Внедрение информационных технологий (систем) в деятельность предприятия

     Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему руководству лучше представить себе работу своей организации, а также позаимствовать опыт других организаций. 

     Совокупная  стоимость владения.

     Совокупная  стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы  за период ее жизненного цикла.

     Необходимо  четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время на закупку компонентов и внедрение новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда возвращается 90% стоимости системы от результата ее работы, и сумму всех прямых и косвенных затрат. 

     Перспективы развития.

     Перспективы развития закладываются в систему  поставщиком системы и  комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

     Очевидно, что на перспективу развития также  огромное влияние оказывает и устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке. 

     Технические характеристики.

     Понимание технических характеристик в  наибольшей степени гарантирует  соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим  характеристикам можно отнести:

• архитектуру системы,
• надежность,
• масштабируемость,
• способность к восстановлению,
• наличие средств резервного копирования,
• средства защиты от технических нападений,
• возможность интеграции с другими системами.

 

     Минимизация рисков.

     Под риском обычно понимается некая вероятность  того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и долгосрочная и постоянная утечка средств.

     Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности и решение модифицируется определенным образом.

     Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

• процесс создания системы
• оборудование
• программное обеспечение
• персонал
• управление задачами

     Для каждого объекта затрат выдвигается  целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью  снижения рисков. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.3. Методы внедрения системы

     Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему  управления, как правило, дает следующую  установку: система должна начать действовать  как можно скорее, в срок и в  рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы.  
Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.

     Необходимо:

1. Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.
2. Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
3. Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
4. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.
5. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

     Прежде  чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную  структуру и бизнес-процессы:

1. Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
2. Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
3. При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
4. Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.
5. Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.

     Обеспечить  создание необходимой технической  инфраструктуры:

1. Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
2. Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.
3. Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

     4. Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.

     Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.

1. Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
2. С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого — попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
3. Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
4. Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.

      После проведенных мероприятий можно  приступать непосредственно к внедрению  системы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.4. Этапы внедрения информационной системы

     Следует выделить три этапа внедрения информационной системы:

1. Исследование. Компания-внедренец проводит исследование бизнес процессов вашей компании.
2. Доработка системы. Программисты компании-внедренца настраивают или дорабатывают требуемую функциональность системы.
3. Запуск системы. Начало реального использования системы, включает процессы обучения персонала.

     Исследование  бизнес процессов.

     Любая компания поставщик системы отводит  определенное время для исследования бизнес процессов компании, где будет  внедряться информационная система.

     На  данном этапе необходимо как можно более точно описать представителям компании, какие процессы необходимо улучшить.

     Как правило, функциональность информационной системы несколько шире, чем реальные бизнес процессы компании. На данном этапе  необходимо определить как присутствие тех или иных функций скажется на конечную стоимость системы, время внедрения, и что самое важно, соответствует ли предлагаемая функциональность целям компании.

     Важно, чтобы результаты исследования бизнес процессов были предоставлены в качестве отдельного документа, где в соответствии с требованиями компании должны быть детально описаны изученные бизнес процессы.

     Доработка системы.

     После исследования бизнес процессов компания поставщик должна точно ответить на вопрос о стоимости и сроках внедрения информационной системы.

     На  этапе доработки системы важно  контролировать процесс реализации требуемых функций в информационной системе. Необходимо проверять соответствие реализации требованиям компании и  при необходимости использовать установленный механизм для влияния на компанию-внедренца.

     Важно, чтобы со стороны компании выступал менеджер проекта внедрения, хорошо знакомый с задачами компании и её бизнес процессами. Необходимо понимать, что этот человек также должен иметь опыт по поддержке внедрения подобных систем в компании.

     Запуск  системы.

     На  этом этапе важно переключить  бизнес процессы компании на использование  внедренной системы. Основная задача быстро обучить и мотивировать персонал использовать новую информационную систему.

     Многие  проекты по внедрению информационных систем проваливались или не приносили желаемых результатов из-за нежелания людей использовать новую неудобную систему, необходимо проводить тренинги и показывать, как использование системы позволит избавиться от рутинных задач и оптимизировать работу.

     Развитие  информационной системы.

     Внедренная  система, как правило, не начинает работать сразу. Необходимо проанализировать насколько  внедрение было успешно, достигнуты ли основные цели внедрения.

     Внедрение можно считать успешным, только если система позволяет получать выгоду, а именно оптимизирует работу служб, позволяет выполнять работу быстрее, повышает качество процессов. Необходимо постоянно анализировать показатели работы системы, а также степень заинтересованности персонала в использовании данной системы.

     Процесс внедрения информационной системы  занимает как минимум несколько  месяцев. На протяжении этого времени  важно фокусироваться на целях, которые  ваша компания хочет достигнуть, внедряя  систему, также необходимо помнить о возможных рисках и финансовых издержках. Организуйте работу правильно, и внедрение информационной системы в компании будет успешным.

Заключение

     Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

• Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
• Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
• Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
• Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
• Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
• Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.