Современные корпоративные информационные системы в управлении организацией

     1.2. Оценка эффективности 

     Вопрос  об оценке эффективности внедрения  информационной системы является довольно важным вопросом, так как любые  крупные затраты требуют обоснования, особенно со стороны руководителей организации.

     Внедрение корпоративных информационных систем положительно влияет на организацию  управления, однако стоят эти системы  дорого, и не всегда вложения в них  окупаются в полном размере.

     Оценить же положительный эффект от внедрения  АИС достаточно сложно. Это связано как и со сложностью подсчета затрат на систему, необходимо учитывать помимо прямых затрат на внедрение множество косвенных расходов, так и с определением результата функционирования системы, который выявить очень непросто.

     В реальности оценка результативности внедрения производится по “средним отраслевым показателям” (industry average). Типичные средние результаты внедрения:

     - 15-25% увеличение производительности

     - 10-20% уменьшение складских запасов

     - 20-50% сокращение сроков выполнения заказов.

     Значительно проще оценить эффективность  проекта по внедрению информационной системы, которая направлена на решение  локальных задач, связанных с  заменой тех или иных участков учета или управления. Когда же внедрение информационной системы  производится из стремления получить неопределенно-глобальный результат, эффективность определить практически невозможно, хотя бы потому, что довольно сложно разделить результаты от внедрения информационной системы непосредственно и результаты от сопутствующих изменений.

     Несмотря  на все усилия аналитиков, консультантов  и специализированных изданий, большинство  предпринимателей и управленцев  в России до сих пор интересуются только оценкой единовременных затрат на закупку и внедрение АИС. Основным мотивом для принятия решения о покупке является стоимость предложения поставщика – видимые затраты. В этих целях рассчитывают единовременные затраты на закупку и внедрение программно-аппаратных комплексов. Здесь не учитываются расходы, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации системы. 

     1.3 Требования, выдвигаемые при выборе  ИС 

     Информационная  система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и  требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации.

     Несмотря  на это, стоит выделить несколько  основных требований к системе:

     1. Локализация информационной системы. Так как наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

     2. Система должна обеспечивать  надежную защиту информации, для  чего необходимы парольное разграничении  доступа, многоуровневая система защиты данных.

     3. В случае внедрения системы  на крупное предприятие со  сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного  доступа для того, чтобы информацией  могли пользоваться все структурные  подразделения организации.

     4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

     5. Необходима возможность консолидации  информации на уровне предприятий  (объединение информации филиалов, дочерних компаний), на уровне  отдельных задач, на уровне  временных периодов.

     Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы  для предприятия.

     Выбор программного обеспечения для автоматизации  управления предприятием задача не совсем простая даже для небольших предприятий. И дело здесь даже не в сложности объекта выбора как такового, а большей частью, в том, что от этого объекта могут сильно зависеть результаты деятельности вашего предприятия.

     Выбор корпоративной системы осуществляется в несколько этапов:

     - подготовительный;

     - анализ объекта и системы управления;

     - осуществление выбора системы;

     - выбор организации, занимающейся  внедрением;

     - реализация и настройка системы;

     - обучение пользователей;

     - тестовое испытание системы.

     На  подготовительном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта, которые будут работать над внедрением системы на предприятие. Прежде всего, необходимо определиться с бюджетом проекта автоматизации.

     На  этапе «Анализ объекта и системы  управления» выполняется обследование и изучение системы управления. Анализируется существующая организационная структура управления, применяемая технология производства, система документооборота, связи с внешними организациями и системами. Создается модель системы и объекта управления, которая предназначена для выявления и анализа недостатков существующей системы управления.

     Кроме целей внедрения, необходимо определить критерии повышения эффективности  работы предприятия, некоторая их часть  будет напрямую зависеть от поставленных целей, а другая нет.

     На  этапе «Осуществление выбора системы» осуществляется выбор системы. Критериями при выборе АИС, как правило, являются: совокупная стоимость владения, функциональная полнота, масштабируемость, технологичность, инвариантность по отношению к бизнесу, перспективы развития.

     Хоть  рынок АИС не так и велик, но программ на нем представлено довольно много. Необходимо определить класс  системы. Выбор определенного класса позволит значительно сократить  затраты всех видов ресурсов. Необходимо проанализировать типы задач, решаемых системами одного класса, их основные функциональные возможности, основные стоимостные и временные характеристики проектов по внедрению этих систем.

