Организация аналитической работы на предприятии торговли

     Если  возникают какие-либо проблемы с  особо сложными клиентами, он должен лично участвовать в переговорах  с ними. Кроме того, он может лично  воздействовать на директора дистрибьютора  в вопросах условий поставок.

     Менеджер  по финансам (финансовый аналитик) компании на основе предоставляемых торговыми  представителями данных может целенаправленно  исследовать проблемы в системе  продаж и рекомендовать дистрибьютору  их решения.

     Это косвенно влияет на возможности компании по удовлетворению потребностей клиентов.

     Технология  работы торгового представителя  включает использование маршрутной книги, позволяющей эффективно организовать процедуру продаж. Рассмотрим структуру  маршрутной книги.

     Маршрутная  книга является важнейшим средством, используемым отделом продаж. Она  помогает собирать статистику о продажах, принимать заказы, проверять торговые точки клиентов, следить за осуществлением доставки и мерчандайзинга, а также  систематизировать всю информацию о продажах и клиенте. Информация из маршрутных книг может служить  и основой для создания базы данных о продажах и клиентах либо комбинироваться  с использованием компьютерной системы  BASIS для разработки стратегических, статистических и информационных моделей.

     В связи с постоянным развитием  компьютерных технологий предполагается замена компьютерной системы BASIS на программный продукт ARIS Business Process Management Portal.

     Process Portal поддерживает публикацию графической  и текстовой информации в интернет и обладает большим количеством опций и функциональных возможностей по сравнению со стандартным ARIS Web Publisher. Он использует преимущества средств моделирования ARIS и дополняет их мощным web-сайтом с собственными базами данных, работающими в режиме реального времени. В частности, в Process Portal есть развитые средства доступа, навигации, управления изменениями администрирования, такие как:

     - расширенное управление доступом;

     - персонифицированные панели сообщений; 

     - архивы версий диаграмм;

     - запись предложений по изменениям;

     - изменение маршрутизации для  проверок и утверждений; 

     - средства подготовки отчетности.

     Process Portal делает карты процессов доступными  для всех менеджеров и служащих  компании в гибком и дружественном  для пользователя интерфейсе. В  частности, Process Portal:

     - дает интегрированный обзор всех  бизнес-процессов компании, сотрудников,  программных продуктов и данных;

     - обеспечивает легкий доступ к  самым последним рабочим процедурам  и документам;

     - повышает информированность о  процессах; 

     - углубляет культуру управления  бизнес-процессами;

     - делает прозрачными комплексные  структуры; 

     - упрощает оценку сквозных процессов 

     - эффективно распределяет работы  для создания процессно-ориентированной  системы управления качеством. 

     Для проведения аналитической работы на предприятии используются следующие  виды документации.

     Источниками данных для анализа состояния  и использования основных средств  являются следующие формы:

     - №1 "Бухгалтерский баланс";

     - №2 "Отчет о прибылях и убытках";

     - №5 "Приложение к бухгалтерскому  балансу".

     В случае необходимости и для более  качественного анализа организациями  могут быть использованы формы статистической отчетности.

     Это формы составляемой и представляемой организациями бухгалтерской отчетности на основе Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного  Приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

     Согласно  п.5 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса, Отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, что соответствует Указаниям  об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина России от 13.01.2000 №4н:

     - форма №1-П "Отчет предприятия  по продукции";

     - форма №11 "Отчет о наличии  и движении основных фондов  и других нематериальных активов";

     - форма №11-Ф "Отчет о наличии  и движении основных средств  (для предприятий всех отраслей  народного хозяйства, кроме промышленности  и строительства)";

     - форма БМ "Бланк производственной  мощности";

     - форма №7 "Отчет о запасах  неустановленного оборудования, находящегося  на складах, в капитальном строительстве";

     - форма №МО-1 "Бланк переписи  неустановленного, излишнего оборудования";

     - форма №1 - переоценка;

     - форма №2-КС "Отчет о выполнении  плана ввода в действие объектов  основных фондов и использовании  капитальных вложений" и др.

     Вышеуказанные статистические формы представляются органам статистики в соответствии с указаниями Госкомстата России.

