Использование возможностей электронного офиса в сфере искусства

 

          1.3 Защита и управление сведениями

 

При совместном использовании презентации нужна  уверенность в том, что к ней не получат доступ люди, которым не следует ее смотреть. Также нужно удостовериться, что презентация не включает несанкционированное содержимое, личные сведения и редакторские правки, содержащие слова, которые не распознает словарь получателя. Более того, может возникнуть необходимость в ограничении доступа к содержимому презентации, чтобы потенциально секретные сведения открыто не распространялись.

Программа PowerPoint 2007 предоставляет много способов защиты и управления сведениями.

Обеспечение безопасности презентаций.

Программа PowerPoint 2007 имеет ряд новых средств  защиты, обеспечивающих безопасность управления презентацией после ее выпуска  путем скрытия имени автора, удаления всех комментариев и ограничения  числа лиц, которые могут вносить  в нее изменения.

Поиск и удаление скрытых метаданных и личных сведений в документах.

Перед предоставлением  доступа к презентации другим пользователям применяйте инспектор  документов для поиска в презентации  скрытых метаданных, личных сведений и содержимого, которое может храниться в презентации. Инспектор документов находит и удаляет такие сведения, как комментарии, рукописные примечания, свойства документа, сведения о сервере управления документами, невидимые объекты, содержимое вне слайда, заметки к презентации и настраиваемые XML-данные. Инспектор документов поможет убедиться, что презентации, к которым предоставляется доступ другим пользователям, не содержат личных сведений или скрытого содержимого, которое организация не желает распространять. Кроме того, организация может настроить инспектор документов так, чтобы добавить проверки на дополнительные типы скрытого содержимого.

Добавление цифровой подписи к презентации.

Путем добавления невидимой цифровой подписи к  презентации обеспечивается уверенность  в подлинности, целостности и происхождении презентации. Цифровая подпись — это запись, точно воспроизводящая написанное, подпись можно проверить в будущем.

Управление правами  на доступ к данным.

Может возникнуть необходимость контроля доступа  к сведениям компании, особенно при создании презентаций, содержащих строго конфиденциальные сведения. С помощью приложений Выпуск 2007 Office и службы управления правами Microsoft Windows для операционной системы Windows Server 2003 можно давать разрешения, это вводит запрет на копирование, печать и изменение презентации для других пользователей.

Управление свойствами документа в области сведений о документе.

Область сведений о документе облегчает просмотр и изменение свойств документа  при работе над презентациями  приложения Электронного офиса PowerPoint 2007. Область сведений о документе отображается в верхней части документа в программе PowerPoint 2007. Область сведений о документе служит для просмотра и изменения как свойств обычных документов Электронного офиса, так и свойств файлов, хранящихся на сервере управления документами. При использовании области сведений о документе для изменения свойств серверного документа обновленные свойства будут сохранены непосредственно на сервере.

Центр диагностики  Электронного офиса.

Центр диагностики Microsoft Office — это ряд диагностических тестов, позволяющих выяснить причину сбоев в работе компьютера. Диагностические тесты могут сразу решить одни проблемы и определить пути решения других проблем. Центр диагностики Электронного офиса заменяет следующие средства Microsoft Office 2003: «Найти и восстановить» и «Восстановление приложений Microsoft Office».

Восстановление  приложений.

В программе  подготовки презентаций PowerPoint 2007 имеются  улучшенные возможности, помогающие избежать потери данных при аварийном завершении работы приложения. При любой возможности  программа PowerPoint 2007 пытается восстановить свое состояние после перезапуска.

Например, выполняется  работа сразу над несколькими  файлами. Каждый файл открыт в отдельном  окне, в котором отображаются данные конкретного файла. Возник сбой программы PowerPoint 2007. При перезапуске программы PowerPoint 2007 оно открывает файлы и восстанавливает окна до сбоя программы PowerPoint 2007.

Обзор макетов.

Макеты применяются  для упорядочения объектов и текста на слайде. Макет является частью образца слайдов, представляющей информацию о расположении элементов слайда.

 Прототипы  нельзя добавлять прямо на  слайд, но в то же время  текст и прототипы объектов  можно добавлять в макет или  на образец слайдов.

Сами макеты только определяют расположение и форматирование содержимого, которое впоследствии отобразится на слайде.

Приложение Электронного офиса программа подготовки презентаций PowerPoint 2007 содержит пять встроенных стандартных  макетов. Можно создавать новые пользовательские макеты, соответствующие конкретным корпоративным требованиям. Сотрудники, работающие в одной организации, могут затем с помощью встроенных или пользовательских макетов создавать собственные презентации.

На приведенной  ниже диаграмме представлены все  элементы макета, которые можно добавлять  на слайд в программе PowerPoint 2007.

Презентация содержит один или несколько образцов слайдов. Каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих. Каждый шаблон содержит сведения для темы , а также сведения по умолчанию, описывающие способ применения данной темы и форматирования к содержимому слайдов.

Стандартные макеты.

Стандартные макеты программы  PowerPoint 2007 имеют сходство с макетами приложения PowerPoint 2003 и более ранних версий.

При открытии пустой презентации в приложении PowerPoint отображается макет по умолчанию Титульный слайд, но можно использовать и другие стандартные макеты.

Стандартным макетом  приложения PowerPoint по умолчанию является макет «Титульный слайд».