     После осуществления выбора класса системы  необходимо также выбрать организацию поставщика, занимающуюся внедрением этой системы.

     На  следующем этапе «Реализация  и настройка системы» поставщик  вместе с информационной службой  производит установку и настройку  системы.

     В результате внедрения практически  всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация.

     Тестирование системы позволяет проверить корректность ее настройки в режиме реального времени в течение определенного отчетного периода. В ходе этого тестирования могут вноситься уточнения в настройку системы, отслеживаться и исправляться ошибки, допущенные на прошедших этапах. 

     2. Классификация АИС по областям  применения 

     2.1 Типы ИС 

     В настоящее время на российском рынке  существует большое количество разнообразных  отечественных и зарубежных информационных систем, начиная от локальных, ориентированных на решение узких задач, и заканчивая крупными интегрированными системами, обеспечивающими автоматизацию всех бизнес-процессов предприятия. Выбор типа информационной системы зависит от целей и задач, стоящих перед руководством компании.

     Локальные системы. Локальные системы ориентированы  на решение узких задач управления предприятием. Системы этого класса по многим критериям универсальны и  в равной степени применимы как  для крупных, так и для мелких предприятий. Их достаточно легко настроить под специфику конкретного предприятия. Системы данного класса, как правило, используются для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, бюджетирования, управленческого учета.

     Финансово-управленческие системы. Функциональность финансово-управленческих систем гораздо шире, чем локальных. Данные системы ориентированы на рассмотрение предприятия с точки зрения управления финансовыми ресурсами. Во многих из них также реализована возможность управления производством. Данные системы преследуют стратегию перехода в класс среднеинтегрированных.

     Средние интегрированные информационные системы. Эти системы ориентированы на управление всеми ресурсами предприятия  и охватывают такие сферы деятельности предприятия, как управление финансами, производство, сбыт, управление материальными ресурсами, управление персоналом, логистика. Цепочка оперативного планирования «закупки - производство - сбыт» является ядром таких систем.

     Крупные интегрированные информационные системы. Отличаются от средних набором специализированных решений и глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий. Такие системы предусматривают широту охвата, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование. Сходные функции присутствуют во многих финансово-управленческих и средних интегрированных системах, но с более низкой степенью проработки. В целом системы, обозначенные в этой классификации как средние и крупные интегрированные, а также финансово-управленческие, в которые активно развивается функционал, относятся к группе комплексных (или корпоративных) информационных систем MRP или ERP-класса. 

     2.2 Системы управления отношений  с клиентами(CRM) 

     Управление  отношениями с клиентами (Customer Relations Management, CRM) — это стратегия, основанная на применении новых управленческих и информационных технологий, с помощью которых компании аккумулируют знания о клиентах для выстраивания взаимовыгодных отношений с ними. Подобные отношения способствуют увеличению прибыли, т. к. привлекают новых клиентов и помогают удержать старых.

     Концепция CRM реализуется с помощью специального набора программного обеспечения и  технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес-процессы в сфере продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Это дает возможность компании обращаться к заказчикам услуг с интересными предложениями в наиболее удобный момент времени и по наиболее удобным каналам связи.

     Во  многих организациях отделы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов пока еще действуют независимо друг от друга, и по этой причине их представления о заказчике зачастую противоречивы, а действия — несогласованны. Система CRM облегчает координацию действий различных отделов, обеспечивая их общей платформой для взаимодействия с клиентами, и дает каждому из них доступ к полной информации о них, что способствует наилучшему удовлетворению потребностей клиентов.

     CRM система состоит из таких элементов  как: автоматизация продаж, автоматизация маркетинга, автоматизация обслуживания клиентов.

     Основой системы CRM являются приложения автоматизации  продаж (Sales Force Automation, SFA). На них возлагаются следующие функции:

     -ведение  календаря событий и планирование  работы;

     -управление  контактами (благодаря ему ни один важный звонок или личное обращение не будут пропущены);

     -работа  с клиентами (каждый клиент  будет обслужен на высочайшем  уровне, благодаря зафиксированной  истории взаимодействия с ним);

     -мониторинг  потенциальных продаж (ни одна  потенциальная возможность не будет упущена, каким бы плотным не было расписание сотрудника);

     -поточная  организация продаж (эффективное  управление циклом продаж);

     -повышение  точности прогнозов продаж;

     -автоматическая  подготовка коммерческих предложений  (освобождает сотрудников от рутинной работы);