Деловой стиль в письме

3.3. Связанность – это синтаксическое свойство текста, с помощью которого обеспечивается смысловая целостность. Наличие связности еще не гарантирует целостности текста, но зато отсутствие первой, несомненно, обеспечит и отсутствие второй.

Понятие «текст» в переводе с латинского означает ткань, т.е. связь элементов внутри целого.  Содержание любого речевого произведения излагается последовательно, линейно в цепочке взаимосвязанных предложений. И каждое из них может передать лишь частичку необходимого смысла и становится понятным до конца только в  контексте всего произведения. Поэтому в языке существует много разнообразных средств внутритекстовой связи. Помимо специальных связочных слов: союзов, частиц, текстообразующих вводных конструкций, существуют другие – лексические, грамматические и композиционные средства связи. Они могут объединять части предложения в предложение, отдельные предложения в сверхфразовые единства между собой.

Лексические средства связи – это тематические повторы – слова и словосочетания, используемые для многократного называния основных предметов и их отношений в тексте. Связь осуществляется за счет постепенного развертывания темы, когда часть содержания предыдущего предложения повторяется в последующих и становится  отправной точкой дальнейшего развития мысли. Грамматическая связь осуществляется за счет единого временного плана текста.

В текстах  разных функциональных стилей и жанров преобладают разные средства текстов  связи. Так, для аналитических текстов  ведущими будут логические и композиционные связи, для информационных и описательных – лексические, грамматические, композиционные.

4. Особенности русской школы делового  письма.

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Первые  письменные документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов.

Официально-деловое  письмо выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т.е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные формы работы с документами находили закрепление в законодательстве.

Существенной  вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII века. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие выраженные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы, расположенные в определенной последовательности.

Документ  начинался с обращения, даты или  обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата: «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому…». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата её составления и место, где она была написана.

В приказной  период постепенно складывается система  делопроизводства центральных и  местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

На смену  приказному делопроизводству пришла система  коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

В коллежском делопроизводстве возникло большое  число новых документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, аудитор, бухгалтер, инспектор, министр и др. Появились новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, инструкция и др. Существенные изменения в петровские времена претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В начале XIX века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления – министерская, просуществовавшая до начала XX века. Ее главная особенность – единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность.

XIX век отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников – сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова.

С течением времени (примерно к середине XIX века) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи – изложения только самого существа вопроса. Появляются бланки учреждений с угловым расположение реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в современных документах.

Советский период российской истории связан с  заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о проведении делопроизводства в соответствии с вновь создавшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. К концу 20-х гг. встала проблема унификации и стандартизации потоков документации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важнейшим этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931г.). Однако «Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932г.

В 80-90-е  гг. – создана Единая государственная  система документации, общесоюзные  классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы  документации.

Развитие  бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

5. Особенности зарубежной школы делового письма.

Интернациональные свойства делового письма – следствие  универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность, актуальность, убедительность, полнота.

Документирование  – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией. Итог документирования – создания документа.

Общие функции  документа:

- информационная: любой документ создается для  сохранения информации;

- социальная: документ является социально  значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная:  документ выступает в качестве  средства связи между отдельными  элементами общественной структуры,  в частности между учреждениями;

- культурная: документ – средство закрепления  и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом  управления;

- правовая: документ является средством  закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный  характер и определяют общие для  разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации – адресата в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Мировой опыт официальной переписки показывает. Что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.

Официальность и регламентированность деловых  отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции.

Составителям  деловых писем не рекомендуется:

- побуждать  адресата к спешке при вынесении  решения словами «Срочно», «Незамедлительно»;

- навязывать  адресату ожидаемый исход освещаемого  в письме вопроса, например: «Прошу  утвердить эту кандидатуру»;

- намекать  получателю письма на его мнимую  невнимательность, вводя в заключительный  текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить…»;

- начинать  послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требование, с точки зрения этических норм, является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощь других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документов. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Официальность и регламентированность деловых  отношений, т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами.