Формирование библиотечного фонда как технологический цикл

Индексирование документа: содержание документа переводится на различные информационно-поисковые языки (ИПЯ): ему присваиваются индексы библиотечно-библиографических классификаций (ББК, УДК, ДКД), определяются предметные рубрики и / или ключевые слова, отражающие его смысловое содержание. Составление шифра хранения, который и является главной целью обращения к каталожной записи, поскольку устанавливает местоположение в фонде.

5. Окончательная обработка документа.

Состоит в техническом оформлении документа, присуждении ему реквизитов, позволяющих более оперативно и точно осуществлять процессы расстановки, выдачи и оформления его выдачи.

1. Электронная (магнитная) маркировка документа, предохраняющая его от несанкционированного выноса из фонда. Данная операция осуществляется только в тех фондах, где используется технология электронной защиты фонда от хищений. В документе устанавливается защитный датчик или радиочип, который призван подавать сигнал при попытке незаконно вынести документ из фонда.

На этом обработка партии новых поступлений заканчивается, и документы передаются в соответствующие подфонды для размещения [10, С. 48].

5.Размещение библиотечного  фонда.

Процесс размещения призван обеспечить одновременно и оперативный поиск, и доставку документов из фонда по запросу пользователя, и защиту фонда от хищений и влияния вредных факторов.

В выборе способа размещения определяющей является главная целевая функция данного библиотечного фонда или подфонда.

Ведущая целевая функция фонда:

Мемориальная– размещение должно обеспечивать максимум сохранности, даже за счет ограничения доступности и оперативности доставки документов.

Утилитарная – размещение должно быть направлено на создание максимальной доступности и удобства предоставления документов, даже в ущерб сохранности некоторых документов.

Информативная – размещение призвано обеспечить, прежде всего, оперативность и комфортность поиск информации в документах по запросу.

Как правило, в библиотеках применяются три способа размещения с разной степенью доступности, оперативности поиска и защиты библиотечных фондов.

СПОСОБЫ РАЗМЕЩЕНИЯ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ:

Фонд открытого доступа. Поиск ведется пользователем, поэтому ему гарантирован максимум доступности документов.

Закрытый подсобный фонд. Максимально приближен к пунктам выдачи документов, но надежно отгорожен от пользователей. Поиск в нем по устной или письменной заявке потребителя ведет сотрудник, обслуживающий пользователей.

Закрытый фонд основного хранилища. Поиск в нем ведет сотрудник отдела хранения фонда по письменной заявке пользователя. Доступ других сотрудников и пользователей в помещение исключается.

Новые технологии позволяют совместить преимущества закрытого фонда с оперативностью разыскания и доставки документов.

Для библиотечных фондов больших объемов в условиях дефицита площадей для их хранения используется закрытый доступ для основной части документов. Документы длительного хранения размещаются исключительно в хранилищах, закрытых для посещения посторонних лиц. Это обеспечивает надежную защиту фонда и рациональное размещение.

Вместе с тем разделение документов повышенного и редкого единичного спроса в фонде также служит интересам пользователей, поскольку массивы наиболее востребованных документов становятся более компактными и обозримыми и поиск нужных документов в них становится более простым и быстрым.

В закрытом доступе к фонду максимально полно используется пространство помещений, так как разыскание документа по читательскому требованию ведется одним сотрудником. Полки заполнены целиком.

В открытом доступе к фонду широкие проходы позволяют обеспечить свободное перемещение читателей и их одновременное обращение к смежным стеллажам. Высота стеллажа соразмерна человеческому росту с целью минимизации использования средств подъема и во избежание травматизма.

Расстановка фонда – упорядочение документов внутри подфонда. В отличие от способов размещения, расстановка всегда нацелена на удобное и быстрое выявление в фонде отдельного документа или подборки документов по запросу.

ТИПЫ РАССТАНОВОК ФОНДА

• Формальные расстановки, в основе которых лежат признаки формы документа.
• Семантические расстановки, т. е. упорядочение документов с учетом их содержания [12, С. 44].

6.Хранение библиотечного  фонда.

Цель процесса хранения – обеспечение сохранности библиотечного фонда. Сохранность фонда означает сохранность каждого из входящих в него документов.

Сохранность документа понимается как состояние документа, при котором он остается пригодным для использования и постоянного хранения.

Сохранить фонд – означает обеспечить наличие всех документов, которые были приобретены в процессе комплектования, а также сохранить их целостность и пригодность для чтения.

Основные процессы хранения:

• Консервация документов – процесс, направленный на сохранение в неизменном состоянии свойств материальной основы документов.
• Охрана документов от хищений и порчи – процесс защиты документов от недобросовестности и злонамеренных действий людей.

Все материалы, из которых изготовлены документы, со временем изменяют первоначальные свойства вследствие естественного процесса старения. Старение проявляется в виде постепенного ухудшения или утраты свойств и качеств материалов – выцветания, угасания текста / изображения, пигментации (пожелтение, побурение материала), износа (ветшания) под длительным действием напряжений и деформаций. Возможны также биоповреждения от вмешательства микроорганизмов, насекомых или грызунов, а также размагничивание магнитных носителей под воздействием электромагнитных полей или как результат процессов усталости материалов. Все эти процессы затрудняют и препятствуют считыванию информации в документе. Задача процесса хранения – замедлить протекание этих процессов. На это направлены процессы консервации документов [21, с. 76].

Консервация – это действия, направленные на долгосрочное сохранение документов, предохранение их от повреждения или разрушения посредством каких-либо особых мер.

ПРОЦЕССЫ КОНСЕРВАЦИИ:

Поддержание режимов хранения – создание оптимальных условий их хранения, при которых материальная основа документов сохраняет свои свойства максимально длительное время.

