Использование информационных технологий в управленческом учете и контроле затрат на производство продукции

Учет по видам затрат

В общем случае под учетом по видам затрат понимается первичный ввод в систему и структурирование затрат, возникающих на предприятии. По сути дела, в данном случае речь идет об упорядоченном сборе информации, на основе которой реализуются последующие процедуры контроллинга. При этом, учитывая наличие интегрированной среды учета, часть информации может поступать из других систем комплекса mySAP.com, включая логистические и производственные системы.

В целях классификации затрат предприятия в системе ведется план видов затрат, при этом все затраты подразделяются на первичные и вторичные. Виды первичных затрат служат для классификации затрат в момент их возникновения, в то время как виды вторичных затрат позволяют структурировать затраты по мере их перераспределения, например, внутрипроизводственных пересчетах работ.

Основные данные о видах затрат содержат такие характеристики, как тип вида затрат, обозначение вида затрат и его описание, а также используемые объекты контировки (т.е. объекты на которые соответствующие затраты могут быть отнесены).

Тип вида затрат определяет, какие методы пересчета допустимы для тех или иных видов затрат. В качестве таких типов могут выступать первичные затраты, разграничиваемые затраты, затраты для расчета заказа со стороны, затраты для расчета внутреннего заказа, затраты для внутрипроизводственного пересчета работ.

Для выполнения операций оценки, планирования и пересчета виды затрат могут объединяться в группы, при этом одна группа может объединять любое количество видов затрат. При этом группы также могут объединяться по каким-либо признакам, что дает возможность создания иерархии видов затрат.

Интеграция модуля контроллинга косвенных затрат с модулем финансового учета позволяет организовать управленческий учет в режиме реального времени, когда данные о возникших затратах, зарегистрированные в финансовом учете, немедленно передаются в модуль контроллинга, с возможностью их проверки и дополнения.

Стандартная проверка производится при каждой проводке на объект учета затрат, при этом проверяется как наличие самого объекта отнесения затрат, так и наличие записи блокирования (система позволяет блокировать определенные периоды проводки или объекты отнесения затрат). Кроме того, в системе могут быть предусмотрены индивидуальные проверки. При описании индивидуальных проверок могут описываться логические правила, относящиеся к любым данным системы mySAP ERP. Проверки можно настроить таким образом, чтобы система выдавала предупреждение или сообщение об ошибке.

При передаче информации из модуля финансового учета в модуль контроллинга система автоматически вносит некоторые дополнения. Например, если в контировке участвует место возникновения затрат, которому присвоено место возникновения прибыли, то данное место возникновения прибыли также станет объектом отнесения затрат. Кроме того, допускаются индивидуальные дополнения. При этом (так же, как и при проверках) сначала проверяется соблюдение заданных логических правил, а затем (если проверка дает положительный результат) значения выбранных данных изменяются или дополняются.

Помимо модуля финансового учета, данные для контроллинга могут быть получены из модулей бухгалтерского учета основных средств, управления материальными потоками, сбыта, управления персоналом.

Система позволяет описывать ситуации, когда учет в финансовой бухгалтерии ведется иначе, чем управленческий учет. Это происходит, например, в случаях, когда в учете затрат применяются другие периоды, либо когда учет затрат ведется на основании количественных характеристик, отличных от характеристик финансового учета. Для описания таких ситуаций в системе используется функциональность разграничений.

Типичным примером использования разграничений могут служить премии, выплачиваемые работникам в конце года. В финансовом учете такие затраты будут отнесены именно на конец года, но в контроллинге (для того, чтобы избежать колебаний расходов на оплату труда на протяжении года), эти затраты могут быть равномерно распределены по всем двенадцати месяцам.

Учет по местам возникновения затрат

Учет затрат по местам их возникновения позволяет производить анализ того, где и какие затраты возникают на предприятии. Для этого затраты присваиваются отдельным подразделениям предприятия (элементам организационной структуры), в которых они могут контролироваться. Благодаря сбору данных об этих затратах и присвоению их местам возникновения затрат становится возможным не только общий контроль затрат, но и создается основа для последующих операций управленческого учета, например, для учета затрат на производство по носителям затрат.

