Формирование библиотечного фонда как технологический цикл

В основе представлений о том, каким должен стать создаваемый фонд и каким образом надо заниматься его формированием, лежит идея о невозможности удовлетворить все информационные потребности людей ресурсами отдельного фонда. Это можно сделать только всей совокупностью фондов, каждый из которых, специализируясь на удовлетворении отдельных информационных потребностей, систематически и качественно собирает, хранит и предоставляет лучшие документы по своему профилю [22, с. 83] .

В структуре технологии формирования библиотечного фонда выделяются восемь технологических процессов, каждый из которых является необходимым этапом для создания фонда библиотеки (Приложение).

1. Моделирование библиотечного фонда

Моделирование – это процесс проектирования будущего фонда, в результате которого создаются модели, используемые для целенаправленного собирания документов в соответствии с выбранным профилем фонда. По сути, модели библиотечного фонда детально описывают его профиль.

Цель моделирования – создать проект будущего фонда, выработать четкое представление о том, что в нем должно быть и в каком объеме.

Модель представляет собой пакет документов, обязательных для исполнения всеми участниками формирования фонда. В этих документах максимально точно должна быть представлена информация о границах профиля будущего библиотечного фонда, о его величине, о составе, экземплярности, о его структуре и объемах отдельных фондов, а также другие характеристики.

Созданные в результате модели являются ориентиром для всех остальных процессов формирования фонда. На основе разработанных моделей будут приобретаться те или иные издания, планироваться расходы материальных и финансовых ресурсов. Поэтому ошибки моделирования могут обернуться большими потерями.

По форме представления библиотечного фонда выделяют четыре вида моделей:

• Описательные модели. Представляют фонд в виде словесного описания. Могут существовать либо в устном (например, экскурсия по фондам), либо в письменном виде (путеводитель по фондам).
• Библиографические модели. Представляют фонд в виде перечня конкретных документов, которые имеются или должны быть в данном фонде.
• Тематико-типологические модели. Очерчивают границы профиля фонда в виде перечня тематических или предметных рубрик. Задача, которую решает модель с таким представлением информации о фонде, помочь провести запрос пользователя на информационно-поисковый язык каталога и тем самым способствовать эффективному поиску документов в фонде.

Вместе с тем, эти модели имеют и самостоятельное значение, потому, что отражают реальный тематический состав фонда и отчасти – его типологический состав, в том случае если рядом с рубрикой указывается тип или вид издания (например, русский язык – словари, география – атласы, психология – учебники для вузов).

Тематико-типологические модели помогают и в комплектовании и библиотечного фонда. При комплектовании необходимы четкие ориентиры для отбора новых профильных документов.

Тематические рубрики описывают все разнообразие тем в рамках профиля фонда и ориентируют комплектатора, в каких областях знания необходимо вести поиск документов.

• Количественные модели. Отражают количественные параметры фонда в целом или его отдельных подфондов [9, с. 52].

 

2. Комплектование библиотечного фонда.

На основе моделей составляется «комплект» документов (от латинского completus - полный). Цель процесса комплектования – создать оптимальный состав фонда, т. е. полный набор документов по заданному профилю и в заданном объеме. Своей цели комплектование достигает двумя путями:

• За счет пополнения фонда новыми документами;
• Через исключение документов, утративших свою значимость для фонда.

В результате комплектования реальный состав фонда должен полностью соответствовать моделям, отражающим его желаемый состав. Таким образом, модели фонда становятся для комплектования регламентом, который задает детальные требования к конечному результату процесса.

Однако комплектование – это не только собирание документов, но и постоянное обновление фонда – как за счет пополнения новыми документами, так и через исключение из него документов, которые уже не могут удовлетворять потребности пользователей.

В результате библиотечный фонд обновляется и его состав остается актуальным поступающим запросам.

Комплектование нового библиотечного фонда имеет отличия от комплектования фонда уже созданного. Технологические различия в деятельности по комплектованию отразились в видах комплектования.

