Речевой этикет в документах

Глава 2. Этикет и этика

2.1 Этикет

Этикет тесно связан с этикой. Правила этикета, выраженные в конкретных формах поведения, указывают на единство двух его сторон: морально-этической и эстетической.

Первая сторона является выражением нравственной нормы: предупредительной заботы, уважения, защиты. Вторая сторона свидетельствует о красоте и изяществе форм поведения .

Этикет основан на нравственной норме, на добрых чувствах, отражении душевного богатства личности. Он предполагает определенные манеры поведения и требует использования внешних, выраженных в конкретных речевых действиях, формул вежливости .

Вежливость в речевой деятельности является одним из основополагающих элементов. Принципу вежливости и его использованию посвящено немало работ.

Р. Лакофф формулирует принцип вежливости в виде трех правил:

1.Не навязывай своего мнения.

2.Предоставляй собеседнику возможность выбора.

3.Будь доброжелательным.

По мнению Н.И. Формановской, цель принципа вежливости - поддерживать социальное равновесие и такие социально-речевые отношения, которые позволяют результативно общаться.

Структура этикета:

Этикет повседневного поведения, семейный этикет. В России принято называть ребенка одним именем, в европейских странах, США - 2-5 именами.

Специальный (дипломатический, военный, международный) этикет

Праздничный этикет

Деловой этикет

Общий этикет

Речевой этикет

Компоненты этикета:

Этикет внешнего вида - принятые в обществе требования к внешнему виду членов общества

Невербальный(несловесный)этикет: движения, голос, мимика, поклоны, рукопожатия, прощальные жесты, предметы.

Вербальный (речевой этикет) - система принятых в обществе языковых формул, которые служат для установления контакта собеседников и поддержания общения в нужной тональности .

2.2 Этика

Слово "этика" происходит от греч. ethos - нрав, характер, обычай. Его ввел в обиход 2300 лет назад Аристотель, который назвал "этическими" добродетелями (достоинствами) человека такие качества, как мужество, благоразумие, честность, а "этику" - наукой об этих качествах. По Аристотелю, цель этики не знания вообще, а оценка поступков и их содержания, а главной задачей этики является исследование человеческих отношений в их наиболее совершенной форме. Она должна помочь человеку осознать главные цели своей жизнедеятельности и решить вопрос о возможности воспитания в государстве добродетельных граждан .

Этика - это совокупность принципов и норм поведения, принятых в данной эпохе и в данной социальной среде. Основным предметом изучения этики является мораль.

Мораль - это нормы и правила, предъявляемые человеку, осуществление которых носит добровольный характер. Исполнение требований морали санкционируется лишь формами духовного воздействия (одобрение или осуждение).

Культурным считается тот человек, у кого знание этических принципов, моральных норм общества превратилось во внутреннее убеждение. Он поступает так не потому, что так нужно, а потому, что не может поступать иначе .

Основными категориями этического сознания являются добро и зло. Они характеризуют положительные и отрицательные нравственные ценности.

В противоположность добру зло - это то, что разрушает жизнь и благополучие человека. Зло - всегда уничтожение, подавление, унижение. Зло ведет к распаду, к отчуждению людей друг от друга и от истоков бытия, к гибели.

В этом мире нас все подталкивает ко злу, а к добру ничто не побуждает, кроме свободы.

Свобода - способность человека действовать в соответствии со своими интересами и целями, осуществлять выбор. Люди не вольны в выборе объективных условий своей деятельности, однако они обладают конкретной и относительной свободой, когда сохраняют возможность в выборе санкционируемых нормами и ценностями общества целей и средств их достижения.

Этика определяет разумность поведения по двум аксиомам:

Аксиома законопослушания - необходимость соблюдать общественные законы. Например, по правилам русского этикета на день рождения нужно опоздать на 15 мин. Неприлично опаздывать больше и приходить раньше. В русском этикете принято благодарить за малейшие услуги.

Аксиома ролевого поведения - исполняя ту или иную роль в обществе, необходимо оправдывать ролевые ожидания, то есть общаться с равным как с равными, со старшим как со старшим, с подчиненным как с подчиненным.

Речевая этика - это правила должного речевого поведения, основанные на нормах морали, научно-культурных традициях.

Принципы русской речевой этики:

умение выслушать собеседника, сопереживая , краткость в беседе , доброе слово добродетельно, лесть греховна .

2.3 Этикетные и этические нормы

В устном общении необходимо соблюдать ряд этических и этикетных норм :

а)Надо уважительно и доброжелательно относиться к собеседнику. Запрещается наносить собеседнику своей речью обиду, оскорбление, выражать пренебрежение. Следует избегать прямых отрицательных оценок личности партнера по общению, оценивать можно конкретные действия, соблюдая при этом необходимый такт. Грубые слова, развязная форма речи, высокомерный тон недопустимы в интеллигентном общении.

