Деловое общение в ВЭД

      Ланч. Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Продолжительность его 1–1,5 ч, из коих 45–60 мин – за столом, а 15– 30 мин – за кофе в гостиной или за тем же столом. Подают одну-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо, десерт и напитки, соответствующие блюдам. Наиболее почетный вид приема – "Обед-Диннер"– обычно начинается между 19 и 21 ч. 
 
 
 

      Разновидностью  обеда, а иногда ланча является шведский стол. Он не связан с обязательным размещением гостей за столами. Участники сами наполняют тарелки и рассаживаются за маленькими столами, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить.

      Правилам  пользования столовыми приборами  и правилам, касающимся того, как брать и есть разные блюда, посвящены многочисленные пособия по этикету. Ими надо владеть на уровне условных рефлексов. Во многих странах дети осваивают эти правила в младших классах школ. Поэтому в глазах представителей цивилизованных стран человек, не умеющий вести себя за столом, выглядит дикарем, и это формирует к нему пренебрежительное отношение, в известной мере влияющее на ход деловых переговоров. Естественно, что человек, не знающий, что ему делать с несколькими лежащими перед ним вилками и ножами, испытывает чувство стеснения и неполноценности, которые затрудняют для него контакты с людьми.

      Достаточно  важно представить себе тематику бесед за столом и вообще во время  неформальных бесед. Во многих странах  считается неприличным вести  разговор о доходах семьи, не принято вести разговор о семейной жизни, о неудачах, болезнях, политике, религии. Это глубоко личные вопросы, и люди не любят открывать свою личную жизнь и личные заботы другим. Не следует говорить в обществе о делах, касающихся только тебя и твоего собеседника, не стоит затрагивать и вопросов, понятных только вам двоим. И естественно, что при любых неформальных разговорах следует внимательно выслушивать собеседника и не прерывать его.

      Таким образом, в первой главе были раскрыты понятия «деловая переписка», «телефонные переговоры» и «личные встречи». Выявлено, что переписка может осуществляться путем отправления оферты (твердой или свободной) продавцом, либо акцепта – покупателем. Дан ряд правил этикета общения по телефону. Рассмотрены виды личных встреч (прием делегаций, организация конференций, выставок и ярмарок) и правила поведения на них.

ГЛАВА 2. ПРАКТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ 
 

2.1. Приемы делового общения 

      Каждому человеку приходится сталкиваться с  тем, что принято называть деловым  общением. Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. На Западе соответствующие учебные курсы есть практически в каждом университете и колледже, издается множество научной и популярной литературы.

      К сожалению, в нашей стране в течение  долгого времени той стороне  делового общения, которая связана  с психологией и технологией  ведения деловых бесед и переговоров  вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему.

      Сейчас  времена изменились. Во-первых, значительно  расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с зарубежными  партнерами. Чтобы успешно вести  дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого делового мира, мы все в большей мере переносим существующие общие закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных партнеров цивилизованного общения.

      Очень важны и психологические аспекты  делового общения. Вопрос, с которым  постоянно сталкиваются деловые  люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением. 
 

      Все приемы делового общения подразделяются на технологические и психологические. Разберемся в каждом из них поподробнее. К технологическим аспектам делового общения относят: способы подачи позиции, подходы и типы поведения на переговорах, принципы взаимодействия с партнером.

      Выделяют четыре основных способа подачи позиции, которые могут быть использованы участниками переговоров при их ведении: открытые и закрытые позиции; подчеркивание общности и различий в позициях.

      В каждом выступлении участников переговоров  может содержаться как один способ подачи позиции, так и все четыре. Подчеркивание общности и открытие позиции являются неким аналогом «мягкого», кооперативного поведения, а подчеркивание различий и закрытие позиций – аналогом жесткого, конкурентного типа ведения переговоров. Какую стратегию выбрать – подсказывает логика ситуации. Как правило, используется пропорциональное соотношение использования позиций, универсального решения нет.

      В процессе ведения переговоров поведение участников может соответствовать трем различным подходам⁸. Первый подход («жесткий») отвечает идее противостояния сторон. Стол, за которым ведутся переговоры, уподобляется своеобразному полю битвы. Согласно данной логике участники переговоров рассматриваются в качестве солдат, призванных отстоять ранее утвержденные позиции. Основной девиз таких переговоров можно выразить словами "кто - кого" или "перетягивание каната". Степень противостояния может меняться в широких пределах: от простого желания добиться торговых уступок до стремления добиться от партнера по переговорам максимума возможного. Такой подход связан со многими негативными моментами. 
 
 
 

      Второй  подход («мягкий») можно считать противоположностью первого. Стороны занимают дружеские позиции. Более слабая сторона ожидает от партнера по переговорам "дружеского" к себе отношения и ведет себя заискивающе. На практике второй подход встречается редко.

      Наконец, третий подход («принципиальный») основан на понимании сторонами необходимости поиска взаимоприемлемого решения. Участники переговоров совместно анализируют ситуацию и заняты поиском таких решений, которые в максимальной степени отвечали бы интересам обеих сторон. Третий подход может быть назван партнерским. Здесь заложена идея сознательного подчинения собственных интересов общему делу с тем, чтобы общий «выигрыш» позволил реализовать уже личные интересы. Такой подход продуктивен, но он предполагает более высокий уровень доверия между партнерами. Только «открыв карты», можно реально анализировать ситуацию. Доверительность отношений должна сочетаться с необходимостью сохранять коммерческие тайны.

