Операционный аудит бизнес-процессов

    Операционный аудит – проверка бизнес-процессов для подготовки рекомендаций по совершенствованию их выполнения для повышения экономичности и рациональности использования ресурсов компании и повышения результативности достижения её целей.

    Цель операционного аудита – обнаружение недостатков в проведении операций и осуществлений бизнес-процессов для их устранения и совершенствования операций и бизнес-процессов.

    Операционный аудит -  современный метод и актуальный инструмент повышения эффективности управления, кардинальной перестройки производственных, организационных процессов, протекающих в компании. Он является инструментом правильного рационального, экономичного выстраивания современных бизнес-процессов и выполнения операций, как их элементов.

    Задачи операционного аудита бизнес-процессов:

- проверка и оценка степени  достижения результатов бизнес-процессов, которые установлены в организации  внутренними нормативными документами;

- проверка и оценка экономичности, рациональности и результативности  операций и бизнес-процессов, проверка организации работы по достижению целей бизнес-процесса;

- проверка соблюдений законодательных  и нормативных актов в процессе  реализации бизнес-процессов и  выполнения операций;

- подготовка и формулирование  выводов и рекомендаций для совершенствования выполнения операций и бизнес-процессов в организации

ГЛАВА 3. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ОПЕРАЦИОННОГО АУДИТА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

ГЛАВА 3.1. ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ОПЕРАЦИОННОГО АУДИТА

 

    В Республике Беларусь и других странах четкая методика проведения операционного аудита отсутствует. В России имеются отдельные разработки в этой области. Наиболее известные диссертации в этой области написаны Ситновым и Суйцом. Однако на основании исследованных диссертаций можно выделить 4 этапа проведения операционного аудита:

1. Определение предметной области операционного аудита
2. Планирование операционного аудита
3. Порядок выполнения операционного аудита
4. Завершение операционного аудита

    Определение предметной области операционного аудита организационно включает выполнение следующих работ:

1. Формирование технического задания на проведение операционного аудита
2. Сбор исходной информации для проведения операционного аудита
3. Подбор предварительного состава аудиторской группы

   Планирование операционного аудита предполагает:

1. Составление программы операционного аудита
2. Определение функций и обязанностей членов аудиторской группы
3. Определение коммуникационных связей по программе операционного аудита

Выполнение операционного аудита предполагает проработку 2 основных вопросов:

1. Оценку дизайна контрольных процедур и операций бизнес-процесса
2. Тестирование контрольных процедур и операций бизнес-процесса

    Завершение операционного аудита включает:

1. Подготовку оценки рациональности, экономичности и результативности контрольных процедур и операций бизнес-процесса
2. Подготовку заключительной встречи с владельцем бизнес-процесса
3. Формирование финального отчета по результатам проведения операционного аудита
4. Заключительная оценка реализации задач операционного аудита
5. Проверка рабочей документации аудиторской группы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ОПЕРАЦИОННОГО АУДИТА

 

Для проведения операционного аудита для начала необходимо определить предметную область проверки. Если речь идет о проверке контрольных операций и процедур бизнес-процесса, то должна быть выполнена следующая работа:

1. Получение внутренней информации о бизнес-процессе для обоснования проведения операционного аудита
2. Получение дополнительной информации от клиента- о бизнес-целях, рисках, бизнес-среде
3. Предварительное определение предметной области и целей операционного аудита. Определение ключевых бизнес-целей и бизнес-процессов, определение бизнес-рисков и целей операционного аудита.
4. Обсуждение проблем операционного аудита предметной области с куратором работы из управления внутреннего аудита или директором по аудиту в компании.

    На основе анализа полученной информации необходимо сформировать техническое задание на проведение операционного аудита и подобрать состав аудиторской группы для проведения операционного аудита.

    Даже наличие соответствующего образования ведущих аудиторов не гарантирует, что они окажутся компетентными специалистами во всех предметных областях операционного аудиторского исследования и, следовательно, смогут получить достаточные и надлежащие аудиторские доказательства по отдельным фактам и обстоятельствам функционирования АЭС (аудируемого экономического субъекта). Поэтому существует вероятность того, что ряду существенных аспектов исследования может быть не уделено надлежащее внимание и, как следствие упущена весьма существенная и значимая информация.

Исходя из этого, операционный аудит не может быть проведен надлежащим образом без привлечения независимых специалистов-экспертов различного профиля, которые обладают соответствующей компетентностью и профессионализмом, соответствующим исследуемым предметным областям АЭС. При этом внешние специалисты-эксперты могут привлекаться посредством включения их в состав аудирующей группы, выполнения отдельных заданий, подготовки экспертных заключений, аналитических записок, актов и оценок.

    До проведения операционного исследования формируется специальная группа из сотрудников аудирующего субъекта, а так независимых внешних экспертов. Указанную группу необходимо формировать ещё на этапе планирования, чтобы она функционировала на всем протяжении операционного аудиторского цикла.