Общий алгоритм процесса текущего комплектования

1. Анализ  ассортимента документного рынка
2. Первичный отбор документов
3. Заказ документов
4. Прием новых поступлений
5. Передача партии поступивших документов на участок учета и первичной обработки

Алгоритм исключения документов из фонда (рекомплектование)

1. Анализ состояния и использования библиотечного фонда
2. Вторичный отбор
3. Учет выбывающих документов (списание документов из фонда)
4. Фондовая обработка документов
5. Утилизация выбывших документов [9, С. 80].
3. Учет библиотечного фонда.

Учет фонда – это комплекс операций, обеспечивающий фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы его обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей закреплены в «Инструкции об учете библиотечного фонда».

Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.

Основными единицами учета фонда всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются: название, экземпляр

Дополнительными единицами учета фонда являются: годовой комплект, метрополка, переплетная единица (подшивка).

Различают два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.).

Индивидуальный (или дифференцированный) учет – это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него [1, с. 60].

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. Сведения о движении фонда фиксируются в трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда»: часть 1. «Поступление в фонд»; часть 2. «Выбытие из фонда»; часть 3. «Итоги движения фонда».

Форма «Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и / или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исключения: ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, пропажа из фонда открытого доступа и по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета.

Итоги движения фонда в обязательном порядке подводятся за год. В зависимости от принятого в данной библиотеке порядка итоги могут подводится на квартал, полугодие.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа).

Форма индивидуального учета выбирается библиотекой самостоятельно в зависимости от типа, статуса, особенностей фондов [14,  С. 80].

Учет – это важный и ответственный этап формирования библиотечного фонда, необходимый для контроля за его состоянием и развитием и обеспечивающий сохранность документов и надежность функционирования фонда.

4. Фондовая обработка документов.

Смысл процесса фондовой обработки документов состоит в том, чтобы обеспечить документ всеми элементами, которые позволяют распознавать его принадлежность к фонду или к  подфонду, четко определить его место (адрес) в фонде, с тем чтобы ускорить его расстановку, поиск и оформление выдачи пользователю.

В процессе фондовой обработки документ приобретает внешние признаки принадлежности к данному фонду и получает ссылку на постоянную адресацию для поиска по запросу.

Благодаря этому, связь документа с библиотечным фондом упрочивается, он находит свое место в структуре фонда, начинает существовать в соответствии с законами развития данного фонда.

Цель фондовой обработки документов – подготовка документов к дальнейшему хранению и использованию.

Основные процессы обработки документов:

• Процесс библиографической обработки (синонимы: научная / аналитико-синтетическая / адресно-поисковая обработка документов, каталогизация)

• Процесс технической (библиотечной) обработки документов.

Цель процесса библиографической обработки документов заключается в создании их поисковых образов, чтобы на этой основе создать реальные библиографические модели библиотечного фонда в целом. Конечным результатом данного процесса является библиографическая запись о документе из фонда с обязательным указанием его шифра хранения.

Шифр хранения – это закодированный адрес документа в фонде. Шифр (т. е. «тайнопись») показывает место документа на стеллаже.

В белорусских библиотеках наиболее распространены шифры хранения, содержащие классификационный индекс (полочный индекс) и авторский знак. Индекс библиотечно-библиографической классификации позволяет упорядочивать документы по отраслям знаний, а авторский знак обеспечивает их расстановку по алфавиту авторов или заглавий внутри отраслевого раздела фонда.

Авторский знак определяют с помощью «Таблиц авторских знаков» Л. Б. Хавкиной, специально разработанных для упрощения расстановки книг на полке.

1. Первичная обработка документа

Осуществляется сразу по окончанию приема новых поступлений еще до начала учета документов.

2. Маркировка документов – состоит в нанесении на документ идентификационных знаков, свидетельствующих о его принадлежности к фонду и предназначающихся для последующего контроля за движением документа.
3. Простановка на документе инвентарного номера осуществляется после индивидуального учета документа и характерна только для документов, прошедших инвентаризацию.
4. Библиографическая обработка документа

Заключается в создании каталожной записи о документе, которая позволит вести его поиск по различным признакам [16, с. 108].

ПОДПРОЦЕССЫ ПЕРВИЧНОЙ ОБРАБОТКИ:

Составление библиографического описания: документ описывается в соответствии с ГОСТом 7.1. – 2003. «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».