     Источники информации для анализа трудовых ресурсов: План по труду, ф №1-Т “Отчёт по труду”, ф №5-3 "Отчёт о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) предприятия (организации), статистическая отчётность отдела кадров по движению рабочих и др."

     Для проведения качественного анализа  использования материальных ресурсов необходимо использовать все источники  информации, к которым, в первую очередь, относятся:

     - бизнес-планы;

     - данные аналитического и синтетического  учета материалов в бухгалтерской  службе организации;

     - форма №5 "Приложение к бухгалтерскому  балансу";

     - формы статистической отчетности  о затратах на производство  и реализацию продукции (работ,  услуг) и др.

     Анализ  объема производства и реализации продукции  следует начинать с сопоставления  фактической выручки от реализации продукции с плановой. Данные о  выручке от реализации продукции  содержатся в форме №2 "Отчет  о прибылях и убытках" бухгалтерской  отчетности организации и соответствующей  форме статистической отчетности.

     Источники информации для анализа прибыли: накладные на отгрузку продукции, данные аналитического бухгалтерского учета  по счету продаж и счетам "Прибыли  и убытки", "Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток", форма бухгалтерской  отчетности №2 "Отчет о прибылях и убытках", данные финансового  плана.

     В условиях рыночной экономики экономисты, менеджеры, бухгалтеры, аудиторы должны владеть новейшими методами экономического анализа, правильно пользоваться экономической  информацией при проведении анализа; более эффективно применять инструменты  анализа на практике; постигать саму методику анализа финансово-хозяйственной  деятельности; правильно давать оценку финансовой устойчивости и платежной  способности организации.

     Собственники (учредители) организаций анализируют  финансовые отчеты в целях повышения  доходности вложенного капитала, а  также обеспечения стабильности работы организации, инвесторы и кредиторы - для исключения рисков по предоставленным займам и вкладам.

     Хотя  для проведения тщательного анализа  бывают необходимы и дополнительные показатели, но для большинства субъектов  хозяйственной деятельности для  этой цели достаточно наличия квартальной  или годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности.

     Анализ  хозяйственной деятельности организации  состоит из управленческого анализа  и финансового анализа.

     К управленческому анализу можно  отнести внутрихозяйственный производственный анализ и внутрихозяйственный финансовый анализ, которые заключаются в  исследовании следующих аспектов деятельности организаций:

     - обоснованность и реализация  бизнес-планов;

     - маркетинг;

     - эффективность деятельности организации;

     - условия производства;

     - использование производственных  ресурсов;

     - производство продукции;

     - экономическая эффективность производства  и реализации прибыли.

     К финансовому анализу относятся  внутрихозяйственный финансовый анализ и внешний финансовый анализ, которые  заключаются в исследовании следующих  аспектов деятельности организаций:

     - абсолютные показатели по прибыли;

     - рентабельность производства и  реализации;

     - ликвидность, платежеспособность  и финансовая устойчивость;

     - использование собственного капитала;

     - эффективность использования заемных  средств.

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 

     В настоящее время значительно  возрастает роль анализа финансово-хозяйственной  деятельности, основная цель которого – выявление и устранение недостатков  в деятельности предприятия, поиск  и вовлечение в производство неиспользуемых ресурсов.

     Аналитическая работа на предприятии подразумевает  изучение и оценку использования  всех видов хозяйственных ресурсов и результатов работы предприятия  или организации с целью повышения  ее эффективности. В процессе аналитической  работы раскрываются экономические  и социальные факторы, влияющие на эффективность  производства, что служит основой  для выбора и обоснования управленческих решений

     Результативность  аналитической работы во многом зависит  от ее правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться  на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность  и эффективность аналитического процесса.

     Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы:

     1. Определение субъектов и объектов  аналитической работы, выбор организационных  форм анализа и распределение  обязанностей между отдельными  службами и подразделениями.

     2. Планирование аналитической работы.

     3. Информационное и методическое  обеспечение аналитической работы.

     4. Оформление результатов анализа.

     5. Контроль за внедрением в производство  предложений, сделанных по результатам  анализа.

     На  крупных предприятиях деятельностью  всех экономических служб управляет  главный экономист, который является заместителем директора по экономическим  вопросам. Он организует всю экономическую  работу на предприятии, в том числе и по аналитической работе. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

     Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм для проведения разовых аналитических  исследований.