Внедрение современных информационных технологий на фирме ООО «Мода для женщин»

       Четвертый этап – планирование – начинается с определения потребностей компании в ресурсах, требующихся для внедрения системы. Для этого необходимо совершить ряд следующих действий:

       а)  Поиск и определение источников финансирования программы. Ими могут  быть собственные денежные ресурсы компании (прибыль, фондовые отчисления), резервы инвесторов, заемные средства, бюджетные ассигнования, лизинг и т.д.

       б)  Анализ обеспеченности техническим  оборудованием.  а также модема и периферийных устройств - принтера, сканера.

       в) Определение потребности в трудовых ресурсах, включая разработку должностных инструкций, выделение имеющихся или найм дополнительных сотрудников, распределение полномочий и ответственности.

       г)  Выделение места для работы (кабинета, рабочего стола и т.д.).

       Заканчивается этап планирования оценкой затрат, предстоящих в ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени. Основными затратами  организации при внедрении автоматизированной системы  являются следующие:

• затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);
• затраты на обучение персонала, поиск и найм дополнительных работников;
• затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;
• затраты, связанные с заключением договоров с поставщиками сырья, финансовыми организациями;
• затраты, связанные с получением информации (особенно это относится к данным, предоставляемым различными фирмами на коммерческой основе);
• прочие затраты, связанные с внедрением и эксплуатацией АСБ.

       Только  после определения необходимых  ресурсов и утверждения бюджета  реализуемого проекта можно переходить к следующему, пятому, этапу. Данный этап представляет наибольшую трудность  для компании и включает в себя несколько моментов:

• Поиск организации, предоставляющей услуги по подключению к системе и ее сервисному обслуживанию (установка необходимого оборудования и ПО, обучение персонала, последующая модернизация и т.д.). Как показало проведенное исследование, количество таких организаций (операторов) невелико, поскольку на практике обслуживание системы производится или самим разработчиком, или его представителем.
• Установление контакта и проведение переговоров. На данном этапе решаются как основные (перечень и стоимость услуг, порядок бронирования и реализации услуг, сроки и порядок расчетов, обязанности и ответственность сторон), так и дополнительные вопросы, требующие принятия каких-то отдельных решений (например, по возможности реализации для корпоративных клиентов  специального набора услуг).
• Подписание договора с оператором на подключение и обслуживание АСБ
• Заключение договора с провайдером на подключение и абонентское обслуживание в глобальной сети Интернет. При выборе провайдера необходимо руководствоваться следующими основными критериями:
• репутация провайдера на рынке услуг Интернет;
• скорость связи с сервером  (ping) – определяет, насколько быстро приходит от сервера ответ на любой запрос с компьютера. Чем меньше задержка, тем лучше: связь считается хорошей, если задержка составляет менее 200 миллисекунд;
• длина пути – количество промежуточных компьютеров (роутеров), через которые проходят любые данные, прежде чем попасть с компьютера на сервер (и обратно). Желательно, чтобы и этот параметр был минимальным, так как чем длиннее путь, тем больше вероятность того, что один из роутеров по пути будет перегружен и скорость связи снизится;
• скорость обмена данными – количество килобит, передающихся за секунду с сервера на компьютер. Минимальным считается параметр 4,4, максимальное же значение зависит от типа модема и от уровня загрузки сети;
• коэффициент потери пакетов – показывает, сколько процентов данных, посылаемых компьютером на сервер, теряется на просторах Интернет. Поскольку данные не доходят, они автоматически пересылаются повторно – хотя потерь и не происходит, на это тратится время. Поэтому, чем меньше коэффициент, тем лучше;
• стоимость услуг – средства, затраченные на подключение и пользование услугами провайдера. Рассчитываются, исходя из потребности пользователя в Интернете (количества часов в месяц): минимальная потребность – 5-7 часов, умеренная – 25-30 часов, из которых 5часов – в ночное или иное льготное время, а также потребность в неограниченном доступе. Исходя из этого, определяются и тарифные планы – фиксированная или почасовая оплата, неограниченный доступ;
• качество модемной связи – в большей мере зависит от конкретной АТС, с которой звонит пользователь.
• Заключение договора с банком оператора на открытие и обслуживание транзитного счета - для быстрого получения и автоматического отслеживания платежей, а также, при желании, для оплаты услуг, не покидая офиса.

       Процедура переговоров длительна по времени  – в зависимости от объемов  и качества согласуемых вопросов, а также от степени занятости  ответственных за переговоры лиц, она  подчас занимает целый месяц.

       После подписания всех необходимых соглашений процесс внедрения системы , а  вместе с ней – и новых информационных технологий, начинает двигаться к  своему завершению: в течение двух-трех дней провайдер произведет подключение  к сети Интернет, а оператор услуг установит в офисе компании, наладит и произведет тестирование необходимого для работы в системе оборудования и программного обеспечения, параллельно проведя обучение сотрудников и, при желании, оказав помощь во внесении в систему первых данных (характерно для туроператоров).

