Деловой протокол и его место в деловом общении

  В конечном счете, использование деловой этики является экономически выгодным.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Деловой протокол во время переговоров, встречи делегации, приемов и т.д. 

  Очень важно  знать особенности и традиции гостей или народные обычаи тех стран, куда отправляетесь в гости. Англичане  могут отменить встречу, если партнеры опоздают хоть на пять минут. Испанцы на это не обратят никакого внимания. Японцы будут долго извиняться на протокольном ужине, что нечем угостить, тогда, как стол будет уставлен едой. Деловой протокол был принят во всем мире как способ общения разных народов, для достижения взаимопонимания и налаживания международных контактов. Важнейший принцип протокола - поступать так не потому, что так принято, а потому, что так удобно и уважительно по отношению к другим и себе.

  Знание этикета собственной страны еще мало что гарантирует. Необходимо твердо усвоить, что и как надо делать в тех или иных ситуациях в конкретных странах – в США, Франции, Японии или Австралии. Поэтому, чем больше вы почерпнете информации о той стране, в которую собираетесь ехать, тем больше у вас будет шансов на успех. Для начала попробуйте выучить хотя бы несколько фраз (таких как «спасибо», «пожалуйста» и т. п.), научитесь считать до десяти. Если вы не знаете, как следует поступать, обращайтесь к человеку по имени и фамилии. Во многих странах считается хорошим тоном для приезжающих употреблять местную пищу. Существуют правила этикета, справедливые независимо от того, куда вы приехали.

• Уважайте национальные традиции в еде, праздники, религию и руководство страны, в которой вы находитесь.
• Не сравнивайте со своей страной.
• Ничего не критикуйте.
• Будьте всегда пунктуальны, учитывайте движение на дорогах и скопление людей на улицах.
• Не хвастайтесь большими деньгами.
• Ознакомьтесь с денежной системой страны, в которой находитесь.
• Очень важны титулы, ими следует пользоваться.
• Корреспонденция должна иметь очень официальный характер.
• Приезжая не в первый раз в страну, позаботьтесь, чтобы на обороте вашей визитной карточки была информация на языке этой страны.
• Обязательно вставайте, когда звучит национальный гимн страны.
• Наблюдайте и повторяйте действия ваших хозяев.
• Не надевайте специфические национальные костюмы вроде тоги или сари. Ведь может оказаться, что это имеет религиозный характер.
• Нельзя требовать, чтобы все было так же, как у вас дома: еда, обслуживание и т. п.
• Имена следует запоминать. Если имя трудное, полезно будет потренироваться в его произношении. Имейте в виду, что имена могут указывать на социальный статус и семейное положение. По именам звать людей не следует, если они сами об этом не попросят.
• Вежливость везде в почете, особенно в Азии.

  Язык

• Если вы не знаете языка страны, в которой пребываете, необходимо иметь переводчика на переговорах. Знание же нескольких основных фраз, как уже отмечалось, совершенно необходимо. При беседе через переводчика весьма желательно присутствие человека, хорошо владеющего обоими языками, с тем чтобы он контролировал перевод и исправлял ошибки.
• Если ваши местные партнеры говорят слишком быстро для вас, можете вежливо попросить их говорить медленнее, мотивируя это своим слабым знанием языка. Но не обвиняйте их никогда в том, что они быстро говорят.
• Точно так же, если переговоры ведутся на вашем родном языке, не вините их за акцент – говорите медленно, четко проговаривая слова.
• И еще: не рассказывайте анекдотов – слишком специфичен национальный юмор, как и сленг, которого также надо избегать.

 

 Одежда

• Одежда – существенный элемент, ибо она часть вашей внешности.
• Одежда должна быть неброской, хорошо сшитой и высокого качества. Обычно полагается носить белые рубашки и темные костюмы.
• Женщинам в деловые поездки лучше брюки не надевать, как и слишком короткие юбки или платья без рукавов.
• Помните, что в буддийских храмах, мечетях, японских домах и ресторанах, индийских и индонезийских домах запрещено находиться в обуви. Обувь ставится у входа, носками к двери.

