Разработка новой информационной системы на предприятии

Симптомы  возникающей проблемы 

     В результате роста общего числа клиентов, их сейчас около 3000, выявился целый ряд сложностей и недостатков в существующей схеме движения и обработки информации.

     Прежде всего, поток информации значительно возрос, и увеличилась нагрузка на операторов, администраторов и бухгалтеров. Возникла необходимость в увеличении административного штата либо пересмотре организации труда.

     Но простой набор персонала приведет к необходимости увеличения площадей, покупке техники и мебели, и не решит многих других возникающих проблем.

     Исторически возникла ситуация, когда каждый отдел, пытаясь решить проблему «информационного голода», создавал внутренние базы данных, произошел процесс дублирования информации и некоторых операций, связанных с ведением этих баз, например: платежи  - вводятся в три различные базы данных, т.е. трижды повторяется одна и та же операция.

     Еще один вопрос, который нельзя обойти в условиях жесткой конкуренции, это безопасность и защита информации, очень сложно контролировать доступ ко многим разрозненным базам данных.

Кроме того, на фирме ведется складской  учет с ассортиментом более 100 наименований по трем основным направлениям:                            « Консультант +», бухгалтерские программы и материалы, необходимые для проведения технических работ. 

Таблица 1

Анализ  состояния фирмы.

 

Инновационная часть

 

     Целью нововведения является улучшение функционирования организации в целом путем обеспечения эффективного управления ресурсами и системой. Это вполне соответствует общей цели организации и будет способствовать улучшению качества предоставляемых услуг за счет ускорения движения информации внутри организации, большей доступности информации для сотрудников фирмы и возможности интегрированного подхода к обслуживанию клиентов. Кроме того, усилится обратная связь, которая позволит с большей точностью оценивать эффективность всех проводимых рекламных и маркетинговых акций.

     Это возможно достичь путем создания единого информационного пространства внутри фирмы и построения эффективной системы учета и анализа хозяйственной деятельности организации. 

Практическая  значимость 

     Для улучшения сервиса необходимо:

• Увеличение штата;
• Замену компьютеров на более новую модель;
• Введение системы карточек учета клиентов;
• Дополнительное обучение сотрудников.

     Уменьшение дебиторской задолженности включает в себя следующие варианты:

• Строгое отслеживание платежей
• Создание системы оповещения клиентов о неоплате;
• Назначение в каждом отделе менеджера по работе с неплательщиками;
• Введение системы выставления счетов

     Проанализировав варианты, можно сделать следующие выводы, что для решения данной проблемы необходимо создание единой информационной системы. Это позволит достичь всех поставленных целей.

     Теперь процесс сводиться к подбору необходимого программного обеспечения для реализации нововведения и расчета примерной стоимости реализации проекта на базе различных программных продуктов. Для выбора варианта необходимо задать параметры системы.

     Рассмотрим показатели, характеризующие размер документооборота предприятия и количество единиц аналитического учета. В таблицу включены показатели, характеризующие компанию, занимающуюся розничной продажей товаров и оказанием услуг.

Таблица 2

Количественная  оценка системы

 
     Рассматриваемое предприятие по размеру и объему документооборота можно отнести к среднему.

     Рассмотрим существующие в данное время на российском рынке программные продукты подобного типа.

Таблица 3

Краткая характеристика программных  продуктов и производителей

 

     Сравним основные программные продукты по ряду критериев:

1. Доступность сервиса. Информационная система является объектом непрерывного изменения, адаптации и совершенствования, кроме этого немаловажный фактор наличие гарантийных обязательств, возможность получения консультаций и их стоимость. Какая существует литература по работе с данным программным обеспечением и есть ли возможность обучения. Существуют ли скидки лицензированным пользователям на новые версии программы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

2. Соответствие заданной управленческой структуре. Имеется в виду размер компании и количество пользователей системы. Не стоит приобретать мощную систему если предполагается 2-3 пользователя и не имеет ни какого  смысла использовать базу данных рассчитанную на мелкие фирмы, там где число пользователь превышает сто человек. Но здесь следует учесть и перспективы развития фирмы и возможный рост числа пользователей системы.

(соответствует  заданным параметрам, не соответствует) 

3. Наличие Windows – версии. Наиболее распространенной операционной системой является Windows-ХР и сохранение привычного для пользователя интерфейса и назначений функциональных клавиш. И облегчит процесс обучения пользователей.

(есть, нет)

4. Удобство интерфейса. Подразумевается удобство ввода информации и отсутствие повторения одних и тех же операций, а так же удобство представления аналитической информации.

(высокое,  среднее, низкое)

5. Настраиваемость. В данной компании проводится не обычная автоматизация учета, а создается единая информационная система, связывающая различные отделы единым информационным пространством и кроме стандартных бухгалтерских операций потребуется создать целый ряд   оригинальных решений для данной фирмы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

6. Стоимость одного рабочего места. Понятно, что компания готова потратить какую-то сумму денег для проведения нововведения, но она не должна превышать установленного руководством фирмы лимита.

(Стоимостная  оценка)

7. Возможно ли написание базы данных собственными силами. Это дополнительное условие, несомненно, являющееся плюсом. Но не оказывающее решающего воздействия.

Таблица 4

Сравнение программных продуктов  по заданным критериям.