Принципы и методы внедрения информационных технологий, координации и поддержки бизнеса с помощью новых информационных программ на примере мебельного производства

    3.2. Оптимизация рабочих  процессов 

    Для оптимизации рабочего процесса работы нашего мебельного цеха можно выбрать программу  СУБД Microsoft Access. MS Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных.  Её успех заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя. Основные особенности данной СУБД:

1. MS Access имеет один из самых лучших наборов визуальных средств среди аналогичных программных продуктов. Вся работа с базами данных интегрирована в окне базы данных. При разработке программы широко используются такие современные решения, как панели инструментов, технология Drag&Drop (перетащи и брось), панели свойств, гипертекстовые ссылки и др.
2. Широко развитый пользовательский интерфейс. Существует возможность создавать в клиентских приложениях все элементы стандартного интерфейса Windows-приложений: окна, кнопки, полосы прокрутки, кнопки выбора, кнопки переключения и многие другие.
3. Широкие возможности документирования и создания помощи пользователям. Окна подсказок, «ярлыки» подсказок, отличная документация на русском языке и встроенная система помощи – отличительные особенности СУБД Microsoft Access.
4. Одно из основных преимуществ MS Access – тесная интеграции с популярным офисным пакетом Microsoft Office. 80% пользователей в мире применяют этот пакет для организации работы в офисе и дома.

    Следовательно, проектируемая система может быть легко применена и перенесена между множеством компьютеров для облегчения общения между различными пользователями – директором – продавцами – мастерами и т.д.

    Например, перемещения между модельными рядами мебели осуществляется с помощью кнопок перехода внизу формы. Чтобы увидеть, какие предметы входят в конкретный модельный ряд, создан список предметов.

    Покупатель  может увидеть внешний вид  предметов, их характеристики и цены. После выбора покупателем модели по вкусу, продавец может начать оформлять заказ. Для этого предназначена кнопка «Начать оформление заказа».

    После нажатия кнопка блокируется, и становятся доступными кнопки «Открыть заказ №», «Добавить в заказ» и «Виды  обивок». Кнопка «Добавить в заказа»  добавляет выбранный предмет в заказ. Кнопка «Виды обивок» открывает каталог обивочных тканей. Кнопка «Открыть заказ №» открывает форму оформления заказов. В каталоге тканей покупатели могут ознакомиться с вариантами обивки для мебели.

    Также в программе можно откорректировать заказ: данные о заказчике, комплектация, обивку и т.д. Чтобы выбрать другую обивку, нужно дважды нажать на соответствующее поле. После того, как заказа полностью сформирован, можно распечатать договор, выдать ведомость комплектации на изготовление заказа и ведомость на закупку недостающих материалов. Данные о материалах берутся из таблицы «Справочник Материалов» модуля «Склад», доступ к программе бухгалтерии позволяет контролировать добавление новых материал и расход имеющихся. Исключается возможность хищений, контроль за сохранностью почти 100%. 
 
 

    4. План реализации выбранного направления из п. 3 Таблицы 03 

    Миссия  предприятия - определенный смысл его существования, который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности. Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам предприятия проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности предприятия при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.

    Миссия фирмы «Ромул» -  разработка и производство высококачественной мягкой мебели, которая была бы доступна всем слоям населения, удовлетворяла бы все запросы и создавала комфорт потребителю.

    Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:

1. Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию. 
2. Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
3. Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.
4. Не электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.
5. Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа.  Как следствие – неэффективное использование труда мастеров.

    Для того, чтобы решить структурные проблемы предприятия необходимо иметь детальный  план решения проблем. Цели – создание информационной системы (ИС), соответствует миссии предприятия и, как правило, следует из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия.

    Для осуществления миссии предприятия  и устранений назревших проблем принято решение разработать и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы мебельного цеха. Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всего производственного процесса – это и есть основной план, который мы рассмотрим в работе. 

4.1. Детальный проект  решения проблемы

Расчет  стоимости проекта. 

    Одной из целей создаваемой информационной системы – это создание электронного каталога моделей мебели, производимой в цехе, а также связь этого каталог с прайс-листом. То, что наш мебельный цех работает только со стандартным набором мебели, значительно облегчает задачу.

    Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталога конечно же ложится на дизайнера-технолога. Он должен подготовить технологическую  документацию и ведомость комплектации на каждую модель мебели, изготовляемую в цехе. Тогда после занесения этой документации в каталог, можно сразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления конкретной модели мебели. А это значительно уменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизацию бизнес-процессов будем проводить с предположением, что такой электронный каталог мягкой мебель уже создан.

    Бизнес-процесс  «Оформление заказа».

    От  качества работы продавца и правильной приемки заказа зависит очень  многое. В первую очередь, - будет ли доволен заказчик и придет ли он в наш магазин снова. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место.

    При правильной подготовке рабочего места  продавца продать покупателю можно  лишь то, что реально можно сделать. Для этого продавца необходимо обеспечить электронным каталогом с ассортиментом мебели, информацией о состоянии склада материалов (например, какую отделку можно сегодня предлагать заказчику), прайс-листами, а также средствами для расчета и оформления заказа. Очень важным моментом является обучение продавцов пользоваться созданным электронным каталогом.

    Продавец  помогает заказчику выбрать модель мебели с помощью электронного каталога. Причем уже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии склада материалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство или же понадобиться некоторое время на закупку недостающих материалов. Информация о выбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этом автоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточке заказа так же учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) и дополнительные параметры (размер предоплаты).  Оговорив условия оплаты и доставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договор и счет на оплату заказа).

    И хотя в данном бизнес-процессе у  нас стало на одну технологическую  операцию больше, но это с лихвой окупается удобством для клиентов.

    Схема 03 Бизнес-процесс «Оформление заказа» 

    При оптимизации данного бизнес-процесса мы использовали два метода – метод  уменьшения входов и выходов бизнес-процесса и метод минимизации устной информации. Применение автоматизированных средств  регистрации заказа позволяет увеличить скорость выполнения операций бизнес-процесса.

    Бизнес-процесс  «Выполнение заказа».

    При формировании заказа на предыдущем шаге у нас автоматически сформировалась вся необходимая документация для  передачи заказа в производство,  накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Это позволило нам удалить ставшие ненужным вспомогательные бизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов со склада». Подобный подход позволяет практически полностью исключить ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.

    Еще один шаг по оптимизации данного  бизнес-процесса - мы можем применить  здесь метод параллельного выполнения работ.

    Распределение труда в мастерской позволит увеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Напомню, что все работы по изготовлению заказа выполняются одним мастером поэтапно. Считаю, что очень редко можно встретить универсального специалиста, который грамотно и без ошибок сможет собрать с нуля модель мягкой мебели.

    Поэтому предлагаю каждый этап по производству мягкой мебели закрепить за конкретным мастером. То есть у каждого мастера в мастерской будут свои функциональные обязанности. Так как в штате предприятия числится пять мастеров, то на самый трудный участок работ – сборка готовой модели и обтяжка тканью – можно назначить двух мастеров. Тогда не придется производить сокращение численности штата. При такой организации производства первые три этапа - деревообработка и изготовление каркасов, изготовление чехлов и мягких элементов и изготовление пружинных блоков – можно проводить параллельно.

    Так же использовать при оптимизации  данного бизнес-процесса еще один метод – метод организации  точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить перед последней операцией бизнес-процесса - сборкой модели мебели. В случае обнаружения технологического несоответствия изготовленных элементов, они будут отправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовых изделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроля предлагается внедрить перед сдачей готового заказа.

    Бизнес-процесс  «Доставка заказа»

    Видно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо. Но все же, его можно оптимизировать его,   автоматизировав вторую операцию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается только распечатать их и передать водителю. 

    Бизнес-процесс  «Разработка новой модели».

    Он  не нуждается в оптимизации.

    Бизнес-процесс  «Технологическая проработка заказа»

    Как мы уже выяснили, данный бизнес-процесс  можно совсем удалить, т.к. вся необходимая  технологическая документация теперь храниться в электронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформления договора на заказ.

    Бизнес-процесс  «Доставка материалов со склада»

    После оформления заказа в базе данных сразу  формируется накладная на получение  необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразу передаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.

    Бизнес-процесс  «Работа бухгалтерии».