Разработка комплекса деловой переписки фирмы

      В официальных текстах широко распространены и конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (нанизывание падежей, обычно форм родительного падежа). Например: Благодарим Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по производству круп и муки.

     В целом употребление подобных конструкций  в деловой речи не является ошибкой. Но в некоторых случаях предложение  их следует упрощать.

 

5. Приемы повышения  информативности  и убедительности

     Информативность деловой корреспонденции достигается  применением сложившихся языковых формул. Выбор то, или иной конструкции  в большей степени зависит  от смыслового содержания письма. Иначе говоря, смысловым ядром информативности являются стандартные синтаксические конструкции.

     Такое качество, как убедительность достигается  выполнением следующих условий:

• доказательность письма, т.е. аргументация решений, (Согласно договору №…);
• использование стандартных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста, а также для предложений объемной информации в виде одного распространенного предложения .
• адресат должен чувствовать личное отношение автора к описываемым фактам (С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения, благодарим Вас). Наиболее ярко этот фактор проявляется в нерегламентированных письмах.

     Каждое  из представленных деловых писем  является многоаспектным. Для повышения  убедительности в них использованы стандартные синтаксические конструкции. А также из всех писем видно, что автор письма заинтересован в рассматриваемой проблеме. Другими словами представленная корреспонденция удовлетворяет условиям убедительности.

 

6. Влияние коммуникативных  факторов на структуру  письма

 
 

     Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, то, пожалуй, самым важным среди факторов речевой ситуации является фактор цели. Цель подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: напоминаем, сообщаем, приглашаем ...

     Фактор  адресата влияет на выбор этикетных фраз. В случае если адресат не очень хорошо известен, для обращения используется формула Уважаемый г-н Диванов. Иначе, обращение должно содержать имя и отчество адресата: Уважаемый Александр Николаевич.

     Фактор  адресата непосредственным образом  связан и с выбором тональности письма. Однако речевые формулы ввода информации универсальны.

     Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма требующие ответа, - в деловой практике это коммерческие письма (письмо-предложение - ответ на предложение; письмо-просьба - ответ на просьбу; письмо-запрос - ответ на запрос; рекламация - ответ на рекламацию). Остальная деловая корреспонденция обязательного ответа не требует.

     Ролевые позиции инициатора и ответчика  реализуются в тексте письма в  виде устойчивых формул ввода сообщения:

     Обращаемся  к Вам с просьбой.

     В ответ на Вашу просьбу.

     Причем  в письмах-ответах обязательно  повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

1. повторение просьбы;
2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

     Употребление  риторических фигур  в рекламных письмах

     Риторическое  обращение выделяет важные смысловые позиции текста.

     Уважаемый клиент!

     Цель  использования этого приема - определение  его адресации.

 

Заключение

     Изначальной задачей данной курсовой работы было моделирование деловой переписки  произвольной фирмы по какому то вопросу.

     В рамках задания была разработана  фирменная эмблема фирменный  бланк.

     Составлены 15 писем, которые отражают начальную, промежуточную и заключительную стадию решения вопроса. Образцы писем оформлены в соответствии с нормативными документами.

     Затем был проведен их многоаспектный анализ, позволяющий утверждать, что разработанная  корреспонденция соответствует  требованиям, т.е. она точна, логична, грамотна и корректна.

 

Библиографический список

1. О.И. Семянкова  Нормы правописания в деловом  стиле. Электронный учебник. П
2. Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

 

Приложение А

     Эмблема ОАО «АСТРОН»

    (обязательное) 
 

 
Приложение Б

     Бланк письма ОАО «АСТРОН»

      (обязательное) 
 

ОАО «АСТРОН» 

  440056, г. Пенза

  ул. Попова, 11

  тел (085) 22 36 10

  факс (085) 22 30 20 

  от_________№_____

  на  №____от_______

 
Приложение В

     Ответ на запрос ОАО «АСТРОН» к «Пром»

      (обязательное)

                                                                                                                                                   

ОАО «АСТРОН»              Директору «Пром»

                                                      

             Н.Н. Лядову

440056, г.  Пенза                       444567, г. Самара

ул. Попова, 11             ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10      

факс (085) 22 30 20

от  25.01.2002     № 112

на  №__113____от__20.01.2002______ 

О получении  информации 

Уважаемый Николай Николаевич!

     Благодарим  Вас за запрос от 20.01.2002. Мы рады, что  Вам понравилась наша новая линия  товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию об комплексе оборудования по производству круп и муки. Мукомольно – крупяной комплекс позволяет производить из различного сырья высококачественные крупы: пшеничные, ячневые, кукурузные, гороховые, пшено, рис. Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку.

      Все оборудование защищено патентами. Предоставляется  сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

      Приложение: прайс- лист на 5 л.в 1 экз.

     С уважением.

     

Генеральный директор        П.И. Иванов  
 

Король  Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Приложение  Г

     Письмо-запрос фирмы«Пром» ОАО «АСТРОН»

     (обязательное)

“Пром”                  Генеральному директору

                                             ОАО «АСТРОН»

                                           П.И. Иванову 

444567, г.  Самара                440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12                ул. Попова, 11

тел (095) 23 36 17      

факс (095) 23 36 29

от  20.01.2002     № 875  

на  №      от __________                         
 

О получении  данных 
 

Уважаемый Петр Иванович!

       Мы  получили Ваш каталог в котором  представлены новые товары. Некоторые  из данных товаров могут найти  применение и в нашем производственном процессе.

       Мы  будем Вам признательны, если Вы направите в наш адрес более  полные данные комплекса оборудования по производству круп, вместе с ценами по этой продукции..

     С уважением.

     

Директор          Н. Н. Лядов  
 

Ноль  Наиля Николаевна

(095) 23 36 55 

Пол.doc

Приложение  Д

     Оферта  фирмы ОАО «АСТРОН» к фирме  «Пром»

      (обязательное)

                             

ОАО «АСТРОН»                          Директору

                                                                   ОАО «Пром»

                      Н.Н. Лядову

440056, г.  Пенза                                   444567, г. Самара

ул. Попова, 11                          ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10      

факс (085) 22 30 20

от  10.02.2002      № 115

на  №______от________ 

О реализации товара 

Уважаемый Николай Николаевич !

       Благодарим  Вас за запрос от 8.02.2002 и предлагаем твердо микромельницу МиМ на следующих  условиях:

• Минимальный заказ – 8 комплектов, масса – 190 кг;
• Цена одного комплекса – 1650000 руб.
• Поставка товара будет произведена с 1.04.2002 по 10. 04.2002

Просим  подтвердить данное предложение  в течении 10 дней с момента получения  нашего письма.

     .

     С уважением. 

Генеральный директор        П.И. Иванов  

Король  Татьяна Александровна