Содержание

Введение.

      В последние годы рестораторы и  отельеры стали больше внимания уделять автоматизации своих предприятий. В условиях стабильности наибольшей популярностью пользовались IT-системы, которые позволяют автоматизировать самые основные функции – как правило, продажи и склад. Кризис же заставил задуматься о том, как «выжать» из компании максимальную эффективность, сохранить постоянных гостей, получить необходимые оборотные средства на поддержание и развитие бизнеса. Современная информационная система, позволяющая централизованно управлять всеми ресурсами компании – та соломинка, которая поможет не просто удержаться на плаву, но и обеспечить потенциал для развития бизнеса.

     Сегодня можно с уверенностью говорить о  том, что автоматизация – это не дань моде, а объективная необходимость, и среди владельцев ресторанно-гостиничного бизнеса есть полное понимание, на чем можно сэкономить, а без чего невозможно организовать стабильную работу предприятия.

     Конечно, можно уволить часть персонала  и заменить дорогие продукты более  дешевыми, но это неминуемо скажется на качестве, и такое заведение будет обречено. В то же время существуют надежные и проверенные способы повышения эффективности за счет высвобождения скрытых резервов, сокращения потерь от злоупотреблений и порчи продуктов, оптимизации управления персоналом, в том числе повышения заинтересованности сотрудников в общем деле.

     Профессиональная система автоматизации является надежным инструментом, который необходим для постоянного контроля и отслеживания работы заведения. Она позволяет быстро и качественно обслужить клиентов, оптимизировать работу с поставщиками, наладить прозрачный управленческий, бухгалтерский и финансовый учет, эффективно построить работу с персоналом и исключить злоупотребления, вести гибкую дисконтную политику, своевременно принимать ответственные решения и многое другое.

     При выборе системы автоматизации необходимо сформулировать требования к ней и сравнить имеющиеся на рынке продукты. Далее следует оценить потенциал компании-разработчика, ведь система автоматизации приобретается не на один год, и в этом случае нужно выбрать надежного партнера. Важно приобрести комплексную систему управления. Недостаточно только функций автоматического учета и контроля. Система должна содержать ряд готовых бизнес-процессов, необходимых для эффективного и результативного управления предприятием, таких как управление запасами, производством, ценообразованием, продажами, залом ресторана, денежными средствами и т. п.

     Безусловно, в момент текущего финансового кризиса, многие рестораторы решат повременить с автоматизацией, отложить ее до лучших времен. Это неправильный подход.

     В эпоху кризиса количество гостей в ресторане может существенно уменьшиться. Чтобы привлечь посетителей, придется снижать цены, при этом предприятию необходимо будет существовать на получаемую маржу, которая станет меньше, чем раньше. Выжить в этих условиях поможет контроль цен поставщиков на входе, четкое управление себестоимостью, оптимизация товарных остатков на складах, эффективное управление меню ресторана, бюджетирование (чтобы не попасть в кассовый разрыв). Я уверен, что наиболее дальновидные рестораторы будут рассуждать здраво и внедрять современные системы для управления своим бизнесом.

     Особенно  важно построить эффективную  управленческую вертикаль в сетевых  структурах: чем крупнее компания, тем сложнее добиться необходимой прозрачности и обеспечить одинаково высокое качество обслуживания в отдельных заведениях сети. Необходимо объединить в единое информационное пространство центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны сети, вовремя выявить «тонкие места» и добиться снижения издержек на всех участках бизнес-процессов. Сетевые концепции с точки зрения минимизации затрат имеют преимущества перед отдельными ресторанами за счет возможности закупки продуктов по более низким ценам у оптовых поставщиков, но в то же время и риск принятия неправильного решения существенно больше и имеет более высокую стоимость. В условиях кризиса информационная система нового поколения, позволяющая оперативно управлять сетью и получать максимальный эффект от вложенных инвестиций, является важнейшим конкурентным преимуществом.

     Основным  преимуществом системы автоматизации является возможность оперативно получать практически любую информацию, необходимую для принятия решений, а также отслеживать динамику прибыли и рассчитывать себестоимость продукции, контролировать и пресекать случаи воровства и злоупотребления персонала, вести историю работы с поставщиками, организовывать и проводить в своих заведениях дисконтные программы для привлечения клиентов и многое другое.

     На  предприятиях общественного питания  большое количество самых различных  статей затрат, и система позволяет  управляющим принимать решения, основываясь не на догадках и предположениях, а на оперативно подготовленной аналитической  и управленческой информации, которая должна быть представлена в удобной форме отчетов.

     Для успешной работы владельцу предприятия  общественного питания необходимо четко представлять себе, кто является завсегдатаем его заведения, какие  блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели пик посещений, а когда – затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеству параметров вручную практически невозможно. Кроме того, остро стоят вопросы бухгалтерского и оперативного учета реализации и изготовления блюд.

     В условиях финансового кризиса конкуренция  удержаться на плаву поможет четкое и своевременное принятие ответственных  решений, без автоматизации это реализовать будет крайне затруднительно, а в некоторых случаях невозможно. Автоматизация позволит эффективно управлять предприятием, ускорить процесс обслуживания и уменьшить возможности злоупотреблений со стороны персонала.

Особенности автоматизации предприятий общепита

1.Что заставляет предприятия общепита внедрять систему автоматизации

      Основными мотивами для внедрения системы  автоматизации являются следующие:

• борьба со злоупотреблениями персонала (хищениями);
• необходимость повышения качества и скорости обслуживания клиентов как из соображений повышения конкурентоспособности, так и увеличения проходимости (прибыльности);
• оперативное получение отчетности о результатах деятельности;
• возможность проведения единой ценовой, маркетинговой и номенклатурной политики из центрального офиса.

