-кита включает:

• пресс-релиз;
• информационное письмо или фактическую справку;
• один или несколько из следующих материалов:
1. брошюра,
2. корпоративное издание,
3. годовой отчет,
4. биография с фотографиями.

     Наиболее  подробный пресс-кит помимо перечисленных  материалов может также включать:

• программу мероприятия,
• список почетных гостей,
• заявление для прессы,
• вырезки из газет,
• интервью с основными действующими лицами,
• занимательную статью (feature),
• историю из жизни (case story).

     Содержание  пресс-кита во многом зависит от того мероприятия, для которого он готовится. Если речь идет о выставке, акции  или другом специальном событии, то для журналистов обязательно  готовится программа мероприятия  и карта-схема основных объектов. В том случае если пресс-кит распространяется на годовом собрании акционеров, одним  из включенных документов становится годовой отчет.

     Если  пресс-кит предназначен для распространения  во время пресс-конференции, он включает в себя:

• оглавление;
• пресс-релиз;
• информационное письмо о теме пресс-конференции, истории ее развития, современном состоянии и прогнозах на будущее;
• фактические справки о предмете пресс-конференции, включающие необходимую числовую и графическую информацию;
• заявления для прессы (тексты выступлений основных действующих лиц пресс-конференции);
• фотографии и другие визуальные материалы по теме пресс-конференции;
• биографии основных участников с их фотографиями.

     В процессе подготовки пресс-кита выбирается один из двух основных способов его  оформления.

     Первый  способ - подбор всех необходимых материалов в папку. Второй - объединение в  одной сброшюрованной "книжке". Преимущество первого способа состоит  в том, что в папку всегда можно  вложить уже имеющиеся информационные материалы (брошюру, годовой отчет, биографии руководителей и др.). Такое оформление пресс-китов характерно для годовых собраний акционеров, выставок, презентаций. Если же речь идет о пресс-конференции или специально подготовленной акции, то более распространено использование второго способа  оформления. Книга-брошюра строится таким образом, чтобы каждая ее часть  дополняла другую в описании основной темы. Здесь практически никогда не бывает лишней информации. Одним из преимуществ книги-брошюры является то, что журналисты могут сохранить красиво подготовленный пресс-кит и он в любое время сможет стать важным источником информации об организации и проведенном мероприятии. Из папки же всегда может что-то выпасть и потеряться.

     Вне зависимости от способа оформления пресс-кита, первичным всегда будет  оставаться информация и форма ее подачи.

2.6 Занимательная статья (feature)

     Занимательная статья - это материал развлекательного плана, связанный с деятельностью  организации, который готовится  с целью его возможной публикации в СМИ. Стиль занимательной статьи является легким и непринужденным, включает в себя юмор и иронию. Такая  статья обычно строится по схеме: описание - объяснение - оценка, - и служит для  информирования целевой аудитории  в увлекательной форме. Такие  материалы могут быть подхвачены СМИ, если они не банальны и несут в себе нужный читателям опыт.

2.7 Случай из жизни (case story)

     Этот  материал используется для рассказа о благоприятном использовании  потребителем продукта или услуги или  о разрешении проблемной ситуации. Опыт одного потребителя или руководителя может быть интересен для другого, поэтому СМИ иногда охотно публикуют  подобные материалы. Истории из жизни  обычно пишутся по формуле:

• представление проблемы, актуальной для общества;
• подход к решению этой проблемы в вашей организации;
• описание использованного решения проблемы и его преимуществ;
• расширение опыта на основе вашего решения проблемы и перспективы его использования.

2.8 Авторская статья (by-liner)

     Это статья, которая готовится PR-специалистом и представляется в СМИ за подписью руководителя. Некоторые из высоких должностных лиц сами пишут данные материалы по волнующим общество проблемам и регулярно публикуются в СМИ. Авторская статья является очень хорошим средством заявить о своей позиции и понимании существующих проблем в обществе. Многие ведущие политики и бизнесмены используют форму авторской статьи, чтобы обратить внимание общества на свою позицию по той или иной важной общественной проблеме.

