Автор работы: Пользователь скрыл имя, 28 Сентября 2011 в 23:46, реферат
Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах.
Содержание 2
Введение 3
1. Понятие электронного офиса 4
2. Задачи и технический состав электронного офиса 5
Задачи ЭО 5
Технический состав 6
2. Microsoft Office 6
3. Текстовые редакторы 7
Типы текстовых редакторов 7
Текстовый редактор 7
Текстовый процессор 7
Текстовая рабочая среда 7
4. Электронные таблицы 8
5. Электронные презентации 8
6. Оптическое распознавание текста 9
7. Графические редакторы 9
8. Правовые системы 9
Заключение 10
Виртуальный офис 10
Список литературы 12
ФЕДЕРАЛЬНОЕ
АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Реферат
по предмету «Информационные системы»
Электронный офис
Исполнитель:
студент гр. БАА-1 III курса
А.Е. Калинин
Пермь, 2010
Содержание
Содержание 2
Введение 3
1. Понятие электронного офиса 4
2. Задачи и технический состав электронного офиса 5
Задачи ЭО 5
Технический состав 6
2. Microsoft Office 6
3. Текстовые редакторы 7
Типы текстовых редакторов 7
Текстовый редактор 7
Текстовый процессор 7
Текстовая рабочая среда 7
4. Электронные таблицы 8
5. Электронные презентации 8
6. Оптическое распознавание текста 9
7. Графические редакторы 9
8. Правовые системы 9
Заключение 10
Виртуальный офис 10
Список литературы 12
Введение
Появление
микрокомпьютера привело к
В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.
Цель данной работы – рассмотреть понятие «электронного офиса», изучить, что он в себя включает, и оценить насколько эффективно используется «электронный офис» в наши дни.
1. Понятие электронного офиса
Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят се из устной формы в письменную, электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.
Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде:
Отдел реализации
Архив
Бухгалтерия
Канцелярия
Аналитический отдел
Сервер
Модем
Факс
Налоговая инспекция
Банк
Филиал
Филиал
Филиал
Налоговые документы
Платёжные документы
Приказы
Заказ
Счет
Отчет
Отчет
Отчет
Сводка
В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.
Благодаря многообразным информационным потокам каждое предприятие имеет возможность мгновенно узнавать о состоянии спроса и предложения, ориентироваться на рынке сырья, труда, инноваций и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурентоспособности.
Прежде всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:
Основными компонентами таких систем являются:
2. Задачи и технический состав электронного офиса
Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.
К задачам ЭО относятся:
Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.
Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:
2. Microsoft Office
В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.
Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет Microsoft Office. В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePoint Designer – приложение для создания Web-страниц и ряд других.
В целом
основная тенденция в развитии программных
продуктов данного пакета – повышение
«интеллектуальности». С каждой новой
версией офисных продуктов
На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.
Для руководителя
офиса (главного бухгалтера, финансового
директора и т.п.) необходимо иметь
представление о новых
3. Текстовые редакторы
Текстовый редактор — компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п.
Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие среды, содержащие редактор.
Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Такие редакторы обеспечивают расширенную функциональность — подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т. п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ.