Информационные технологии в учете готовой продукции с использованием программы 1С: Бухгалтерия на примере Благовещенского молочного комбината

     Переход от традиционного учета к компьютерному  предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

     Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

• простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании; 
  широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
• понятное и емкое представление информации;
• настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
• большой набор типовых операций и форм отчетности;
• значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.

     Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера.

     Рассматривая  основные функции типовой бухгалтерской  системы, следует отметить, что для  нее характерны:

• учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

     При работе с автоматизированной бухгалтерской  системой появляется возможность:

• быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность.

     При автоматизации бухгалтерского учета возникают некоторые проблемы. Мало просто выбрать хорошую программу. Автоматизация – достаточно длительный и сложный процесс.

     Создать программу, которая была бы одинаково  пригодна всем пользователям, практически невозможно. Условия, в которых работают программы, и требования к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.

     Следующая по степени сложности проблема это  выбор техники. У разработчика программного продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет  работать его программа. Покупая технику нужно смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом. При повышении квалификации сотрудников бухгалтерии появиться желание поставить на компьютер еще какие – то программные средства, помогающие в работе: различные текстовые редакторы и пр., что тоже требует машин высокого класса. Одним словом, чтобы техника работала долго и отвечала всем требованиям, нужно приобретать компьютеры, имеющие резерв мощности.

     Иногда, в силу объективных причин, бывает, что компьютеры ставят не на каждом рабочем столе, а в каком –  то определенном месте. Сотрудники бухгалтерии  ими пользуются по очереди. Если для  ведения самой бухгалтерии такой вариант еще как-то приемлем, то для расчета зарплаты совсем неудобен. Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

     Для больших бухгалтерий требуется  объединение всех баз данных, которые  ведутся на различных рабочих  местах, в единое поле для того, чтобы в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия, получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения – сбор данных на дискеты и объединение их в главном компьютере. В этих случаях по разным причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время получать отчеты всех видов.

     Итак, решение вопроса об автоматизации бухгалтерского учета – это нечто большее, чем покупка программы. По сути дела разрабатывается целый проект автоматизации. Это сложный комплекс мер, которые должны быть тщательно продуманы с самого начала. Если потеряется какая–то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем приведет к печальным последствиям и дополнительным затратам.

     Поэтому лучше всего, с того самого момента, как появилась мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово – хозяйственной деятельности.

     Для того чтобы правильно выбрать  систему автоматизации бухгалтерского учета, удовлетворяющую всем запросам предприятия, надо четко представлять систему ведения бухгалтерского учета на предприятии, тщательно изучить рынок предлагаемых программных продуктов.

2. КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

     Автоматизация работы бухгалтерии имеет две  главные задачи: обработка первичной  учетной документации и формирование сводной отчетности. 
Соответственно компьютерные бухгалтерские программы делятся на автономные функциональные и комплексные.

     Автономные  функциональные автоматизированные рабочие  места (АРМ) разработаны для автоматизации  отдельных участков бухгалтерской  работы. 
           Все программы автоматизации учета принципиально построены одинаково: имеется массив данных, называемый также базой данных, в которой записывается любая информация, необходимая с точки зрения бухгалтера, работающего на данном АРМ. В дальнейшем эта информация редактируется, включая математические операции, и печатается в требуемом виде.

     Работая с бухгалтерской программой обработки  базы данных, необходимо пользоваться и другими программными средствами – текстовыми редакторами, табличными процессорами, антивирусными программами и различными компьютерными тестами. Поэтому понятие “автоматизированное рабочее место бухгалтера” следует рассматривать шире, чем просто использование бухгалтерской программы на компьютере. АРМ бухгалтера должно быть оснащено функциями быстрого переключения из одной рабочей программы в другую с тем, чтобы более полно использовать мощности персонального компьютера. Этот принцип полностью реализован в программных приложениях операционной системы 
WINDOWS.

     Программы комплексного бухгалтерского учета можно разделить на три группы:

• мини – бухгалтерия;
• интегрированная бухгалтерия;
• комплексная сетевая бухгалтерия.

     К группе «Мини – бухгалтерия» относится  большинство программ, представленных на рынке компьютерного обеспечения. Сущность этих программ заключается в составлении на основе проводок бухгалтерских записей хозяйственных операций, оборотного баланса, сальдового баланса и ведении Главной книги. Так как правила формирования баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами программы достаточно универсальны.

По  набору пользовательских функций программы  делятся на четыре подгруппы:

• программы, реализующие функции синтетического учета – ведение журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование журналов – ордеров, оборотно – сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия;
• программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы позволяют вести одно – или иногда двухуровневый бухгалтерский учет. Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета;
• программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Характерная черта – развернутый многоуровневый аналитический учет. Такие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство;
• головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не являются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно только с учетом дополнения соответствующими специализированными комплексами.

     В основе программ группы «Интегрированная бухгалтерия» лежит та же база оборотного баланса, дополняемая надстройкой  в виде модулей, реализующих в  привычном виде учет заработной платы, материалов и т. д. Как правило, освоив программу оборотного баланса, бухгалтер начинает замечать несоответствие между богатыми возможностями по синтетическому учету, легкостью получения баланса и примитивному отражению, например, зарплаты лишь в виде бухгалтерских записей. Неразумно, имея компьютер, считать налоги на бумаге или посредством других программ, например табличных процессоров. Все вполне можно уместить в одной программной среде, разработав соответствующий сервис. Интегрированная бухгалтерия включает: количественный и суммовой учет; дополнительные модули: учет материальных ценностей, основных средств, заработной платы, банк – касса, договоры с юридическими и физическими лицами; единую базу данных; одно автоматизированное рабочее место.

     Выбор того или иного класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников.

     Это особенно существенно для малых  предприятий, где наблюдается совмещение функциональных обязанностей сотрудников.

     Автоматизация простейших форм учета и распространенность мини – систем во многом определены бухгалтерской и компьютерной безграмотностью в России на ранних этапах перехода к рыночной экономике в отличие от Запада, где указанные дисциплины начинают постигать со школьной скамьи. Рост требований к системам возрастает по мере того, как осознается польза от их использования не только для фискальных органов, но и для самого предприятия. Но это не дается бесплатно. От бухгалтера требуется совершенно другая квалификация: умение разбираться в тонкостях и планировать налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных проектов и многое другое.

3. СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ РЫНКА  ПРОГРАММ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ.

     Рассмотренная выше классификация бухгалтерского программного обеспечения ориентируется на возможности персональных компьютеров. Поэтому следует отметить, что там, где с задачей автоматизации бухгалтерского учета не справляется сетевая версия, лежит предел использования персональных компьютеров. Для решения более сложных задач используются рабочие станции, мини – и максиЭВМ.

     Российский  рынок бухгалтерского и финансового  программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед  за мировым. Определить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, достаточно сложно: лишь в конкурсах, проводимых консалтинговой фирмой «Бизнес – Программы – Сервис», «Финансовой газетой» и журналом «Бухгалтерский учет», участвуют сотни фирм.

     В России интерес к указанному рынку  претерпел несколько стадий. Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием «на коленке» программ – самоделок для комплектации ими продаваемых «программно – аппаратных комплексов», основная ценовая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.

     Вторая  стадия связана с рождением в  России большого числа коммерческих структур, которые требовали ведения  быстрой и простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка.

     Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции «1C» («1C: Бухгалтерия»), «Хакер Дизайн» 
(«Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо – бухгалтер»). Многие фирмы и группы программистов разрабатывают в это время такого рода программы под заказ.