1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой  официально-деловых отношений, сталкиваясь  с какими-либо обстоятельствами  в сфере деловых отношений,  прежде всего, должен дать себе  достаточно ясный отчет о характере  сложившейся официально-деловой  ситуации. Эта ситуация и диктует  выбор соответствующего документа:  если вам необходимо о чем-то  попросить какую-либо организацию  (руководство этой организации), нужный документ оказывается  заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

     2. Выбор жанра документа обусловливает  необходимость знания формы (схемы)  соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она  знакома (в силу его профессиональной  подготовки, из какого-либо справочника  или благодаря тому, что кто-то  подсказал нужный ему образец). А, выбрав соответствующий ситуации  жанр документа, он выбрал тем  самым и единственно возможную  в данном случае форму документа.  Что же такое форма документа?

     Всякий  документ может быть рассмотрен как  ряд или сумма постоянных элементов  содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором  документа — заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: Заявление, Докладная  записка, Доверенность, а в некоторых  оно не ставится, например, в деловых  письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись  автора документа и др. Следовательно, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем  самым и его форма, возникает  проблема языкового наполнения документа.

     Итак, схема обусловленности выбора в  осуществлении реализаций деловой  речи такова: типовая официально-деловая  ситуация à жанр документа à форма документа à языковое наполнение документа.

     Таким образом, в сфере культуры деловой  речи действуют наряду с языковыми  нормами или, вернее, до них —  нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, точнее — нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил личного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формально организацию текста документа и его частей.

     Основные  различия между текстовыми и языковыми  нормами сводятся к следующему: для  текстовых норм важны требования к построению определенных типов  и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности  употребления языковых единиц в контексте  документа. Автономность этих двух типов  норм доказывается возможностью нормативности  одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в  правильно построенном документе  и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности. 

     1.3 Языковые нормы: составление текста документа 

     Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в  которой пишущим совершается  конкретизация текста документа  — его языковое наполнение (сфера  действия языковых норм), причем масштаб  самостоятельности пишущего зависит  от того, к какому типу текста-образца  относится документ. В каждом жанре  документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов  пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны  те реквизиты, которые несут переменную — конкретную — информацию, содержащую изложение сути дела, а иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности — точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления — точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.

     В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или  устаревающие слова могут быть без  ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это  сокращает изложение, приближает деловой  текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят.

     Наряду  с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных  выражений (словосочетаний), с помощью  которых в деловых письмах  передается определенная семантическая  информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...; (в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе... Ряд подобных выражений по своему характеру приближается к словесным клише или даже штампам. К их числу относятся также избыточные формулы, типа до сих пор встречающихся в деловом тексте, например, справки: настоящая справка, действительно проживает.

     Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных  для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных  и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.

     Наряду  со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой  сфере.

     Наиболее  велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с  наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием.

     Следует отметить две особенности языка  документации, носящие этикетный  характер.

     Первая  — орфографическая, она связана  с написанием с прописной буквы  местоимений Вы, и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.

     Вторая  этикетная особенность связана  с вопросом: от какого лица должно строиться  изложение текста в документе  — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство  считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного  числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и  от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым  он выступает как представитель  организации, ее части. 

     1.4 Динамика нормы официально-деловой речи 

     Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых  в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так  и соответствующие им способы  речевого изложения. Тезис о высокой  регламентированности официально-деловой  речи находит свое подтверждение  не только в обязательных требованиях  к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила  построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его  формы и его языка.

     В настоящее время текстовые и  языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и  передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».

     Одним из результатов этого явилось  то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему  документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к  тексту». Такой заголовок выступает  по существу как аннотация документа  в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого  действия + указание на объект того действия, типа О рекламации партии новых бланков.

     При вводе документа в компьютер  этот заголовок служит базой для  превращения предложно-падежного  сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже (Рекламация ...).

     По  традиции было принято начинать текст  акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное  начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую  формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора  завода…»

     Таковы  те немногие изменения, которые можно  наблюдать в последнее время  в регламентации языка официально-деловой  документации. 
 

     2 Виды речевых ошибок в деловом письме

     2.1 Лексические ошибки

     Лексические ошибки связаны с незнанием значений слов и устойчивых выражений и  обусловленным этим незнанием их неправильным употреблением в речи. При выборе слова следует учитывать  не только значение, которое ему  присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Границы лексической  сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими  свойствами и т. д.

     Наиболее  распространенными в деловых  текстах являются следующие лексические  ошибки:

     1. Неправильное использование слов-терминов.

     Обычно  термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной  отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в  разных областях знания, теряют свой узкоспециальный  характер. Нередко они переходят  в разряд "книжных" слов, которые  не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным  видом письменной речи.

     Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

     2. Неуместное или неоправданное  употребление иностранных слов.

     Сейчас  многие имеют пристрастие к иностранным  словам, даже не зная иногда их точного  значения. Иногда контекст не принимает  иностранное слово.

     Пример: Работа конференции лимитируется из-за отсутствия ведущих специалистов. Лимитировать - установить лимит чего-нибудь, ограничить. Иностранное слово лимитировать в данном предложении следует заменить словами: идет медленнее, приостановилась и т. п.

     Пример: "Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)"

     Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной  лексики должно быть обусловлено  требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

     3. Употребление архаизмов. 

     Архаизмы - слова, называющие существующие реалии, но вытесненные по каким-либо причинам из активного употребления синонимичными лексическими единицами, - должны соответствовать стилистике текста, иначе они совершенно неуместны.

     Пример: Ныне в университете был день открытых дверей. Здесь устаревшее слово ныне (сегодня, теперь, в настоящее время) совершенно неуместно.

     К числу слов и оборотов, исторически  свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых  как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

     4. Плеоназм и тавтология.

     Одной из распространенных ошибок в деловых  текстах является плеоназм - использование  избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс" образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - "суть" - это и есть главное.

     Другой  болезнью является тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.