Вежливость в общении предполагает понимание ситуации, учет возраста, пола, служебного и общественного положения партнера по общению.

б)Говорящему предписывается быть скромным в самооценках, не навязывать собственных мнений, избегать излишней категоричности в речи.

Более того, необходимо поставить партнера по общению в центр внимания, проявлять интерес к его личности, мнению, учитывать его заинтересованность в той или иной теме.

в) Необходимо принимать во внимание возможности слушателя воспринимать смысл ваших высказываний, желательно давать ему время передохнуть, сосредоточиться. Ради этого стоит избегать слишком длинных предложений, полезно делать небольшие паузы, использовать речевые формулы поддержания контакта: вы, конечно, знаете…; вам, вероятно, интересно будет узнать…; как видите…; обратите внимание…; следует заметить… Нормы общения определяют и поведение слушающего .

г)Необходимо отложить другие дела, чтобы выслушать человека. Это правило является особенно важным для тех специалистов, работа которых заключается в обслуживании клиентов.

д)Слушая, надо уважительно и терпеливо относиться к говорящему, стараться выслушать все внимательно и до конца. В случае сильной занятости допустимо попросить подождать или перенести разговор на другое время. В официальном общении совершенно недопустимо перебивать собеседника, вставлять различные замечания, тем более такие, которые резко характеризуют предложения и просьбы собеседника. Как и говорящий, слушающий ставит своего собеседника в центр внимания, подчеркивает свою заинтересованность в общении с ним. Следует также уметь вовремя высказать согласие или несогласие, ответить на вопрос, задать свой вопрос.

Соблюдение требований этикета при нарушении этических норм является лицемерием и обманом окружающих. С другой стороны, вполне этичное поведение, не сопровождающееся соблюдением норм этикета, неизбежно произведет неприятное впечатление и вызовет у людей сомнения в нравственных качествах личности .

 

Глава 3. Административный речевой этикет

3.1 Административная речь и официально-деловой стиль речи

Административная речь относится к официально-деловому стилю русского языка и используется в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, доверенности, автобиографии, расписки, характеристики, протоколы).

Сфера функционирования административного под стиля: административно-ведомственные отношения канцелярий, ведающих служебной перепиской, оформлением документации и оформление документов.

У административного под стиля две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка).

Административный под стиль включает такие жанры: подзаконные документы (издаваемые на основании законов и в рамках их исполнения), выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, приказы, распоряжения), договорные документы, различная канцелярская документация (заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка)

Объект административного под стиля - документ. В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина "документ": материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования.

Из самого определения термина "документ" можно сделать вывод: чтобы он мог быть надлежащим образом сохранен и использован важно его составить в соответствии с определенными нормами речевого этикета, не забывая о требованиях различных нормативных документов (ГОСТ 6.38-72 "Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец", ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

3.2 Речевой этикет в документах

При составлении документов нужно следовать таким условиям:

нейтральный тон изложения в документе является нормой делового этикета

понятия и термины должны быть однозначными

знание грамматических правил и синтаксиса

любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления

в тексте должны содержаться только факты

не допустимы рассуждения по теме той или иной бумаги (заявления, протоколы)

В зависимости от цели в документе могут выражаться эмоциональные настроения: просьба, благодарность и требование. Все они реализуются через использование средств логической оценки ситуации и фактов, потому что логика изложения информации - важная составляющая текста.

Не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, составляя их, обращаются к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на "Вы".

Местоимения Вы, Ваш пишутся с прописной буквы при обращении к одному лицу в текстах следующих жанров:

личное письмо (адресат - конкретное лицо; употребление местоимения Вы вместо "ты" является выражением вежливости по отношению к адресату);

официальные документы, адресованные конкретному лицу;

При обращении к нескольким лицам или неопределенному кругу лиц местоимения вы, ваш пишутся со строчной буквы.

Административные документы отличаются от других деловых текстов особенностями в использовании языковых средств.

Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.

Слово товарищ, употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Вместо "я прошу" пишут: прошу. Вместо "я выполнил" пишут: мною выполнено.

Однако нельзя сказать: мною решено, правильно: "я решил". Это местоимение употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством обезличивания и фамильярности, поэтому требует ограниченности при пользовании им в служебных документах. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости.

В административном речевом этикете внутренний такт и объективность в оценке производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

 

Глава 4. Национальные особенности речевого этикета разных народов.