Ревизия товарно-материальных ценностей: задачи, порядок проведения и оформления результатов ревизии

Ревизия поступления материалов проводится по нескольким направлениям. Два важнейших из них:

1. Выборочная документальная проверка  отнесения товарно-материальных  ценностей (поступивших за последний  отчетный год) к материалам. Ревизор  выборочным методом проверяет  обоснованность отнесения объектов к материалам.

2. Документальная проверка учета  поступающих материалов.

По первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Ревизор проверяет порядок  учета поступающих материалов, наличие  утвержденного плана материального обеспечения, наличие ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журналы учета, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика; дата и № транспортного документа; дата и номер счета; род груза; акт о приемке; запроса о розыске груза. Ревизор должен выявить факты недопоставки и излишней поставки.

Ревизор должен установить соответствие порядка выдачи, составления  и использования доверенностей  на получение ТМЦ требованиям  нормативных документов.

При ревизии поступлений  материалов на склады автотранспортом  проводится сверка журнала учета  поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Обороты материалов по журналу учета и первичным документам сверяются с оборотами ведомости №10 «Учет материалов на складе».

При наличии актов  приемки материалов формы №М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу (полномочия членов приемочной комиссии, работа юридической службы).

При доставке ТМЦ железнодорожным  транспортом также осуществляется сверка данных учета поступающих  материалов с данными железнодорожных накладных, приходных ордеров, карточек учета материалов, корешков доверенностей. Если ревизор обнаруживает коммерческие акты, то он должен провести экспертизу юридической силы таких актов. Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения³.

Виды проверок:

1. Выборочная документальная  проверка оформления учета материалов  на складе. Источниками информации  является журнал учета поступающих  грузов, специальная книга кладовщика, карточки складского учета.

2. Проверка соблюдения  порядка и сроков проведения  инвентаризации материалов инвентаризационной  комиссией организации. Проверяется  правильность организации, проведения  инвентаризации, полнота, достоверность  и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность оформления результатов инвентаризации.

3. Инвентаризация материалов.

Все документы инвентаризации: приказ о проведении, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально-ответственных лиц, а также сличительные ведомости – должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решений по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.

Инвентаризационная опись (форма №ИНВ – 3) по завершении должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных исправлений.

Работа ревизора оформляется  протоколом, где ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию  излишков.

Очень важно правильное оформление сличительных ведомостей.

Процедуры и объекты  ревизии в цехах (кладовых) совпадают  с процедурами и объектами  ревизий центрального склада.

Ревизор должен учесть, что  если материалы поступают сразу  на склад в цехе, они приходуются  на центральном складе и по требованию – накладной передаются на склад в цехе. Каждому складу в цехах приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Ревизор проверяет наличие и правильность оформления данных документов.

 

 

1.2 Ревизия списания материалов в производство

Документально отпуск материалов в производство подтверждается лимитно-заборной картой (ф. №М-8) или требованием – накладной ф. №М – 11. Возможны 2 варианта работы с лимитно-заборными картами.

Первый вариант. Один экземпляр до начала месяца передается потребителю материалов, другой –  складу. Кладовщик при отпуске  отмечает в обоих экземплярах  дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Стороны обмениваются росписями в документах.

Второй вариант. Лимитно-заборная карта выписывается в одном экземпляре и передается потребителю. Склад  отпускает материалы при предъявлении лимитно-заборной карты. Лимит указывается  в карточке учета материалов по форме №М – 17. Потребитель при получении расписывается в карточках учета материала, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Ревизия списания материалов в производство – проводится документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство.

1. Документальная проверка  оформления выбытия материальных  ценностей. Ревизору необходимо  изучить порядок согласования  отпуска материалов по требованиям  формы №10а и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные требований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материала. Ревизор проверяет наличие актов списания, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.

2. Анализ списания  сырья и материалов на производство. Основные вопросы проверки: обоснованность  и документальная определенность  норм расхода; соблюдение норм  расхода в производстве; фактическое  расходование сырья и материалов  в цехах.

Ревизор должен выяснить, когда в последний раз пересматривались действующие нормативы расходования сырья и материалов и учтены ли в них изменения.