  Расходы

• Не следует тратить сверх необходимого: воду, тепло и свет, находясь в чужой стране. В отдельных странах к телефонам подключены счетчики. Поэтому сначала предложите хозяину оплатить свой звонок, а затем звоните.
• Чаевые не приняты в исламских государствах, Новой Зеландии, странах СНГ. В Италии чаевые составляют 25 % от стоимости услуги, в Египте – являются еще большими и весьма значительными. В Японии, получив счет, положите деньги в конверт.

  Приветствие

• Приветствия в ряде стран имеют национальную окраску.
• Рукопожатия – основная форма приветствия. Но в некоторых странах не принято пожимать руку женщинам, а потому подождите, пока женщина сама протянет вам руку.
• Во Франции и странах Средиземноморья распространены поцелуи в щеку.
• В Латинской Америке – объятия.
• Две прижатые друг к другу перед грудью ладони – индийское национальное приветствие.
• Везде надо проявлять уважение к старшим. Именно они должны первыми начать разговор. Когда старшие по возрасту люди входят в помещение, вставайте.

  Общие советы при принятии незнакомой пищи

• Ешьте то, что вам предлагают, и не спрашивайте, что это такое.
• Порежьте свою порцию на мелкие кусочки – так она без труда попадет вам в желудок.

Во многих странах на бизнес оказывает влияние  религия – на распорядок дня и  рабочие месяцы и дни.

• Узнайте как можно больше о религии данной страны, но не вступайте в дискуссии на такие темы.

Знайте и  помните, что буддийские образы священны:

• Нельзя наступать на порог в Таиланде – под ним обитают добрые духи;
• Никогда не отвлекайте человека, обращенного лицом к Мекке;
• Без разрешения не фотографируйте и не трогайте руками религиозные атрибуты.

  Везде вы должны иметь при себе визитную карточку, на которой указываются название вашей организации, ваша должность, титулы.

• Не следует использовать аббревиатуры.
• В Юго-Восточной Азии, Африке и на Среднем Востоке визитку всегда протягивайте правой рукой.
• В Японии ее подают двумя руками, нужной стороной к партнеру.

  Остерегайтесь использовать привычные вам жесты, например «V» (знак победы). В других странах они могут иметь совсем иное, не всегда приличное, значение.  
 
 
 
 
 
 

Порядок манер между представителями разных стран

США

  Американцы  при решении проблемы стремятся обсудить не только общие подходы, но и детали, связанные с реализацией договоренностей. Они ценят в людях открытость и честность, быстро переходят к сути дела, не тратя времени на формальности. Нередко проявляют эгоцентризм, полагая, что партнер по переговорам непременно должен руководствоваться теми же правилами, что и они сами. Не любят перерывов в беседе, ценят в людях пунктуальность, всегда вовремя приходят на назначенную встречу и считают, что опоздания недопустимы и не могут быть ничем оправданы. Обычная для них продолжительность переговоров – от получаса до часа и предпочтительно один на один.

  Американцы  умеют и любят торговаться, уделяя немалое внимание увязке разнообразных  вопросов – так называемым «пакетным» решениям. Часто сами предлагают «пакеты» к рассмотрению на деловых переговорах. Их не пугает риск, их пугает некомпетентность партнера.

Ирландия

  Ирландцы  считаются самыми трудными переговорщиками  во всей Западной Европе. В силу определенных исторических причин у них выработалась особая модель поведения по отношению к иностранцам – делать так, чтобы во второй раз не обращались.

  Скрытность, необязательность, недоверие, стремление утаить любую информацию, неприязнь  к «чужакам» делают деловое общение  поначалу просто невозможным. Кстати, они прекрасно знают свои недостатки, говорят о них с улыбкой и даже немного гордятся ими.

  С ирландцами действительно трудно иметь дело, но только сначала, если все сказанное  ими принимать за чистую монету. Мы в деловом отношении чем-то схожи, поэтому нам работать с ними проще, чем всем остальным.  