Стабилизация–укрепление материальной основы документа путем обработки, замедляющей старение носителя документа.

Реставрация–восстановление или улучшение эксплуатационных свойств документа, а также его формы и внешнего вида.

Наиболее значимыми для сохранения материальной основы документа являются следующие режимы хранения библиотечных фондов:

Температурно-влажностный режим. Предусматривает поддержание в помещениях для хранения фонда постоянной температуры и влажности воздуха, оптимальных для сохранения физико-химических свойств документа.

Температурно-влажностный режим регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем, устройств увлажнения и /или осушения на основании показаний термогигрометров.

Световой режим. Дневной свет, особенно прямые солнечные лучи, оказывают разрушающее воздействие на бумагу, ткани, кожу и краски.

Санитарно-гигиенический режим предполагает предохранение документов от биоповреждений и пыли. Пыль – один из наиболее агрессивных факторов разрушения документов.

Особое место в хранении библиотечного фонда принадлежит пожарной безопасности фондов. Обеспечение пожарной безопасности можно в равной степени отнести и к процессам консервации, направленным на сохранение целостности материальной основы документа, и к процессу защиты фондов от небрежности и злонамеренных действий человека.

Библиотечные фонды являются объектом повышенной пожарной безопасности. Большинству носителей документов свойственна повышенная горючесть, в определенных условиях – склонность к самовозгоранию. Во время пожаров документы бывают полностью или частично уничтожены огнем, заливаются водой, загрязняются и получают сильные механические повреждения [10, С. 71].

7. Использование библиотечного  фонда

Сущность процесса использования библиотечного фонда заключается в предоставлении документов по запросам пользователей. В процессе использования на практике проверяется качество сформированного фонда:

• Обнаруживаются лакуны, т. е. пропуски, пробелы в фонде;
• Оценивается недостаточность или излишняя дублетность экземпляров одного издания;
• Выявляются незаслуженно забытые и ошибочно приобретенные для фонда документы, а также другие оплошности и упущения, сделанные при выполнении различных процессов формирования фонда.

Полученные данные поступают в процесс моделирования, где на их основе происходит доработка моделей библиотечного фонда. Обновленные модели поступают в процесс комплектования, где в соответствии с ними ведется отбор новых документов для фонда.

Таким образом, круг процессов замыкается и начинается новый виток последовательного выполнения всех необходимых видов работ.

Параллельно с подготовкой к хранению и использованию идет процесс исключения из фонда.

Процессы, участвующие в исключении документов из фонда:

• Процесс использования фонда
• Процесс размещения фонда
• Процесс комплектования
• Процесс учета
• Процесс фондовой обработки
• Реализация выбывших документов

8.Управление библиотечным  фондом.

Процесс управления не включен в цепочку производства фонда, но тесно связан со всеми другими процессами.

Сущность процесса управления фондом состоит в развитии библиотечного фонда, в регулировании процессов формирования фонда, а также в обеспечении всеми необходимыми ресурсами.

Процесс управления является единственным процессом, который взаимосвязан со всеми остальными процессами формирования фонда.

Как видим, технологические процессы формирования библиотечного фонда представляют собой сложно выстроенную систему. При этом каждый процесс вносит свой «вклад» в общую цель – сформировать такой библиотечный фонд, который может максимально полно и оперативно удовлетворять поступающие профильные информационные запросы.

Все технологические процессы взаимосвязаны друг с другом, выпадение хотя бы одного из них лишает смысла остальные процессы и делает невозможным достижение общей цели формирования фонда [10, С. 18].

Вывод: технология формирования библиотечного фонда включает в себя много различных компонентов, без которых невозможно создать и сохранить качественный библиотечный фонд. Она предусматривает обязательное наличие цели и заданных желаемых параметров конечного результата, процессов и регламентов их выполнения, а также обеспечения гарантированного поступления в необходимом объеме различных ресурсов.

 

 

 

 

2. Технология формирования  библиотечного фонда

Понятие «формирование библиотечного фонда» ввел в оборот Ю. В. Григорьев, который выделил три фазы данного процесса: комплектование, организацию, управление работой библиотеки по комплектованию и организации фондов. Долгое время это положение считалось не зыблемым.

 В 80-е г. понятие «формирование  библиотечного фонда» углубляется  и детально разрабатывается такими библиотековедами, как Ю. Н. Столяров, В. И. Терешин, А. В. Маркова, В. В. Шилов. В результате формирования библиотечного фонда начинает рассматриваться как технологический цикл, разделенный на процессы, последовательно выстроенный один за другим. Таким образом, цикл «формирование библиотечного фонда» составляют следующие процессы: моделирование, комплектование, учет, фондовая обработка документов, размещение и расстановка, хранение и доставка, использование фонда, управление фондом [13, С. 22].

Представления о библиотечном фонде как системе, теория его формирования реализуется в практической работе библиотекаря по созданию и развитию фонда. Эта работа иначе называется технологией формирования библиотечного фонда.

С системной точки зрения технологию формирования библиотечного фонда можно определить как реализацию вещественных связей между элементами фонда. Если рассматривать библиотечный фонд как подсистему библиотеки, то технология формирования библиотечного фонда – это взаимодействие составляющих его элементов с подсистемой «материально-техническая база» (особенно при комплектовании, обработке, размещении, хранении и доставке): подсистемой «контингент пользователей» (особенно при моделировании, доставке, анализе использования библиотечного фонда) и, разумеется, с подсистемой «библиотечный персонал», поскольку осуществляется библиотечным персоналом. По существу технология формирования библиотечного фонда представляет собой цикл, состоящий из последовательных процессов, направленных на превращение хаотического множества документов в упорядоченную совокупность (т. е. библиотечный фонд), а также хранение и эксплуатацию этой совокупности.