Принципиальные положения автоматизации информационного обеспечения управления качеством

17

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение ………………………………………………….………………………….3

1.Общие положения информационного  обеспечения управления           качеством ………………………………………..………………….………………7

2.Принципиальные положения  автоматизации информационного  обеспечения управления качеством  ………………………….…………………………….……11

Заключение ………………………..………………………………………………..15

Библиографический список …………………………………………………….…17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 
           Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. 
       Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например, прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.  
       Цель исследования - выявить, как происходит информационное обеспечение  управления  качеством  на  предприятиях. 
       Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных  технических  средств. 
        Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации  самого  процесса  производства. 
       Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение. 
       Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах  или  явлениях  в  их  взаимосвязи. 
       Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные. 
        Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования. 
 
         По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые  документы  и  т.д. 
        По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной  области. 
        По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте. 
        Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату). 
        По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность,  конъюнктурные  обзоры  и  т.д.). 
         В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование  рыночных  процессов. 
        Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий  уровень  конкурентоспособности. 
         Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации  предъявляются  определенные  требования:  
v   краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; 
v   удовлетворение потребностей конкретных управляющих; 
v   точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. 
       Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

 
        Системное управление качеством требует значительных объемов объективной информации превентивного и оперативного характера. В связи с этим в составе обеспечивающих подсистем систем управления качеством необходимо выполнять функции, связанные с информационным обеспечением. 
         В общем случае информационное обеспечение управления качеством, например, на уровне предприятия следует понимать как совокупность всех видов информации по управлению качеством, методов и средств ее сбора, накопления, обработки, анализа, передачи, хранения и использования, предназначенной для воздействия на процессы установления, формирования, сохранения и поддержания необходимого для потребителей качества продукции, услуг и работ.        

 Необходимость повышения  эффективности воздействия информации  на все процессы управления  качеством в рыночных условиях  имеет принципиальное значение. Это зависит от целого ряда  факторов, обусловленных развитием  научно-технического процесса, с  одной стороны, и инерционностью  информации - с другой, в результате  чего потребитель информации  получает необходимые сведения  с запозданием (а необходимо - с  опережением). Кроме того, традиционные формы переработки и поиска информации не могут обеспечить потребителя достоверными и полными данными, поэтому достижение высоких технико-экономических показателей разрабатываемой и выпускаемой продукции невозможно без решения основных проблем и информационного обеспечения процесса управления уровнем качества, совершенствования системы информации в целом, систем информационного поиска, использования новых видов источников информации и  методов  ее  анализа. 
         Всю информацию по управлению качеством условно можно классифицировать по следующим видам: номенклатура показателей качества; фактические значения показателей качества и исходная информация для их определения, нормативы для показателей качества; факторы, влияющие на показатели качества; информация об объектах управления; управляющая и отчетная  информация. 
         К информации по управлению качеством в рыночных условиях предъявляются определенные требования. В их основу целесообразно положить, прежде всего, полезность информации для принятия решений в системе управления качеством в частности и СУ в целом. Наряду с данным очевидным требованием и теми требованиями, которые предъявляются к документационному обеспечению системного управления качеством, к рассматриваемой информации следует предъявлять такие требования, как понятность, уместность, одноразовость ввода и надежность. 
         Понятность означает то, что информация о качестве должна быть доступной пониманию для ее пользователя. Это не исключает при необходимости представления достаточно сложной информации. 
         Уместность информации следует понимать как относящуюся только к качеству продукции, позволяющую принимать своевременные решения по управлению качеством превентивно-перманентного характера. Уместность определяется содержанием, существенностью и своевременностью информации. Например, информацию можно признать несущественной, если она не оказывает значимого влияния на принятие решений по управлению качеством. 
         Одноразовость ввода следует понимать как требование единственного введения информации по управлению качеством в банк данных с последующим многоразовым использованием, что позволит снизить ее неоднозначность за счет уменьшения вероятности совершения ошибок (при неоднократном вводе информации). 
         Надежность предполагает, что информация не содержит никаких серьезных (существенных) ошибок. При этом она должна правдиво, полно и беспристрастно (нейтрально) отражать предполагаемое (возможное) и реальное (действительное) качество продукции и состояние всех процессов управления качеством. 
         Источниками информации о предприятии и видах его деятельности при ее сборе, изучении, обобщении и анализе должны стать, как минимум, следующие нормативно-правовые  документы: 
        1) данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов: 
         2) устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность  организации; 
        3) состав членов правления и их заместителей, ревизионной комиссии; 
        4) приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей; 
        5) нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные  акты; 
         6) Организационная структура управления организацией и ее структурных единиц; 
        7)  экологический  паспорт; 
        8) показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов; 
        9) годовые отчеты организации и ее структурных единиц; 
       10) отчеты о маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды  организации; 
      11) материалы лабораторий и подразделений (отдел технического контроля, центров  испытаний  и  т.п.); 
     12) материалы надзорных и сертификационных органов; результаты социологических  исследований; 
        13)  дефектные  ведомости; 
        14)  рекламации  и  отзывы  потребителей; 
        15)  входящие  и  выходящие  документы; 
        16) положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения.  

