Деловая коммуникация как фактор успешного функционирования организации

     В результате можно отметить, что эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании, обеспечивают реализацию всех основных функций управления – планирования, организации, руководства и контроля.

     Понимание сообщения в коммуникативном  процессе может быть ограничено целым  рядом помех или барьеров, которые  могут возникать либо в физическом окружении, либо в сфере эмоций человека. Помехи могут сделать невозможными коммуникации: либо через них “прорывается” только часть информации, либо получатели неправильно интерпретируют значение сообщения. Итак, барьеры – это коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.

     Выделяют  следующие типы барьеров:

     1. Личностные барьеры – это коммуникативные  помехи, порождаемые человеческими  эмоциями, системами ценностей и  неумением слушать собеседника.  Нередко они возникают в связи  с разницей в образовании, расе, поле, социально-экономическом статусе участников коммуникаций.

     К личностным барьерам относится и  так называемая психологическая  дистанция – чувство эмоциональной  несовместимости людей, аналогичное  реальному физическому расстоянию между сторонами.

     2. Физические барьеры – представляют  собой коммуникативные помехи, возникающие  в материальной среде коммуникаций. Физические барьеры  - это неожиданный  отвлекающий шум, который временно  заглушает голос, передающий сообщения,  расстояния между людьми, стены или статические помехи, возникающие во время приема радиопередачи. Обычно участникам коммуникаций становится известно о возникновении такого рода барьеров, и они стремятся «преодолеть» препятствия.

     3. Семантические барьеры – коммуникативные  помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях. К символам общения относятся, в частности, слова, действия.

     4. Языковые барьеры – коммуникативные  барьеры,  возникающие вследствие  языковых различий отправителя  и получателя. Обе стороны не только должны знать буквальные значения слов используемого я зыка, но и интерпретировать в контексте использования. Одним из проявлений этого барьера выступает внутригрупповой язык. Трудовые, профессиональные и социальные группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп. Он облегчает внутригрупповое общение. Однако при взаимодействии с другими людьми, не входящими в данную группу, и с другими группами его использование может привести к серьезным помехам в общении.

     5. Организационные барьеры – коммуникационные помехи, обусловленные характеристиками любой организации: число звеньев и ступеней управления, тип взаимосвязей между ними, распределение прав, обязанностей и ответственности в системе управления и т.д.

     6. Различие в статусе – также может стать барьером на пути коммуникации. Лицо более низкого уровня иерархии может воспринимать различия в статусе как угрозы, что мешает общению или даже прерывает его.

     7. Культурные барьеры – коммуникативные  помехи, возникающие вследствие культурных различий отправителя и получателя, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей и т.д. Культурные различия проявляются как при вербальном так и при невербальном общении.

     8. Временные барьеры – коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации.

     9. Коммуникативные перегрузки  - препятствуют  эффективному общению. Они возникают,  когда объем коммуникативных  входов существенно превышает  возможности их обработки или реальные потребности.

     10. Нежелание делиться информацией.  Обладание информацией – один  из источников власти. Те, кто  располагают эксклюзивной информацией,  получают возможность использовать  ее  для влияния на других  людей. Часто такие владельцы  не хотят ею делиться, хранят для того, чтобы использовать в подходящий момент. Владеющие полной информацией могут передать лишь незначительную ее часть, использование которой не дает возможности принять оптимальное решение. [9]

     Также существуют и другие барьеры, влияющие на коммуникативные отношения. 
 
 
 
 

Глава II. Специфика деловой коммуникации

1. Культура деловой коммуникации: общая характеристика и специфические черты

       Самый массовый вид общения людей в  обществе - деловое общение. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

       Деловая коммуникация – способ организации и оптимизации того или иного вида деятельности (профессиональной, производственной, научной, коммерческой, политической и т.д.). Так как деловая коммуникация – это предметно-целевая деятельность, то содержание каждой коммуникативной формы (лекции, доклада, дискуссии, беседы), а также каждой речевой конструкции (вывода, мнения, критического замечания, реплики) зависит от коммуникативного намерения и ожидаемого результата.

       Деловая коммуникация возникает между субъектами, которые участвуют (или намерены участвовать) в совместной (коллективной) деятельности. Именно от качества деловой  коммуникации зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом. Следовательно, чем больше людей участвуют в коллективной деятельности, тем выше роль управления деловой коммуникацией в обеспечении их коллективной эффективности. [14]

Деловая коммуникация выполняет следующие функции:

• инструментальную (социальный механизм управления);
• интегративную (объединение деловых партнеров);
• функцию самопрезентации (позволяет самоутвердиться, самовыразиться, продемонстрировать личностный потенциал);
• трансляционную (передача конкретных способов деятельности);
• социального контроля (регламентация поведения и деятельности);
• социализации (развитие навыков культуры делового общения);
• экспрессивную (эмоциональные переживания).

       Культура  делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их эффективность: будут ли эти отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

       "Бизнес - это умение общаться с людьми", "единственный способ настраивать  людей на энергичную деятельность - это общение с ними", - считают  истинные руководители, предприниматели. Современный человек должен в этой связи владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, преодолевать противоречия, разрешать конфликты, брать на себя в случае необходимости роль посредника, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а так же своей работы, своего дела.

       Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность  установленным правилам и ограничениям.

       Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые  стоят перед общающимися, а также  национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

       Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временных рамок общения.

       В зависимости от различных признаков  деловое общение делится на:

• устное - письменное (с точки зрения формы речи);
• диалогическое - монологическое (с точки зрения однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим);
• межличностное - публичное (с точки зрения количества участников);
• непосредственное - опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);
• контактное - дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

       Все перечисленные факторы делового общения формируют характерные  особенности деловой речи.

       Монолог в деловом общении представляет собой продолжительное высказывание одного лица. Он относительно непрерывен, последователен и логичен, обладает относительной завершенностью, сложен по структуре.

       Диалог  предназначен для взаимодействия между  двумя или несколькими собеседниками, причем в обмене информацией речевые партнеры могут меняться ролями. Диалог спонтанен (как правило, не может быть заранее спланирован), эллиптичен (фразы более свернутые, краткие, чем в монологе), экспрессивен.

       Дистантное, опосредованное общение (телефонный разговор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п.) отличается от контактного, непосредственного повышенным вниманием  к интонационному рисунку речи (устное общение), краткостью и регламентированностью, невозможностью использования жестикуляции и наглядных предметов в качестве носителей информации.

       Деловое общение представляет собой широкий  диапазон жанровых разновидностей письменного и устного общения.

       Письменная  деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

       Устная  деловая речь, в которой реализуется  диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т.п.

       Совещания, собрания представляют собой особый тип протокольного общения, в  котором по большей части представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах - устной и письменной.

       Реклама, светское общение. Сегодня рамки  делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех  предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения представить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенциального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо "читаемой" монологической речи, в практику делового общения все активнее входит подготовленная, но "нечитаемая" монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма, этикетные тосты.

       Владение  всеми перечисленными жанрами делового общения входит в профессиональную компетенцию современного руководителя, менеджера.

2. Формы деловой коммуникации

       Рассуждая на заданную тему, нельзя не вспомнить 2 цитаты: одну - философа древности  Гая Саллюстия Криспа: "При  согласии незначительные дела вырастают, при несогласии - величайшие гибнут" и вторую - легендарного С.П. Королёва, поднявшего Россию в космос: "Кто хочет работать - ищут "средства", кто не хочет - "причины"". Общепринятыми формами деловой коммуникации в труде менеджеров, юристов, релайтеров являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации вследствие эволюции в сфере информатики, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.