Реферат  
Содержание 
 

 

      Введение

 

     Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

     В данной работе я рассмотрела основные характеристики программы MS Outlook, привела примеры и области ее использования. 

 

      MS Outlook

 

     Включить  программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

     После запуска программы откроется  окно, примерный вид которого представлен  ниже: 

       

     Использование Outlook для управления личными  и служебными данными 

     Outlook содержит следующие средства  управления данными личного и  служебного характера.

     – Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

     – Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

     – Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

     – Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

     – Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

     – Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

     – Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

     – Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы. 

     Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе 

     Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и  организовывать планомерное использование  общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

     Настраиваемые представления. Позволяют создавать  собственные представления с  нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим  просмотра данных членами рабочей  группы.

     Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

     Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

     Передача  прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому  лицу права доступа в ваши папки  Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере Microsoft Exchange.

     Электронная почта. Позволяет вести переписку  с другими пользователями при  помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

     Планирование  групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение  и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа  интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

     Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

     Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря  и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

     Назначение  задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

     Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая  в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.

     Формы Outlook. Позволяет создавать любые  формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

     Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition. 

     Использование Outlook совместно с другими  приложениями Office 

     Если  вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

     Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие  элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

     Автодневник. Автоматическая запись создаваемых  или открываемых документов Office.

     Проводник по документам. Позволяет просматривать  и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

     Редактирование  методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

     Мастер  импорта и экспорта. Помогает импортировать  и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

     Слияние почты совместно с Word. Позволяет  создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

     Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

     Панель Office. Позволяет быстро отправить  сообщение, организовать встречу, создать  задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив  в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

     Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

     Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

     Мастер  письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

     WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

     Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет  использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

     Использование Outlook в Интернете 

     Если  вы пользуетесь сетью Интернет, при  помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме  того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

     Автопроверка  имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия  и СК сообщения, затем проверяет  соответствие имен или адресов содержимому  адресной книги.

     Доступ  к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

     Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет  ввести или скопировать адрес  гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

     Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления  и получения почтовых сообщений  и приглашений на собрания  передачи через поставщика сервиса  Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

     Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

     Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

     Папка «Входящие» 

       

     Автоматическая  проверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

     Автопросмотр. Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

     Автоподпись. Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись  или какой-либо текст, а также  вставляет их в любые элементы.

     Цифровая  защита. Подписывает сообщение цифровой подписью во избежание внесения изменений посторонними. Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

     Доступ  к вложениям. Позволяет открывать  и просматривать вложения для  быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

     Поиск всех однотипных сообщений и всех сообщений от данного отправителя. Ищет в активной папке все сообщения  на одну тему или все сообщения, полученные от конкретного отправителя.

     Гиперссылки. Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

     Срок  действия сообщения и отложенная доставка. Указывает в сообщении  определенный момент его удаления после  истечения срока действия. Сообщение  отправляется немедленно, но доставляется адресатам позже, в указанное время.

     Отзыв сообщения. Отзывает непрочитанные  сообщения у получателей и  при необходимости заменяет их новыми.

     Отслеживание  сообщения. Позволяет отследить  время приема или открытия сообщения  получателем. Все уведомления о  доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.