Ревизор обязан выяснить (при нескольких нормах на одно и  то же изделие), сколько изделий и  по какой технологии фактически изготовила организация за изучаемый период. Установив правильность норм расхода материалов, ревизор должен проверить, как эти нормы соблюдаются в производстве.

Чтобы убедиться, правильно  ли рассчитаны нормы расхода материалов на единицу изделия, ревизору необходимо организовать изготовление контрольной партии изделий и определить фактический расход материалов на них.

Ревизор должен изучить  технологию изготовления изделий и  строго придерживаться ее при проверке норм. Проверку требуется делать только с исправным инструментом и на исправном оборудовании.

Если закуплен излишек  материалов, их можно продать другой организации. Со склада материалы отпускают  на сторону, что оформляется накладной  на отпуск материалов на сторону (ф. №М – 15).

 

1.3 Ревизия выбытия материалов на сторону

При такой ревизии  проводится: 1) сплошная документальная проверка оформления продажи и 2) дарения  материалов.

Ревизор проверяет правильность оформления договоров и накладных  по форме №М – 15. Договоры должны соответствовать по форме и содержанию требованиям действующего законодательства.

Ревизор изучает эффективность  ценовой политики и фактическое  соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на материалы.

Ревизор должен дать экономическую  оценку действий должностных лиц организации, по чьей инициативе закупаются лишние материалы.

Ревизор может проверить  пропускную систему организации. Для  этого положение о пропускной системе сверяется с фактическим  порядком пропуска, действующим в  организации.

В обязательном порядке  по каждому факту дарения выявляются лицо, подписавшее договор дарения, и правомочность его действий⁴.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оформление результатов инвентаризации материалов

Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3) по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. Санкционированные исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.

При выявлении ревизором  материалов, не поставленных на учет, а также материалов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим материалам.

Работа ревизора оформляется протоколом. В протоколе отражаются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (форма № ИНВ-18) ревизор дает свои выводы но результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.

Очень важно правильное оформление (составление) сличительных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать прямо на самой сличительной ведомости). Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.

Инвентаризационные описи  составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица соответствия: подразделение, материально ответственное лицо, общая стоимость вверенных материалов, в которой указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.

Выявленные инвентаризацией  неучтенные материалы должны быть оценены  с учетом рыночных цен.

        Обнаруженные недостачи материалов подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих материалов ревизор тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих материалов, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Особое внимание ревизору следует обратить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своевременность их оприходования и эффективность использования. Необходимо выяснить, соблюдается ли в организации порядок выдачи доверенностей на получение ТМЦ и их отчетности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли в организации журнал учета выдачи доверенностей по типовой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работникам данной организации; на какой срок они выдаются.

Своевременность оформления документов при приемке и отпуске ценностей и записи в книге или карточке складского учета проверяется при обследовании мест хранения ТМЦ.

 В проверяемой организации  изучается учет в журнале поступивших  грузов по каждому поставщику  об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору и проверяется на основании документов фактически поступивший ассортимент. Выявить нарушавших условия договора поставщиков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обязательств. При установлении факта нарушения условий договора к нарушителям предъявляются штрафные санкции.

При проверке полноты  и правильности оприходования покупных материальных ценностей устанавливают  соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета ТМЦ с данными  учетных регистров. Следует проверить согласованность записей между синтетическими и аналитическими учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают ТМЦ. Одновременно устанавливают как был выделен НДС, отнесен на счет 19 и списан в дальнейшем на счет 68 субсчет НДС.

Если в результате проверки были установлены расхождения, следует определить их причины. Такие  отклонения могут образовываться в  результате небрежного отношения бухгалтеров  к выполнению своих служебных  обязанностей  или в результате неполного оприходования ценностей.

Полноту оприходования  ТМЦ можно проверить по выданным под поставку ценностей авансам. При расчетах с поставщиками плановыми  платежами ревизор проверяет  наличие актов сверки расчетов остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец каждого месяца.

Далее ревизор на основании  первичных документов проверяет  правильность отражения в учете  покупной стоимости ТМЦ и транспортно -  заготовительных расходов.