 Каждый из источников  обладает определенными достоинствами  и недостатками, поэтому ни один  из них в отдельности не  может обеспечить достаточной  полноты и достоверности собранной  для исследования информации. Из  этого следует, что необходимо использовать одновременно несколько источников сбора данных, постоянно корректируя их на основе появляющихся новых материалов. При этом можно собирать информацию как последовательно по всем иерархическим уровням, так и параллельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРИНЦИПИАЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ

 
         При системном подходе к  построению и функционированию  автоматизированной информационной  подсистемы управления качеством информацию следует представлять в максимально приближенном к машиноориентированному виду. Такой подход предусматривает обмен информацией по прямым и обратным каналам связи как внутри каждой из субподсистем, подсистем и системы управления качеством в целом, так и с любой из подсистем и систем более высоких уровней управления. 
         Для решения задач информационного обеспечения систем управления качеством на предприятии исключительно важное место занимают компьютерные и сетевые технологии, которые могут повысить эффективность осуществления процессов обеспечения качества внутри предприятия и взаимодействие с партнерами, потребителями и другими структурами.              Использование современных информационных технологий по сравнению с традиционными позволяет получить как временной эффект, так и экономический. 
          Систему информационного обеспечения следует основывать на совокупности унифицированных показателей качества, их классификации и типовых формах документов, фиксирующих эти показатели. При этом всю информацию, используемую при управлении качеством, целесообразно классифицировать по видам, например показатели качества продукции, услуг и труда; внутренняя информация (отказы при испытаниях продукции, дефекты и брак при изготовлении, производственные потери и др.); внешняя информация (замечания по эксплуатации, наличие рекламаций, требования потребителей и др.) 
         Состав и содержание информационного обеспечения управления качеством определяется продукцией, услугами и их свойствами, организационной структурой управления предприятием и функциями системы управления качеством. Оно должно осуществляться на всех стадиях жизненного цикла продукции и уровнях управления производством. Необходимо отметить характерные недостатки информационного обеспечения.                  Использование единого для предприятий классификатора возможных причин брака позволит систематизировать и классифицировать встречающиеся при производстве продукции дефекты и производить обработку всей информации по качеству с применением компьютерной техники. Кроме того, наличие классификатора предоставит возможность решать не только задачи, связанные с оценкой качества продукции и труда, но оперативно и объективно определять значение обобщенных показателей качества и уровней качества. Большие возможности появятся также при определении значимости дефектов, необходимых для инспекционного контроля, качества работы аппарата отдел технического контроля, качества сырья и материалов, поставляемых заводами-поставщиками, получении оперативной информации по дефектам производства с использованием микроэлектроники, установлении значимости отказов и неисправностей изделий при испытаниях, удовлетворении претензий потребителя и учете рекламаций. Помимо этого, применение классификатора позволяет отслеживать технико-экономическую информацию о качестве, расширить номенклатуру его показателей, а также улучшить внутрипроизводственный учет и отчетность и технико-экономический анализ качества. Использование его службами ОТК позволяет повысить объективность статистической  отчетности  по  качеству. 
            Обнадеживающие практические результаты получаются при обработке статистической информации о качестве с использованием метода диаграмм Парето. Так, с помощью этого метода можно по всем классифицированным видам брака объективно и полно оценивать потери предприятий в целом, выявить важность тех или иных факторов в показателях качества. Исследования с помощью этого метода показали, что многие виды брака (около 50-60%), приводящие к материальным потерям, являются основными и составляют почти 80 % всех потерь в производстве.        

 Метод диаграмм Парето  является эффективным средством  выработки управляющих воздействий  в целях обеспечения уровня  качества разрабатываемой и изготавливаемой  продукции, профилактики и предупреждения  брака на производстве, повышения  объективности оценки КП и  труда. Диаграммы объективно показывают  фактическое состояние производства  на отдельных участках и решают  целый комплекс вопросов, связанных  с качеством. В частности, они  определяют: число случаев брака  по его видам; суммы потерь  от брака; затраты времени и  материальных средств на исключение  брака; содержание поступающих рекламаций; число случаев поломок изделий  в процессе их транспортирования; затраты, вызванные удовлетворением  рекламационных претензий, и т.д. Кроме того, они помогают найти  суммы по отдельным статьям  производственной сметы, затраты  на производство (сырье и материалы, вспомогательные материалы, затраты труда и  др.). 
         Обработка статистической информации о качестве за год, по данным ОТК ряда заводов, с помощью метода диаграмм Парето показала, что 70 % брака в производстве является следствием некачественной отработки конструкторской и технологической документации. Большое значение в повышении объективности оценки качества продукции и труда, возможности ее сопоставимости по предприятиям имеет унификация представления технико-экономической информации о качестве по единым формам. В эти формы целесообразно включать показатели для характеристики качества продукции и труда на предприятии, технико-экономического анализа рекламаций, изменений и состояния качества. Данная информация на предприятии накапливается, обобщается, систематизируется и анализируется службами совместно с ОТК. Все формы учетно-отчетной документации по качеству должны быть едиными для всего предприятия. По результатам технико-экономического анализа качества специализированное подразделение должно выявлять динамику изменения показателей на предприятиях с целью выработки мероприятий  по  улучшению  качества. 
         Важным направлением работ, проводимых на предприятии по автоматизации системы сбора и обработки информации о качестве, является создание автоматизированной системы информации как элемента СУ. Основой такой системы может стать взаимосвязанная компьютерная сеть, о которой говорилось выше. Внедрение автоматизации в практику работы предприятий позволяет наладить четкий и оперативный учет информации о надежности и качестве, сократить трудоемкость обработки информации, выдавать обобщенную информацию по качеству изделий конкретного вида, а также осуществлять действенный контроль за изменением характеристик качества на различных  этапах  жизненного  цикла  изделий. 
         Информационное обеспечение управления качеством в связи со своей значимостью в управлении должно стать приоритетным. В составе документации системы управления качеством это следует отразить в соответствующем комплексе НТД и НМД. Так, на предприятии должны быть соответствующие процедуры, описывающие эти процессы.        

 Комплекс мероприятий  по улучшению информационного  обеспечения управления качеством  следует включать также в целевая программа «Качество». 
         Ответственность за управление и поддержание в работоспособном состоянии процессов, связанных с информационным обеспечением управления качеством, несет, как правило, директор по качеству. 
         Практическая реализация методов систематизации, обобщения и обработки информации о качестве улучшает проведение технико-экономического анализа качества результатов деятельности предприятий, расширяет состав задач, решаемых системой управления качеством, и повышает эффективность системы информационного обеспечения СУ предприятием. 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
           Управление качеством весьма трудоемкий процесс, который требует больших объемов объективной и достоверной информации. В связи возникает острая необходимость в выполнении определенных функций, связанных с информационным обеспечением. Состав и содержание информационного обеспечения управления качеством зависит от специфики продукции и услуг, от организационной структуры управления предприятием и функциями системы управления качеством. Необходимо, чтобы информационное обеспечение управления качеством происходило на всех стадиях жизненного цикла продукции и всех уровнях управления производством. Необходимость повышения эффективности воздействия информации на процессы установления, формирования, сохранения и поддержания необходимого для потребителей уровня качества продукции и услуг в рыночных условиях играет важную роль. Это зависит от таких факторов, как высокий уровень развития НТП, обострение конкурентной борьбы. В таких условиях необходимые сведения желательно получать с опережением, или, как минимум, вовремя. 
              Кроме того, традиционные формы обработки и поиска информации не могут обеспечить потребителя достоверными и полными данными. В связи с этим, достижение высоких технико-экономических показателей разрабатываемой и выпускаемой продукции невозможно без решения основных проблем и информационного обеспечения процесса управления уровнем качества, совершенствования системы информации в целом, систем информационного поиска, применения новых видов источников информации и способов  ее  анализа. 
           Информация по управлению качеством подразделяется на: переменную и условно-постоянную. 
           В крупных организациях рекомендуется использовать автоматизированные информационные подсистемы управления качеством. При этом, информацию следует представлять как в печатном варианте, так и на электронных носителях. Систему информационного обеспечения следует основывать на совокупности систематизированных показателей качества, их классификации и типовых формах документов, фиксирующих эти показатели. 
Основные требования, предъявляемые к информации - это уместность, ясность, одноразовость  ввода,  надежность.