 Места возникновения  затрат (МВЗ) представляют собой  отдельные подразделения предприятия, которые при учете затрат могут  рассматриваться как самостоятельные  единицы контировки. Структура МВЗ отражает существующую на предприятии систему распределения ответственности между менеджерами. При этом каждое место возникновения затрат присваивается определенной контроллинговой единице, а также (для обеспечения согласованности между финансовым и управленческим учетом) балансовой единице. Для более глубокого анализа места возникновения затрат также могут присваиваться отдельным бизнес-сферам.

Система позволяет описывать иерархии мест возникновения затрат, которые, в зависимости от потребностей управленческого учета, объединяют в себе сферы принятия решений, ответственности или сферы управления. Нижний уровень иерархии образуют отдельные МВЗ. Система обеспечивает, чтобы хотя бы одна группа содержала в себе все места возникновения затрат и, таким образом, представляла бы собой все предприятие в целом. Кроме того, в системе может быть описано любое количество альтернативных групп, которые могут формироваться, например, с организационной или функциональной точек зрения.

Данные о фактических затратах, отнесенные к определенному МВЗ, могут быть пересчитаны в соответствии принципами распределения затрат по причинам их возникновения. При этом делается различие между операциями пересчета, которые осуществляются в течение одного периода, и пересчетами, производимыми в конце периода.

Система позволяет не только вести учет в разрезе мест возникновения затрат, но и обеспечить функции планирования. Планирование производится в разрезе определенных периодов времени, как правило, в рамках одного года. При планировании по МВЗ в системе задаются ожидаемые объемы операций и вытекающие их них стоимостные показатели затрат. Это может быть использовано для определения расчетных цен. При этом на основе плановой цены могут оцениваться внутрипроизводственные работы, выполненные в течение периода (т.е. прежде, чем станут известны фактические затраты).

Планирование по МВЗ является частью общего планирования деятельности предприятия, поэтому особое значение имеет интеграция с другими модулями, обеспечивающими плановые функции, включая производственное планирование, планирование сбыта и т.п. Система позволяет реализовать принципы централизованного и децентрализованного планирования. Периоды планирования могут выбираться произвольно, но при этом они должны укладываться в рамки финансового года. Допускаются различные версии планов, каждая из которых может отдельно сопоставляться с фактическими данными.

Внутрипроизводственный учет работ

Одной из наиболее сложных задач контроллинга косвенных затрат является их перераспределение между объектами отнесения затрат. Для решения этой задачи в решении SAP предусмотрены функции внутрипроизводственного пересчета работ, при котором работы, выполняющиеся в местах возникновения затрат, используются в качестве ссылочных величин.

Преимущество метода учета работ состоит в том, что потоки объемов работ между местами возникновения затрат могут быть спланированы заранее, до вычисления окончательных стоимостных оценок. Поэтому сначала производится описание планируемых или фактических объемов работ (с учетом встречных работ, оказываемых местами возникновения затрат друг другу) и, таким образом, создается структура потоков работ, содержащая пересчитанные объемы. Далее на структуру потоков работ накладываются финансовые показатели, причем для разных целей учета затрат могут применяться различные стоимостные оценки.

Для реализации метода внутрипроизводственного учета в системе описываются виды работ. Выбор вида работ производится таким образом, чтобы затраты, возникающие в МВЗ и относимые на работы, соотносились с объемом выполнения работ пропорционально. Если работы, выполняющиеся в рамках определенного МВЗ, отличаются друг от друга по причинам возникновения затрат, то они должны относиться к разным видам.

Для учета работ необходимо планирование и сбор фактических данных об их объемах, а также соответствующая регистрация этих данных в системе. В условиях интегрированной среды mySAP.com эти операции могут выполняться с минимумом трудозатрат, за счет интеграции разных модулей SAP и передачи информации из одного модуля в другие.

Учет затрат по заказам и проектам

Одним из важных инструментов модуля контроллинга является система организационно-экономических заказов. Для структуризации системы заказов имеют значение такие параметры, как цель анализа, период действия, возможность последующего пересчета затрат, включение в структуры отчетности и анализа.

В системе SAP организационно-экономические заказы могут быть подразделены на заказы производственно-технической логистики, заказы, ориентированные на процесс сбыта, заказы, ориентированные на удовлетворение требований учета затрат и контроллинга, заказы на техническое обслуживание и ремонт оборудования.