    Сформированная таким образом группа не только проводит экспертные исследования, но и оказывает помощь непосредственно аудирующей группе по наиболее значимым аспектам аудирования, а также непредвиденным особенно сложным проблемным ситуациям, возникающим в ходе исследовательских работ. Кроме того, указанная группа на основе информации, получаемой от аудирующей группы, даёт советы в части формирования ей стратегической направленности аудирования , декомпозиции целей и задач, выбора методов и процедур, критериев оценки эффективности деятельности АЭС, а также обоснования формулируемых выводов и соответствующих им управленческих рекомендаций. При этом сама группа не должна директивно вмешиваться в ход проведения аудирования, а вся ответственность за выводы и рекомендации, сделанные указанной группой, ложится непосредственно на аудирующий субъект.

    Поэтому, привлекая к операционному аудиту специалистов-экспертов, аудирующий субъект должен определить основные цели, задачи, объем и условия выполнения ими работы, изложил их в письменной инструкции. В ней должны быть указаны следующие основные аспекты:

1. Цели и объем работ специалистов-экспертов
2. Конкретные аспекты, которые должны быть раскрыты в их отчётных документах
3. Степень их доступа к информации
4. Разъяснены отношения специалистов-экспертов с аудируемым экономическим субъектом
5. Конфиденциальность информации АЭС
6. Информация о возможных допущения и методологических подходах, которые будут использоваться в процессе экспертиз.

    Необходимость в предварительном планировании существует главным образом потому, что для реализации операционного аудита аудирующему субъекту необходимо обладать соответствующими релевантными и при этом весьма обширными знаниями о деятельности АЭС. Объем указанных знаний должен быть достаточным для понимания проблем и методов их решения этим субъектом.

    На данном этапе аудирующему субъекту необходимо, прежде всего, осуществить экспресс- диагностику внешнего окружения хозяйствующего субъекта, а также макроэкономических и отраслевых факторов, влияющих на эффективность деятельности этого субъекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. ПЛАНИРОВАНИЕ ОПЕРАЦИОННОГО АУДИТА

 

    Целью планирования операционного аудита является разработка общего подхода к проведению проверки, включая проведение следующих мероприятий:

1. Предварительное изучение бизнес-процессов как объекта аудита и ключевых рисков, связанных с данными бизнес-процессами (определение предметной области)
2. Предварительная оценка разрабатываемых мер по снижению выявленных рисков
3. Оценка трудозатрат, необходимых для выполнения задания по аудиту
4. Предварительное распределение ответственности между аудиторами и утверждение сроков выполнения аудиторских процедур.

    Надлежащее планирование операционного аудита, как внутреннего, так и внешнего и использование мер по контролю за его выполнением является ключевыми факторами успеха операционного аудита в целом.

    Чтобы обеспечить эффективную работу аудиторской группы во время проведения операционного аудита процедуру планирования аудиторской работы необходимо начинать заблаговременно. Планирование задания по операционного аудита основывается на следующей исходной информации:

1. Для внешних аудиторов- предварительная экспертиза состояния бизнес-процессов, получение предварительной информации из внутренних и внешних источников
2. Для внутренних аудиторов- годовой план внутреннего операционного аудита (используется с целью получения информации о том, какие бизнес-процессы подлежат проверке аудиторами и какие из областей деятельности должны быть охвачены.
3. План трудозатрат используется для оценки ресурсов, доступны для выполнения задания по операционному аудиту.

 

     Стадии предварительной экспертизы:

1. Ознакомление с информацией и анализ с целью выявления присущих объекту аудита рисков и определение объема работы
2. Разработка проекта программы аудита с целью планирования основных аудиторских мероприятий и определение сроков проведения аудита и необходимых трудозатрат
3. Выявление потенциальных рисков, связанных с выполнением аудиторского задания, и потенциальных сложностей получения информации об объекте аудита.

    В ходе определения объема аудиторских процедур и объектов аудита аудиторы выявляют бизнес-процессы, в которых возможно получение максимальной отдачи от проведения аудита- как правило, таковыми являются процессы с наибольшим присущим им риском.

    План выполнения операционного аудита должен быть утвержден в разумные сроки до начала работ по аудиту, чтобы руководитель аудиторской группы имел возможность сформировать группу сотрудников (аудиторов), которая будет участвовать в процессе проведения аудита, обеспечить эффективное распределение объема работ между членами группы, которые, как и персонал объекта аудита, должны иметь запас времени, чтобы подготовиться к проверке.

    На основании окончательной версии плана аудиторского задания руководитель аудиторской группы подготавливает проект программы аудита.

    На этапе планирования операционного аудита в проекте программы аудита необходимо отразить:

1. Запланированные мероприятия по аудиту, предположительные сроки выполнения аудиторского задания и необходимые трудозатраты
2. Прочие детали, необходимые для планирования аудита

Если в процессе выполнения операционного аудита выявляется дополнительная информация, в программу аудита вносятся необходимые изменения и дополнения.

    На основе результатов планирования руководителем аудиторской группы должно быть подготовлено письмо-уведомление руководству объекта операционного аудита. Как правило, в данном документе отражается следующая информация:

1. Уведомление о предстоящей аудиторской проверке;
2. Ожидаемые сроки ее проведения
3. Состав аудиторской группы
4. Объем работ
5. Перечень документации, которая должна быть подготовлена к проверке объектом аудита
6. Ссылки на внутренние документы компании, регулирующие проведение операционного аудита