Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Октября 2017 в 18:30, контрольная работа
Электронный документооборот - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
В управлении современным предприятием кроме функциональных задач имеется довольно значительный блок задач управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов.
СОДЕРЖАНИЕ
Электронный документооборот - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
В управлении современным предприятием кроме функциональных задач имеется довольно значительный блок задач управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов.
Электронный документ – это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Преимущества использования электронных документов:
Всякая система электронного документооборота должна быть распределенной, так как ввод документов происходит в территориально-распределенной организации.
Виды электронного документооборота:
К функциям систем электронного документооборота относятся.
1. Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:
Задача заключается в выборе оптимального носителя.
2. Организация поиска документов. Существуют два типа поиска.
Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д.
Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.
Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.
3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа.
Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.
4. Маршрутизация документов.
Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей:
Общими требованиями к системе электронного документооборота являются следующие..
Масштабируемость. Система документооборота должна обслуживать любое количество пользователей, а ее способность наращивать мощность определяться только производительностью аппаратного обеспечения.
Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок.
Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
В настоящее время на российском рынке систем электронного документооборота представлено множество как зарубежных, так и отечественных программных продуктов. Крупные иностранные компании, работающие в сфере информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе ключевых и поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том числе системы электронного документооборота.
Из всех зарубежных компаний на российском рынке представлены продукты фирм Documentum, FileNet, Hummingbird, Siemens и IBM. К сожалению, особенностью зарубежных систем является то, что все они созданы без учета специфики традиционного российского делопроизводства.
Список отечественных специализированных разработок в области систем электронного документооборота довольно обширен и постоянно пополняется новыми продуктами. Наибольшее распространение на российском рынке получили: «Евфрат», «БОСС-Референт», «Гран-док», «CompanyMedia», «LanDocs», «Золушка», «Оптима Workflow», «Дело».
Система делопроизводства БОСС-Референт разработана компанией «АйТи» и ориентирована на поддержку управления организацией и эффективной работы сотрудников, на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. В ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания за счет интегрированной системы FineReader, электронной конференции и доски объявлений.
Система делопроизводства «Гран-Док» московской фирмы «Гранит» предназначена для государственных муниципальных учреждений и полностью учитывает все особенности российского делопроизводства с учетом нормативов документационного обеспечения управления (стандартов ГСДОУ). Система включает в себя три подсистемы:
Система Company Media разработана российской компанией «Интертраст» на платформе Lotus Notes. CompanyMedia содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др.
Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов:
Эта система предназначена в основном для крупных государственных организаций и коммерческих предприятий.
Система «Золушка» является программным продуктом компании «НТЦ ИРМ» и решает основные задачи делопроизводства. Система поддерживает классическое делопроизводство и предназначена для автоматизации работы канцелярии государственных организаций. Основным клиентом «НТЦ ИРМ» в течение многих лет является правительство Москвы.
Система Оптима Workflow, кроме общего механизма организации потока работ, позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Система автоматизирует регистрацию документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.
Система «ДЕЛО», являясь продуктом компании «Электронные Офисные Системы», представляет собой типичную систему автоматизации делопроизводства и последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России, обеспечивая качественный и разносторонний контроль за процессами движения и исполнения документов. Движение документов в системе происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Система «ДЕЛО», в первую очередь, интересна для организаций, которые сталкиваются с необходимостью автоматизации работы делопроизводственных служб, архива, организаций с большим объемом производственной структурированной ин-формации - СМИ, промышленных предприятий.
Под автоматизированной информационной системой (АИС) понимают информационную систему, в которой информационный процесс автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств для получения результатной информации в интересах пользователя.
Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности АИС, а также методов и средств их проектирования и создания в различных предметных областях. Для реализации АИС иногда можно внедрить несколько специализированных и недорогих приложений и связать их на базе интеграционной платформы. При этом необходимо осознанно подходить к выбору средств автоматизации, сравнивая затраты с ожидаемым эффектом.
Современный подход к созданию информационных систем заключается не в создании системы на базе какого-либо интегрированного продукта, а в тщательном её проектировании и лишь потом реализации с помощью адекватных программных средств.
Проектирование - это разработка принципов построения и эффективного функционирования систем, процессов и др.
Под проектированием любого объекта понимается процесс построения его образа, используемого затем для определённой (заданной) цели.
К любому проекту предъявляется ряд абсолютных требований, например максимальное время разработки проекта, максимальные денежные вложения в проект и т.д. Одна из сложностей проектирования состоит в том, что оно не является такой структурированной задачей, как анализ требований к проекту или реализация того или иного проектного решения.
Проектирование любых систем осуществляется в виде ряда последовательных этапов, отличающихся детализацией исследуемых вопросов, временем проведения и другими параметрами. Оно заканчивается созданием реальной системы, состоящей из технических средств, программного обеспечения (ПО) и других необходимых элементов.
Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта. Целью проектирования является подбор технического и формирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения.
Подбор технического обеспечения должен быть таким, чтобы обеспечить своевременный сбор, регистрацию, передачу, хранение, наполнение и обработку информации.
Информационное обеспечение должно предусматривать создание и функционирование единого информационного фонда системы, представленного множеством информационных массивов, набором данных или базой данных.
Формирование математического обеспечения систем включает комплектацию методов и алгоритмов решения функциональных задач. При формировании программного обеспечения систем особое внимание обращается на создание комплекса программ и инструкций пользователя и выбор эффективных программных продуктов.
Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени ее эксплуатации можно было обеспечить:
Информация о работе Понятие проектов и проектирования, цели и задачи проектирования АИС