      Основная  проблема, с которой сталкиваются не только владельцы магазинов, но и  хозяева кафе или ресторанов, - это  воровство персонала. По оценкам  специалистов, потери от него составляют в среднем 30% от выручки. Спасение от этого - внедрение эффективной системы автоматизации, но какую именно выбрать?

      Если  задуматься, 30% потерь от выручки - это  действительно очень большая  цифра. Если средняя прибыль ресторана  в день составляет 1 тыс. долларов, получается, ежедневно хозяева недополучают прибыль в размере около 300 долларов. Каковы же глубинные причины воровства?

      Во-первых, оно происходит из-за отсутствия у  менеджеров оперативной информации о сумме выручки. Поэтому-то персонал и заменяет “ресторанный” товар  своим, купленным где-либо по дешевке, недоливает или недовешивает клиенту продукцию.

      Во-вторых, факты хищения товара работниками  заведения могут происходить  из-за отсутствия у руководства оперативной  информации о товарном запасе. И, наконец, к прямой потере денег или продуктов часто ведет то, что подотчетные средства не контролируются.

      Конечно, даже самая совершенная система  автоматизации не позволит решить проблему воровства на 100%. Среди персонала  всегда найдутся умельцы, однако при  условии правильного ее внедрения она может помочь свести потери к минимуму, доведя их до 3-5%. Автоматизация, сама по себе, - не панацея, однако это эффективный инструмент для управления заведением и, в частности, для контроля персонала.

      Помимо  системы автоматизации, в заведении  общепита существует еще один способ избежать больших краж. Выглядит он так: официанты принимают заказы у клиентов, выдают им счета, но деньги получают не они, а один-единственный кассир - на выходе из заведения. Система эта очень простая, но, ясное дело, трудноприменимая в реальных условиях. А пока деньги в большинстве ресторанов получают официанты, они будут изобретать сотни способов, как их украсть. 

      Второй  повод, помимо воровства, который заставляет владельцев баров и ресторанов задуматься об автоматизации, - получение отчетности о работе заведения: чтобы всегда быть в курсе и знать, как обстоят дела. С помощью хорошего программного продукта руководство имеет возможность решать, какие перемены необходимо произвести в ресторане. Например, если в заведении хорошо продаются спиртные напитки, но совсем “не идут” мясные блюда, не исключено, что надо произвести какие-либо перемены в меню.

      Система автоматизации позволяет также  вести грамотную работу по привлечению  постоянных клиентов, ведь основную прибыль  ресторана или бара обычно составляют они. Сделать это можно с помощью скидок или бонусных карточек. Таким образом, система автоматизации позволяет грамотно оперировать маркетинговыми методами.  

      Ну  и, наконец, третья причина - выгода, которую  получает ресторан или бар от автоматизации: улучшение сервиса, и, соответственно, повышение класса. В автоматизированном заведении общепита официант вряд ли перепутает заказ, который поступает на кухню оперативно. Обслуживание клиентов благодаря системе ускоряется. Посетители ресторана или кафе получают красиво оформленный бланк заказа, который распечатывается на принтере. Плюс к этому, руководство заведения общепита может уменьшить себестоимость производства за счет оптимизации товарных запасов. Программа сама выдаст ему сообщение, что заканчивается тот или иной продукт.

2. Сложности при выборе системы автоматизации.

     В настоящее время рынок программных  продуктов для автоматизации  отрасли HORECA достаточно широк. Основное место на нем занимают российские разработчики, которые вовремя сумели предложить рестораторам продуманные, адаптированные для российского бизнеса и более дешевые решения по сравнению с западными.

     Основная  конкуренция среди российских разработчиков  идет между решениями на базе "1С" и "оригинальными" продуктами. Как правило, решения на «1С» являются более ориентированными на российских рестораторов, поскольку предлагают не только обычный оперативный складской учет, но и финансовый учет (бухгалтерский, налоговый), в котором стандартом де-факто стало использование продуктов фирмы 1С. Этот немаловажный фактор часто рестораторы упускают из вида при выборе системы автоматизации.  

     Кроме российских разработчиков на рынке  присутствуют программные продукты иностранных компаний. Доли этих западных брендов в России пока не велики, несмотря на популярность за рубежом. Как правило, такие системы не являются специализированными для ресторанной отрасли, требуют дополнительной настройки под конкретное предприятие. В итоге может оказаться, что программный продукт ориентирован  не на бизнес, а скорее наоборот  -  бизнес необходимо подстраивать под конкретный программный продукт.

3. Основные ошибки при выборе системы автоматизации

     На  сложившемся рынке программных  продуктов российскому ресторатору, решившему автоматизировать свое предприятие,  достаточно сложно сделать правильный выбор.

     С моей точки зрения, ресторатор должен принять решение исходя не только из стоимости программного продукта (хотя это немаловажный фактор),  но и из конкретных особенностей своего бизнеса и перспектив его развития.

     Главная ошибка - неправильное представление  пользователя о том, что он хочет  получить после автоматизации. Система  автоматизации служит не только для  уменьшения количества ручного труда, но и предназначена для анализа  результатов этого самого труда. Помимо автоматизации текущих бизнес-процессов на предприятии ресторатор должен помнить о том, насколько выбранная система ограничит возможности развития бизнеса в будущем. При выборе системы важно не допустить того, что возможности бизнеса перерастут  возможности выбранной системы, потребуется ее модернизация или замена. Главное правило - «автоматизируя сегодня, не забудь о том, что будет завтра».