Современные информационные технологии

Эта технология ориентирована  на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности  решаемых задач, если их сравнивать с  задачами, решаемыми с помощью  информационной технологии обработки  данных.

Информационная технология управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников и различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней  управления фирмой. Поставляемая ими  информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем  фирмы. Эта информация имеет вид  регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались  тенденции изменения данных, причины  возникших отклонений и возможные  решения. На этом этапе решаются следующие  задачи обработки данных:

·     оценка планируемого состояния объекта управления;

·     оценка отклонений от планируемого состояния;

·       выявление причин отклонений;

·       анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных  видов отчетов. Регулярные отчеты создаются  в соответствии с установленным  графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются  по запросам управленцев или когда  в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут  иметь форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах  данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в  виде промежуточных и окончательных  итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным  признакам и используемые для  целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для  поддержки управления оказывается  особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных  стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям  к создаваемым отчетам предъявляются  следующие требования:

·      отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

·     сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

·     все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

·    в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты: входная  информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется  в виде управленческих отчетов в  удобном для принятия решения  виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения  преобразуется в периодические  и специальные отчеты, поступающие  к специалистам, участвующим в  принятии решений в организации. База данных, используемая для получения  указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых  на основе оценки операций, проводимых  фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов  и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние  объекта управления (подразделения  фирмы).

2.3 Информационная технология поддержки принятия решений

Задачи, решаемые с помощью  информационных технологий, лежат в  пределах от сильно структурируемых (повторяющихся  и рутинных, с заранее выработанной процедурой, детально описывающей алгоритм получения решения) до неструктурируемых, для которых описание процесса получения решения невозможно.

Большую группу в этой совокупности составляют слабо структурируемые  задачи, решение которых связано  с определением количественных и  качественных переменных.

 Это привело к созданию  программных систем, основанных  как на традиционных методах  алгоритмической обработки данных, так и на методах создания  и использования баз знаний. Наиболее  плодотворными программными системами  для решения таких задач является  новая информационная технология, связанная с разработкой экспертных  систем (ЭС) и системы поддержки  принятия решений. 

Под системой поддержки принятия решений (СППР) понимаются человеко-машинные системы, которые позволяют лицам, принимающим решение, использовать данные и знания объективного и субъективного  характера для решения слабо  структурированных (плохо формализованных) проблем.

 

 СППР требует трех  первичных компонентов: модели  управления, управления данными  для сбора и ручной обработки  данных и управления диалогом  для облегчения доступа пользователя  к СППР 

Пользователь взаимодействует  с СППР через пользовательский интерфейс, выбирая частную модель и набор  данных, которые нужно использовать, а затем СППР представляет результаты пользователю через тот же самый  пользовательский интерфейс.

 Модель управления  и управления данными действуют,  в основном, незаметно и варьируются  от простой модели до сложной  комплексной модели планирования, основанной на математическом  программировании.

 Наиболее широкой сферой  практического применения СППР  являются планирование и прогнозирование  для различных видов управленческой  деятельности.

 Пример популярного  типа СППР - СППР в виде генератора  финансового отчета. С помощью  электронной таблицы, например, Microsoft Excel, создаются модели, чтобы прогнозировать  различные элементы организации  или финансового состояния. В  качестве данных используются  предыдущие финансовые отчеты  организации. Начальная модель  включает различные предположения  относительно будущих трендов  в категориях расхода и дохода. После рассмотрения результатов  базовой модели менеджер проводит  ряд исследований типа «Что, если...?»,  изменяя одно или большее количество  предположений, чтобы определить  их влияние на исходное состояние.  Это простые типы генератора  финансового отчета, но мощные  СППР для руководства принятием  финансовых решений. 

Характеристика систем поддержки  принятия решений.

Системы поддержки принятия решений:

 предполагают гибкость  пользователей, адаптируемость и  быструю реакцию;

 допускают, чтобы пользователи  управляли входом и выходом;

 оперируют с небольшой  помощью профессиональных программистов  или без нее;

 обеспечивают поддержку  для решений и проблем, которые  не могут быть определены заранее;

 используют сложный  анализ и инструментальные средства  моделирования.

СППР имеют большую  аналитическую мощность, чем другие системы: они построены с рядом  моделей, чтобы анализировать данные. Системы СППР интерактивны; пользователь может изменять предположения и  включать новые данные.

Процесс принятия решений  человеком, как блоком принятия решений  в СППР, включает четыре стадии: распознавание или осмысление- состоит из идентификации и понимания проблем, встречающихся в организации: почему проблемы возникают, где и с каким результатом. Традиционные управляющие информационные системы (УИС), которые поставляют широкое многообразие детальной информации, могут помогать опознавать проблемы, особенно если системы сообщают об исключениях;

-проект или продумывание - в течение принятия решений лицо, принимающее решение, продумывает возможные варианты решения проблем. Малые системы СППР идеальны в этой стадии принятия решений, потому что они оперируют на простых моделях, могут быть быстро развиты и работать с ограниченными данными;

 -выбор - заключается в подборе решений среди альтернатив. Здесь изготовитель решений мог бы нуждаться в большой системе СППР, чтобы использовать более обширные данные относительно ряда альтернатив и комплексные аналитические модели, чтобы объяснить все затраты, следствия и возможности;

- реализация - в течение выполнения решения менеджеры могут использовать систему сообщения, которая поставляет обычные доклады относительно прогресса определенного решения. Системы поддержки выполнения могут быть от полномасштабной управляющей информационной системы до меньших систем, таких, как программное обеспечение планирования проекта, использующего микрокомпьютеры.

Стадии принятия решений  могут следовать и в другой последовательности.

СППР предназначены, чтобы  помогать проектировать, оценивать  альтернативы и контролировать процесс  реализации.

СППР помогают находить ответы на следующие типичные вопросы:

Анализ примеров (case analysis) - оценка значений выходных величин  для заданного набора значений входных переменных. Параметрический анализ {«Что, если... ?»)- оценка поведения выходных величин при изменении значений входных переменных.

Анализ чувствительности - исследование поведения результирующих переменных в зависимости от изменения  значений одной или нескольких входных  переменных.

Анализ возможностей - нахождение значений входной переменной, которые  обеспечивают желаемый результат (известен также под названием «поиск целевых  решений», «анализ значений целей», «управление по целям»).

Анализ влияния - выявление  для выбранной результирующей переменной всех входных переменных, влияющих на ее значение, и оценка величины изменения  результирующей переменной при заданном изменении входной переменной, скажем, на 1 %.

Анализ данных - прямой ввод в модель ранее имевшихся данных и манипулирование ими при  прогнозировании.

Сравнение и агрегирование - сравнение результатов двух или  более прогнозов, сделанных при  различных входных предположениях, или сравнение предсказанных  результатов с действительными, или объединение результатов, полученных при различных прогнозах или  для разных моделей.

Командные последовательности (sequences) - возможность записывать, исполнять, сохранять для последующего использования  регулярно выполняемые серии  команд и сообщений.

Анализ риска - оценка изменения  выходных переменных при случайных  изменениях входных величин.

Оптимизация - поиск значений управляемых входных переменных, обеспечивающих наилучшее значение одной или нескольких результирующих переменных.