2.9 Обзорная статья (round-up article)

     Многие  издания регулярно печатают обзоры различных сфер политической и экономической  жизни общества. PR-специалисты используют корреляцию и попадание в заявленные образы для представления информации о своей организации. Такая техника  является хорошим способом обеспечения  паблисити. Подобные обзорные статьи могут  инициироваться как самими изданиями, так и PR-специалистами в силу того, что СМИ охотно используют материалы, интегрирующие опыт нескольких компаний в отрасли, различных ветвей власти или даже одинаковых компаний и органов власти в различных регионах.

     В работе с обзорными статьями всегда учитывается, что паблисити меньших  по размерам и более слабых субъектов  экономической и политической деятельности может улучшиться в результате включения  материалов о них в обзорную статью вместе с материалами об организациях-лидерах.

2.10 Интервью

     Интервью  является одной из наиболее распространенных форм подачи материала в СМИ. Беседы с лидерами мнений, подготовленные PR-специалистами, охотно используются ведущими изданиями. Для СМИ интервью являются информацией из первых рук по проблемам, волнующим общество, которая исходит от лиц, компетентных в данной области. Немаловажную роль играет и личная привлекательность для читателей тех или иных лидеров мнений.

     Существует  несколько видов интервью.

• Интервью-монолог, когда гостю задается один важный вопрос, на который требуется очень подробный обстоятельный ответ. Такие интервью характерны для беседы с крупными государственными или общественными деятелями, комментирующими важную общественную проблему или значимое событие.
• Интервью-диалог - беседа в вопросах и ответах. Такое интервью имеет своей целью представить читателю героя материала, его жизненные и профессиональные качества, некоторые подробности личной жизни и трудовой деятельности.
• Групповое интервью - дискуссия, предполагающая участие нескольких гостей (политических лидеров, бизнесменов, независимых аналитиков, сотрудников органов государственной власти и др.), для предоставления аудитории всего спектра мнений по определенной проблеме. Эта форма интервью широко используется в политических программах на телевидении.
• Интервью-зарисовка. Этот тип интервью предполагает более активную роль журналиста, который не только задает вопросы, но и высказывает свою точку зрения, делает исторические отступления, представляет собеседника и т.д. Такие интервью характерны для крупных журналистов, личный авторитет которых в обществе значителен.

Заключение

     Средства  массовой информации являются неотъемлемой и важной частью взаимодействия между различными целевыми группами. Именно поэтому любой организации необходимо тщательным образом выстраивать отношения со СМИ, помня о том, что зачастую образ, созданный этими органами, для общества является исключительно правильным, и изменить его иногда проблематично.

     Следствием  этого является необходимость тщательной подготовки текстов для СМИ. Таким образом, наша работа, целью которой являлось изучение основных PR-документов для СМИ, является актуальной в современных условиях.

     В процессе выполнения данного исследования нами были выполнены такие задачи, как формирование представления  об основных видах документов для  СМИ, а также получение информации о правилах и принципах подготовки этих текстов. Для этого нами были проанализированы различные источники информации по интересующей проблеме, а далее полученные сведения синтезированы в форме понятий и определений.

     Таким образом, нами была проведена работа по составлению характеристик основных PR-документов для работы со СМИ.

Список  литературы

1. Музыкант, В.Л. Формирование бренда средствами рекламы и PR [Текст] / В. Л. Музыкант. – М.: Экономист, 2004. – 606 с.
2. Бинецкий А.Э. Паблик рилейшнз: защита интересов и репутации бизнеса [Текст] / А.Э.Бинецкий. – М. : ИКФ «ЭКМОС», 2003. – 240 с.
3. Шарков, Ф.И. Паблик рилейшнз [Текст] / Ф.И. Бочаров. – М.: «Дашков и Ко», 2009 – 332 с.
4. Чумиков, А.Н. Связи с общественностью [Текст] / А.Н. Чумиков, М.П.Бочаров. – М.:Дело, 2003, 496 с.
5. Варакута С.А. Связи с общественностью [Текст] / С.А. Варакута, Ю.Н.Егоров. – М. : ИНФРА-М, 2001. – 246 с.