      На  практике трудно встретить «чистые» варианты вышеописанных подходов. Скорее можно говорить об ориентации участников переговоров на один из подходов. И все же развиваясь, усложняясь, индивидуализируясь, деловой мир движется по пути все большей ориентации на партнерские отношения.

      В то же время реальная практика не исключает использование во время переговоров различных тактических приемов. Так, при мягком подходе различают следующие приемы:

• «Постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов». Эта тактика предлагает сначала обсудить наиболее легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей.

•  «Разделение проблемы на отдельные составляющие». Разложив проблему, участники переговоров смотрят, возможно ли достижение договоренности по каждому элементу. Если – нет, то, может быть, целесообразно вынести некоторые из них «за скобки», иными словами – не рассматривать. В целом ряде случаев наличие такого частичного соглашения будет значительным шагом вперед по сравнению с отсутствием какой бы то ни было договоренности.
• «Прямое открытие позиций», т.е. принятие практически любых предложений партнера, значительные уступки, при которых ничего не требуют взамен.

      При жестком подходе:

• Одно из старых правил – «максимальное завышение начального уровня». Часто этот прием предусматривает включение таких пунктов, от которых впоследствии можно безболезненно отказаться, выдавая это за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера по переговорам. Подобное поведение вызывает недоверие, да и современные методы оценки потенциала сторон оставляют мало возможностей для его использования.
• «Расстановка ложных акцентов в собственной позиции» и как один из вариантов этого приема – внесение явно неприемлемых для партнера предложений. Этот тактический прием заключается в том, что демонстрируется, например, крайняя заинтересованность в решении какого-либо вопроса, хотя на самом деле этот вопрос является второстепенным для данного участника переговоров.
• «Выдвижение требований в последнюю минуту». Прием, который нацелен именно на завершающий этап переговоров. Одна из сторон в конце переговоров, когда практически становится очевидным успешное их завершение, вдруг выдвигает новые требования. При этом она исходит из того, что ее партнер, будучи крайне заинтересованным в подписании достигнутых договоренностей, пойдет на уступки.

• «Постановка партнера в безвыходную ситуацию». На переговорах – поставить партнера в безвыходную ситуацию – это, вероятнее всего, риск сорвать их. Соглашение же, полученное таким путем, вряд ли будет прочным. В лучшем случае можно добиться каких-то временных уступок, но не обойдутся ли они потом втридорога?
• «Ультимативность требований»: либо вы соглашаетесь на наше предложение, либо мы уходим с переговоров. Понятно, что разговор с помощью ультиматума – это уже не переговоры, а попытка решить проблему в одностороннем порядке. Другой тактический прием – «угроза». В принципе отличие этих двух приемов состоит в том, что, если первый относится к предложениям, то угрозы могут быть выдвинуты по любому поводу.
• «Выдвижение требований по возрастающей». Видя, что партнер соглашается с вносимыми предложениями, выдвигают все новые и новые.
• «Салями». Он состоит в том, что информация о собственных интересах, оценках и т.д. дается очень маленькими порциями. Смысл приема в том, чтобы заставить партнера первым «раскрыть свои карты», а там уже в зависимости от этого соответствующим образом действовать.
• «Двойное толкование». Стороны в результате переговоров выработали некий документ. При этом одна из сторон «заложила» в формулировки двойной смысл, который не был замечен ее партнером, с тем, чтобы трактовать соглашение в своих интересах, якобы не нарушая его. Понятно, что подобное поведение может нести в себе весьма большую опасность.

      При принципиальном:

• Тщательный анализ проблемы.
• Выявление моментов, объединяющих участников.
• Разработка и внесение предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов.

      Иногда  действия партнера нельзя отнести к тому или иному подходу. Похожие внешне они могут иметь различный смысл:

• «Блоковая тактика» заключается в согласовании действия с партнерами, выступающими единым блоком. При большом числе сторон, участвующих в переговорах, сначала предлагается найти решения для части из них и тем самым облегчить поиск конечного решения.
• «Пакетирование». Несколько предложений или вопросов увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде «пакета», т.е. обсуждению подлежат не отдельные предложения или вопросы, а их комплекс. Использование «пакета» в рамках торга предполагает увязывание привлекательных и малопривлекательных предложений в один «пакет».

      Психологические аспекты. Вопросы психологии делового общения образно и убедительно сформулировал американский ученый Д.Карнеги, предлагающий шесть правил, следование которым позволяет влиять на людей⁹:

1. Искренне интересуйтесь другими людьми. Прежде, чем приступать к обсуждению интересующих вас проблем, бывает полезно поговорить о тех предметах, которые волнуют вашего собеседника. Он станет расположен к вам и скорее решит ваши вопросы.
2. Улыбайтесь!
3. Помните, что на любом языке имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук.
4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о себе.
5. Говорите о том, что интересует вашего собеседника. Самый верный путь к сердцу человека – это беседа с ним о том, что он ценит превыше всего.
6. Внушайте собеседнику сознание его значимости и делайте это искренне! Человеку не нужна дешевая, неискренняя лесть, но он страстно желает реальной оценки своих достоинств. Важно следовать этому золотому правилу и давать другим то, что мы хотели бы получить от них.

     2.2. Деловой этикет 

      Еще в 30-е годы Дейл Карнеги заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах процентов  на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять – от его умения общаться с людьми.