Пользовательские  макеты.

Если ни один из стандартных макетов не подходит пользователю или корпоративному разработчику презентаций, можно создать пользовательский макет.

Пользовательские  макеты можно создавать для многократного  применения с указанным количеством, размером, расположением рамок и  фоновым содержимым, а также необязательными  свойствами уровня слайда и прототипа. Также можно распространять пользовательские макеты, входящие в шаблон, чтобы не тратить время на копирование и вставку старых макетов в новые слайды или удаление содержимого старого слайда, который нужно заполнить новым содержимым.

Для создания пользовательского  макета можно применять следующие текстовые и объектные прототипы:

• Содержимое;
• Текст;
• Рисунок;
• Диаграмма;
• Таблица;
• Схема;
• Клип мультимедиа;
• Клип;

 

2 УКАЗАНИЯ ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

 

          2.1 Программа подготовки презентаций

 

В данном курсовом проекте  была использована программа презентационной графики Power Point, являющаяся составной частью  Электронного офиса.

При помощи программы PowerPoint можно создавать слайды. В PowerPoint включён набор масштабируемых иллюстраций, разбитых по тематике (их можно совмещать и редактировать).

Компьютерная презентация- это представление рекламной  и прочей информации с помощью  компьютера, состоящей в смене  слайдов с использованием эффектов мультимедиа.

 Мультимедиа - это технология, позволяющая совмещать вывод разнотипной информации:

• Символьной;
• Графической;
• Видеоизображения;

Увидеть все  преимущества программы Power Point  можно при показе презентаций. Можно создавать различные слайды и служебные документы, а также электронную презентацию. Существует возможность воспользоваться специальными телевизионными эффектами и переходами; обеспечить звуковое сопровождение.

Также можно  высылать свои презентации вместе с PowerPoint Viewer – программой просмотра подобных файлов. Ничто не мешает размещать свои слайды в корпоративной сети или в  Internet.

 

          2.2 Основные этапы создания презентаций

 

Запуск программы PowerPoint производится с помощью меню Пуск и нажатия вкладки Программы.

Для того чтобы создать  новый файл, необходимо произвести следующие операции:

1. Щёлкнуть вкладку Создать слайд и Макет. Выбрав необходимый макет можно приступить к созданию содержимого слайда.
2. Для заполнения макета различными объектами можно воспользоваться библиотекой: Вставка-Рисунок (Клип, Фотоальбом, Диаграмма и т.д.)

Если слайд  содержит тестовую информацию, то после вставки какого-либо объекта следует нажать на панели задач вкладку На задний план.

Также можно  выбрать стиль рисунка. Для этого  необходимо щёлкнуть вкладку Стили  рисунков. Также есть возможность  применить различные эффекты, форматы  и границы рисунков. Для этого имеются соответствующие вкладки:

1. Для того чтобы приступить к заполнению следующего слайда необходимо щёлкнуть вкладку Создать слайд-Макет.
2. Выбор оформления.

Для этого следует  перейти в режим Сортировщика слайдов, затем щёлкнуть вкладку Дизайн. На панели задач появятся различные темы для оформления слайдов. Чтобы выбрать какую-либо из тем, нужно выделить слайд и щёлкнуть по нужной теме. Также можно выбрать различные шрифты, эффекты, цвета и стили фона: выделить слайд и щёлкнуть по необходимой вкладке (например, Цвета-Трек).

Для оформления текстовой информации следует произвести следующие действия:

• Выделить текст и щёлкнуть Стили фигур (выбрать подходящий стиль)
• Затем Заливка фигуры (выбрать цвет)
• Контур фигуры (выбрать цвет)
• Эффекты для фигур, например Отражение

Также можно  использовать стили WordArt:

• Экспресс-стили (выбрать стиль)
• Настройка режима смены слайдов:
• Анимация - выбрать необходимый режим;
• Настройка анимации: Добавить эффект (например Вход-Жалюзи)
• В поле Звук перехода выбрать, например Проектор.
• В поле Скорость перехода - Средне
• В поле Смена слайда - Автоматическое после 7 секунд
• Выбрать действие - Применить ко всем

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данном курсовом проекте были рассмотрены возможности  и все составляющие программного пакета данных Электронный офис.

В проекте представлены сведения о программах, входящих в  Электронный офис, их взаимодействие и условия выполнения различных  операций с их помощью.

В практической части работы была создана обучающая  презентация по дисциплине « Бухгалтерский учёт» в приложении Электронного офиса программы презентационной графики PowerPoint 2007с целью продемонстрировать различные анимационные, графические, дизайнерские и другие возможности данной программы.

Использование программы презентационной графики PowerPoint 2007 в создании презентаций облегчает работу пользователя и помогает создавать наиболее эффектные слайды.

В презентации  задействованы такие средства программы PowerPoint, как:

• анимационные эффекты
• звуковые эффекты
• различные макеты
• фоновые темы
• цифровые фотографии
• экспресс-стили  и т.д.

Новые возможности  программы PowerPoint 2007 позволили создать более современную презентацию слайдов при помощи профессиональных дизайнерских макетов оформления. Также были применены профессиональные, легко изменяемые эффекты, такие как: тень, отражение, свечение, таблицы. Это позволило без дополнительных программ создать более красочные слайды.