Испания

  Испанцы искренни, сердечны, открыты, обладают чувством юмора и способностью работать в команде. Переговоры с испанскими предпринимателями, обычно протекают менее динамично, чем, скажем, с американскими или корейскими. Они большие любители вести многословные дискуссии, поэтому регламент переговоров очень часто не соблюдается.

  Сиеста  – это для них святое время, поэтому на этот час никакие встречи  не назначаются и никакие переговоры не ведутся.

  Испанцы относятся к тем людям, которые  встречают незнакомого человека по одежке; ими будет оценен по достоинству  безупречный внешний вид партнера по переговорам: классический костюм, белая рубашка, соответствующий  галстук, темные носки и до блеска начищенная обувь.

  В Испании  не принято приглашать деловых партнеров  домой.

Италия

  Итальянцы экспансивны, порывисты, отличаются общительностью. Их практика ведения переговоров  в основном отвечает общепринятым нормам. Определенные различия проявляются  в поведении представителей крупных и мелких фирм. Последние, как правило, более энергичны и активны при установлении контактов, стремятся не затягивать решение организационных вопросов, охотно идут на альтернативные варианты соглашения.

  Итальянские бизнесмены предпочитают завязывать деловые отношения с людьми, занимающими равное им положение в деловом мире, фирме, обществе. Немаловажное значение для них имеют неформальные контакты с партнерами, в том числе и в неслужебное время. Они полагают, что в неофициальной обстановке можно более свободно высказывать критические замечания по поводу деловых предложений партнера, не рискуя его обидеть. 

Германия

  Черты немецкого  национального характера общеизвестны: трудолюбие, прилежание, пунктуальность, рациональность, бережливость, организованность, педантичность, серьезность, расчетливость, стремление к упорядоченности.

  Процедура личного представления и знакомства находится в соответствии с международными нормами: рукопожатие и обмен  визитками. Первым следует назвать  того, кто находится на более высокой ступени представить. Лицо менее значительное положено представлять лицу более значительному. Переговоры обычно ведутся с участием одного или нескольких партнеров. Все встречи назначаются заблаговременно. Немцы очень сдержанны и официальны, и потому многим кажутся недружелюбными. Очень тщательно прорабатывают свою позицию. Вопросы любят обсуждать последовательно, один за другим. С неприязнью смотрят на предложение провернуть какое-либо подвернувшееся дело, не сходя с места. В таких случаях у них складывается впечатление, что вы действуете наобум. Это касается не только деловых контактов, но и, скажем, административных. Так, планы на отпуск немцы продумывают за год, а то и раньше сделки. Они настаивают на жестком выполнении принятых обязательств и на условии уплаты высоких штрафов в случае их невыполнения. Немецкие деловые люди и служащие весьма строги и к выбору одежды; основной тип одежды – строгий деловой костюм, чаще всего двубортный. Строго в тон костюму должна быть подобрана обувь. Домой к себе деловых партнеров приглашают редко. Если такое произойдет, непременно принесите хозяйке дома цветы. Могут пригласить в ресторан, но имейте в виду, что счета в ресторане часто оплачиваются приглашающими и гостями раздельно; бокалы поднимают после того, как хозяева произнесут приветствия. А вот еще мелкие, но полезные детали:

  1) если  на совещании вам надо что-то  записать, попросите разрешения;

  2) к начальству  часто обращаются по названию  профессии или по занимаемой  должности;

  3) когда  развариваете с немцем или пожимаете руку, никогда не оставляйте руку в кармане – это считается верхом неуважения;

  4) при  знакомстве важны чины и звания;

  5) не увлекайтесь  светскими разговорами – это  бизнес;

  6) не спрашивайте  у людей, где они были во  время войны, а также есть ли у них семья и дети.  

Франция

  Во Франции  рабочий день длится с 8.30 до 12.30 и  с 15.00 до 18.30. Обедают французы обычно дома. Деловые переговоры, как правило, начинаются в 11.00. В 12.30 участникам переговоров  могут предложить традиционный завтрак с аперитивом. Широко практикуется обсуждение дел за едой. Деловой обед может длиться полтора-два часа, деловой ужин – занять весь вечер.