Основные этапы процесса оценки недвижимости

2.1. Первичные  учетные документы

     Первичными  учетными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в  них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

     - наименование документа;

     - дата составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

     - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность ее оформления;

     - личные подписи указанных лиц.

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии предприятия для оформления справки о доходах, выплаченных физическому лицу. При этом необходимо иметь в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает кассовый чек, то сведения о выплаченных физическому лицу-предпринимателю средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются⁶.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     При возвращении из командировки либо после  покупки товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо составляет авансовый  отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет (форма № АО-1 – см. Приложение 1) заполняется работником, он состоит из двух частей:

     I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;

     II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

     После сдачи авансового отчета в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней.

     Право утверждения отчетов принадлежит  руководителю. По приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1 – см. Приложение 2), перерасход же выдается по расходному кассовому ордеру⁷(форма № КО-2 – см. Приложение 3).

     Предположим, механику выдано 800 руб. для приобретения необходимых деталей. При сдаче авансового отчета механик представил товарные и кассовые чеки, подтверждающие приобретение деталей на сумму 780 руб. Остаток в сумме 20 руб. возвращен в кассу организации (таблица 1):

     Таблица 1. Отражение подотчётных сумм на счетах.

2.2. Учет подотчетных сумм на счетах бухгалтерского учета

      Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном  счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     По  дебету счета записываются суммы  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Согласно  Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы⁸.

     Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами бухгалтерского учета (таблица 2).⁹

     Таблица 2.  Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

     На  выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника)¹⁰. В бухгалтерском учете эти операции могут быть отражены проводками представленными в таблице 3.

     Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 (см. Приложение 4) – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке¹¹.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются:

     - расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;

     - авансовые отчеты – на израсходованные суммы;

     - новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

     К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

     Таблица 3. Отражение подотчетных сумм

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.