Еще одним важным инструментом является система проектов, которая позволяет контролировать проекты, описанные в виде иерархических структур. При этом каждому элементу проекта могут быть присвоены бюджеты, затраты, сроки и мощности.

На практике в большинстве случаев заказы применяются для чисто контроллинговых целей. В этих случаях зачастую отсутствуют обширная структура проекта и функции логистики.

В качестве альтернативного объекта контировки предлагается одноступенчатый проект. Применение одноступенчатых проектов является целесообразным в тех случаях, когда предъявляются особые требования к нумерации, или когда в дальнейшем планируется переход к многоступенчатым определениям проектов. Все функции, которые могут быть применены к проектам (например, функции планирования и расчетов), аналогичным образом применимы к одноступенчатым проектам.

Свойства заказов описываются в их основных данных. Номер заказа может быть присвоен пользователем или системой. Управление статусами устанавливает определенные действия, которые можно осуществить в отношении заказа (например, планирование первичных затрат, расчет надбавок). Гибкая настройка основных данных позволяет ориентировать функции системы на соответствующее экономическое содержание заказа. Например, для некоторых заказов в центре внимания находится отслеживание возникновения затрат, а для других заказов важен контроль открытых позиций заказа, детальный расчет отдельных позиций затрат и непрерывный контроль всех операций перерасчета.

Выполнение заказа может управляться и контролироваться с помощью свободно определяемого статуса заказа. Важнейшие составляющие жизненного цикла заказа включают открытие, планирование, деблокирование, пересчет затрат по заказам и проектам, техническое закрытие, бухгалтерское закрытие.

На протяжении своего жизненного цикла заказ меняет характеристики своего статуса. Статус заказа устанавливает, какие операции могут быть произведены в определенное время. При этом некоторые операции, например планирование первичных или вторичных затрат, могут быть присвоены определенному статусу в любой комбинации.

Внутрипроизводственный прямой пересчет работ требуется в том случае, когда места возникновения затрат тесно связаны с заказами. При этом поток работ с мест возникновения затрат на заказы (производственные заказы, заказы на техническое обслуживание и ремонт оборудования, заказы, собирающие косвенные затраты) полностью описывается в терминах объема и стоимости.

Внутрипроизводственный непрямой перерасчет применяется в тех случаях, когда определить объемы работ не представляется возможным. В этом случае непрямой перерасчет может производиться за счет периодического переноса затрат, который также дает возможность перерасчетов между местами возникновения затрат и заказами. Определение отношений между МВЗ-отправителем и МВЗ-получателем соответствует их определению в учете затрат по МВЗ.

Косвенные затраты могут быть списаны не только посредством перерасчета работ, но и в результате внесения надбавок в затраты по заказам. В системе расчет надбавок для косвенных затрат может быть структурирован на основе гибкой, свободно выбираемой схемы калькуляции и настроен в разрезе кодов заказов. При этом используются такие критерии, как суммы надбавок, вычисляемые на основе процентных ставок надбавки, плановые или фактические затраты в виде надбавок, затраты в виде одноступенчатых или многоступенчатых надбавок, фиксированные суммы надбавок на единицу измерения.

Основные данные заказа содержат правила расчета, на основе которых определяются такие параметры, как срок действия правила и целевые контировки, которые устанавливают, на какие объекты необходимо сделать расчет.

Отчетность

Для анализа потоков затрат предприятия система содержит обширную и гибкую функциональность, с помощью которой пользователи могут получать как регулярную отчетность, так и отчеты по требованию (для внеплановых или нестандартных задач). Система отчетности позволяет анализировать затраты непосредственно после их ввода в систему, а также проследить историю их возникновения вплоть до уровня первичных документов. Все имеющиеся отчеты «реального времени» могут быть выполнены в фоновом режиме, что особенно удобно в случае наличия больших объемов информации.

Для объектов, имеющих иерархическую структуру (например, для мест возникновения затрат), можно составлять отдельные отчеты для всех иерархических узлов и отдельных объектов, либо формировать все соответствующие отчеты в ходе одного единственного сеанса выборки. Во втором случае пользователь имеет возможность интерактивной навигации в рамках одной иерархии, что позволяет контролировать узлы иерархической структуры.