       После этого, как и полагается в любой  компании, использующей в своей повседневной работе приемы маркетинга, необходим  анализ полученного в ходе осуществления  проекта опыта, а также контроль и управление происходящими в  результате автоматизации изменениями.

       При правильном осуществлении всех перечисленных  этапов внедрения информационных технологий, а также при удачном стечении обстоятельств, экономический эффект от автоматизации не замедлит сказаться  уже в течение двух-трех последующих после завершения проекта месяцев.

       4Автоматизация производства ООО «Мода для женщин» 

       Когда речь заходит о системе управления предприятием, следует хорошо понимать, что должна быть построена именно система взаимоувязанных и взаимообусловленных компонентов, включающих организационные меры, кадровые, финансовые и технологические ресурсы и подкрепленная информационными технологиями (ИТ). Понятие системы распространяется также и на ИТ. Современная информационная система (ИС) должна отвечать определенным принципам. Среди них, в частности, ввод информации в местах ее возникновения, определение функций и доступа каждого пользователя, обеспечение целостности данных и безопасности хранимой информации. Эти и другие меры дают возможность обеспечить оперативную обработку данных, необходимых для принятия решений, а, следовательно, грамотное управление предприятием. На предприятии это хорошо понимали, и решили приступать  к новому этапу автоматизации.  По рекомендации одного из специалистов обратили внимание на ИС «ТБ.Корпорация» (разработчик – компания «ТБ.Софт»). «Система нам понравилась тем, что она построена на процессном подходе и потому легко перенастраивается при изменении бизнес-процессов, – вспоминал потом заместитель генерального директора по ИТ  – Кроме того, она позволяет вести учет в сложной (в частности, холдинговой) территориально распределенной структуре. Это как раз то, что нам было нужно для реализации наших задумок, и в первую очередь для постановки оперативного учета».

       Одна  из сложностей проекта заключалась в распределенности объектов автоматизации: производственные мощности (собственно само предприятие) располагаются в г.Рошаль , основной склад продукции – в Балашихе , а головной офис– в г. Москва. «Именно поэтому, – отметил директор по ИТ, – нам и требовалась ИС корпоративного уровня, которая позволяла бы вести учет наличной продукции на складах, продажи, производственный учет и отражала бы взаимодействия между предприятиями в реальном времени, иными словами, особый акцент должен быть сделан именно на оперативный учет».

       Начать  решили с автоматизации складов  сырья и готовой продукции. Это  участки, контроль за которыми имеет  ключевое значение.

       Пока  шло внедрение на складах, разрабатывалось  ТЗ на автоматизацию производственного  учета. Летом прошлого года, когда работа на складах подходила к концу, началась настройка оперативного учета в цехах организации. Режим работы предприятия – сменный, круглосуточный. Требовался учет фактических расходов по каждой смене на каждый вид ткани, фурнитуры  и продукции, в целях определения фактической себестоимость на конкретное изделие. На данный момент эта задача решена.

       Следующим этапом было внедрение ИС в финансовой и сбытовой службах. Их работа тесно связана: от сбыта зависят количество и ритмичность финансовых поступлений, которые, в свою очередь, идут на оплату сырья и развитие производства. На этом участке системы основными функциями, реализованными в процессе внедрения, были заявки на оплату, формирование платежного графика, фактические платежи, договорные обязательства, сроки оплаты, отсрочки.

       Был налажен и обмен информацией удаленными подразделениями. «ТБ.Корпорация» позволяет использовать разные способы обмена данными, в данном проекте были задействованы два. Так, склад  по выделенной линии начал работать непосредственно с базой данных московского офиса, а предприятие взаимодействует с ней с помощью механизма репликаций. Пакет данных (транспортный файл объемом в среднем 60–100 килобайт) передается каждые 20 минут; при этом ИС на фабрике может работать и в автономном режиме. Это важно ввиду «особенностей национальной глубинки»: отключения электричества в области нередки, и возможность самостоятельной работы для системы важна.

       Сегодня все вышеупомянутые участки учета  работают в едином комплексе, обеспечивая накопление, обработку и анализ информации. Но главное происходит все же в цехах – там не только рождается сам предмет деятельности предприятия – , но также возникает и вносится в систему сопровождающая ее информация. Как же это происходит?

       В настоящее время на предприятии функционирует четыре участка по четыре смены. Таким образом, ежесуточно необходимо сформировать 16 сменных заданий, просчитать план выпуска продукции для каждой из них, проверить наличие соответствующего сырья на складе (а при необходимости – заказать недостающее). При этом следует учесть, что в производстве сейчас задействовано 95 наименований сырья, 38 моделей продукции. Затем сменные задания передаются технологам, которые должны проверить и скорректировать их в зависимости от конкретных параметров имеющегося сырья. После корректировки технологами сменные задания передаются в цеха (мастерам смен). Здесь необходимо упомянуть также, что за смену на предприятии обычно только на одном участке изготавливается 5-10 моделей продукции ,а в среднем продукция от начала изготовления до упаковки проходит 7–9 переделов. Производство сопровождается формированием от 60 до 120 документов за смену, а после завершения процесса необходимо отследить получившиеся объемы готовой продукции, причины простоев или других нештатных ситуаций (если они были). Конечным документом управленческого учета является материально-производственный отчет, который позволяет определить затраты и себестоимость продукции.

       «Когда мы начали внедрять автоматизированный производственный учет, то по всем звеньям этой цепочки ощущалось некоторое сопротивление, – отметил ИТ директор. – Действительно, людям надо было изменить свои привычки: ведь ИС не только дает новые возможности, но и требует исполнительской дисциплины (выполнение операций в определенной последовательности, в нужный срок и т.д.), актуализации данных (например, справочников, рецептур и пр.), наконец, просто умения работать с системой. В ряде случаев менялись и некоторые бизнес-процедуры. Кроме того, какие-то потребности в тех или иных функциях выяснялись уже в процессе внедрения – это „интерактивная“ работа. Надо еще учитывать и то, что с течением времени (в частности, и того, пока идет внедрение) может меняться структура бизнеса, поэтому система должна быть легко настраиваемой, прозрачной для настройки».

       Сегодня все цеха на фабрике работают в единой информационной системе, все данные фиксируются в компьютерах прямо в цехах – там, где возникает эта информация. Поэтому сегодня не составляет проблемы ситуация, когда по маркетинговым показаниям необходимо быстро изменить первоначальный план, например вместо одного фасона пальто, начать делать другой, более востребованный. Для этого нужно просчитать не только готовность оборудования, но и наличие на складе всех комплектующих (требуемого качества) и возможность в нужное время обеспечить процесс необходимым материалом в нужном количестве. Кроме того, если по каким-то причинам произвести заранее запланированную продукцию невозможно ,мастер цеха может изменить сменное задание, и с помощью системы можно быстро подобрать подходящую замену – ведь час простоя оборудования здесь обходится недешево. Чем быстрее система позволит отреагировать на изменение ситуации, тем меньше будут издержки.

       С помощью ИС существенно облегчился и ускорился расчет себестоимости: если раньше из-за учетных сложностей затраты суммировались ежемесячно и существовал механизм их распределения на себестоимость отдельных видов продукции, то сейчас можно реально определять себестоимость партии продукции по дням и даже посменно; причем система может рассчитать себестоимость как «по рецептуре», так и фактическую (реально получившуюся с учетом корректив технолога, возможных простоев, брака, возвратных отходов и т.п.).

       Что в перспективе?

       У процесса внедрения ИС есть точка  отсчета, но нет конечного пункта – это просто жизнь в другом измерении, в информационном пространстве. Оно требует выполнения определенных правил, но дает неизмеримо больше возможностей по сравнению с прежней, «неавтоматизированной жизнью».

       В ООО «Мода для женщин» уже строят дальнейшие планы того, что можно сделать с помощью ИС. Например, с ростом производства решено было построить новый склад сырья, и сегодня он уже готов. Однако большие объемы проходящей через него продукции и специфика ее использования (к примеру, сырье уже поступило на склад, но еще не прошло проверку в лаборатории на качество ) привели руководство к мысли о том, что в складском модуле системы должны быть возможности, обеспечивающие адресное хранение: тогда будет гарантировано и оптимальное размещение, и наиболее разумное использование сырья.

       «По мере накопления информации мы планируем дополнить систему и возможностями анализа причин нарушения производства и отклонения результатов, а также функцией планирования рисков.  Важно еще уметь просчитать рентабельность работы производственной линии: зная, сколько она выпустила продукции, а также, сколько стоила сама линия и ее эксплуатация в реальных условиях (износ, ремонты, обслуживание и пр.), мы сможем определить эффективность ее работы».

       Предприятие  динамично развивается: построена  первая очередь нового цеха и запущена первая высокопроизводительная линия. Планируется дальнейшее увеличение производственных мощностей. В подобных ситуациях обычной практикой является либо замена, либо серьезная перенастройка ИС, которая, как правило, не обходится без дорогостоящих работ с участием разработчика. «Но нам это не грозит, – мы вполне в силах все перенастройки системы сделать сами. Одним из самых важных достоинств „ТБ.Корпорации“ является то, что она позволяет легко отразить все изменения, которые происходят в бизнес-процессах. Для иллюстрации своей мысли приведу такое образное сравнение. Некоторые ИС можно сравнить с детским кубиком – из разных кубиков можно построить дом; другое ПО подобно кубику Рубика – это модульные системы другого уровня. А „ТБ.Корпорацию“ в этом ряду я бы уподобил пластилину – из нее можно легко слепить все, что хочется».