Введение

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так  и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания предприятия и в конечном итоге даже банкротству.Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии.Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации.

На таком предприятии  сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности. Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных  руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

 

Глава 1. Развитие коммуникаций в системе управления

Поскольку в нашей  стране появление и становление  коммуникаций произошло не так давно, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными.

Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются  проблемы развития фирмы, выслушиваются  просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных ситуациях есть исключения.

Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными  коммуникациями, но преобладали в  основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

В данной работе характеризуются  как плохие коммуникации, так и  эффективные коммуникации, налаженные потоки и обратные связи.

 

Глава 2. Коммуникации в системе управления

2.1. Коммуникации - понятие,  виды, их характеристика

Коммуникация, буквально  означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это  процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

- обеспечение эффективного  обмена информацией между субъектами  и объектами управления;

- совершенствование  межличностных отношений в процессе  обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

- регулирование и  рационализация информационных  потоков.

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

1) Межличностные или  организационные коммуникации на основе устного общения;

2) Коммуникации на  основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

- Формальные или  официальные. Данные коммуникации  определяются политикой, правилами,  должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

- Неформальные коммуникации, которые не следуют общим правилам  определенной организации; они  осуществляются согласно установившейся  системе личных отношений между  работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение  в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное  изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

-вертикальные, когда  информация перемещается с одного  уровня иерархии на другой;

-горизонтальные между  различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

- восходящие, когда  информация передается снизу  вверх (с низших уровней на  высшие). Этот тип коммуникаций  содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые  сверху вниз. Этот тип коммуникаций  непосредственно связан с руководством  и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на вербальные (словесные) и невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и не вербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

2.2 Коммуникационный  процесс, понятие, основные элементы, этапы, их характеристика

Коммуникационный  процесс - это процесс  обмена информацией между двумя или более людьми.

Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом  обмена.

Если  взаимное понимание  не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный  процесс -- это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых  элемента коммуникационного  процесса:

Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

Сообщение - непосредственно  информация;

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная  почта, компьютерные сети);

Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный  процесс обмена информацией  включает взаимосвязанные  этапы:

Зарождение  идеи или отбор  информации;

Выбор канала передачи информации;

Передача  сообщения;

Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы решил  обсудить с менеджерами  магазинов вопрос о состоянии и  улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании.

В данном случае генеральный  директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание -- это канал информации; получатели -- менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

Формирование  коммуникационных процессов, а также выбор  средств и каналов  коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента.

Коммуникационные  решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, которые должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

2.3 Информации в коммуникационном  процессе

Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми. Она используема для коммуникационного управления, подразделяется на:

- базовую, формируемую  независимо от  данной управленческой  задачи;

- текущую, регулярную  или разовую, специально  собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

-документированную,  фиксируемую в  документах (счетах, учетных, бухгалтерских  и других документах);

-недокументированную  (телефонные разговоры,  совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По  аспектам коммуникационного  управления информация может быть экономической, организационной, социальной, технической.

Развитие  информационных потребностей организаций существенно  видоизменило требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.

2.4 Межличностные и  организационные  коммуникации, понятие,  преграды, их характеристика

Межличностные коммуникации - это  коммуникации, протекающие  между людьми.

Организационные коммуникации - это  коммуникации, протекающие внутри организации между ее сотрудниками.

Межличностные коммуникации могут  быть как между  сотрудниками одной  фирмы, так и между  сотрудниками различных  фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации затрагивают  только одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные  коммуникации включают в себя организационные  коммуникации.

Таким образов, преграды, возникающие  при межличностных  и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем не отличаются друг от друга.

Коммуникация  считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее  вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Факторы, уменьшающие возможности  успешной коммуникации, называются коммуникационными  барьерами (преградами).

Различают коммуникационные барьеры  макро - и микроуровня.

Макробарьеры  коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

К таким барьерам относятся:

- перегрузка информационных  сетей и искажение  информации;

- потребность во  всё более сложной  информации;

- интернационализация  деловых контактов  и возрастание  роли иностранных  языков и т.п.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним относятся:

- отношение источника  (отправителя) информации  к получателю (адресату);

- отношение адресата  к источнику информации;