Формирование внутрифирменной информационной сети

     В течение 2003-2005 годов были ОАО «ТНК-ВР Менеджмент» внедрены несколько  крупных информационных проектов.

     В 2003 году - проект в области стратегического планирования и оптимизации использования активов по распределению нефти и нефтепродуктов, включая проверку исходных данных на внутреннюю согласованность. Разработка компьютерной модели стратегического планирования и оптимизации использования активов по распределению нефти и нефтепродуктов.

     В 2004 году - проект в области стратегического  планирования и оптимизации использования  активов по распределению нефти  и нефтепродуктов.

     В 2005 году был модернизирован проект по работе с моделью стратегического планирования и оптимизации использования активов по распределению нефти и нефтепродуктов, а также по моделям бизнес- планирования. Модели созданы на основе программного обеспечения Aspen DPO.

     С 2005 года по настоящее время реализованы информационные проекты, касающиеся различных направлений деятельности ОАО «ТНК-BP Менеджмент» (табл.1). 
 
 
 

     Таблица 1

     Проекты, реализованные в области информационных технологий в 2005-2008 году

     Сейчас  ситуация такова, что руководители получают информацию о работе отдела из различных источников. Все сводится к тому, что это примитивные  таблицы Excel, в которые каждый раз, когда необходимо что-то знать, добавляются новые колонки. Зачастую мы сталкиваемся с нежеланием тратить на это свое время. Таблицы плодятся, со временем они несут одну и ту же информацию в искаженном виде. Данный подход к централизации информации совершенно не эффективен.

     В связи с этим было принято решение  внедрить информационную систему Contracts, которая оптимизирует работу отдела в предоставлении различных отчетов  руководству, бухгалтерии, проектным  менеджерам.

Глава 3. ФОРМИРОВАНИЕ ВНУТРИФИРМЕННОЙ

ИНФОРМАЦИОННОЙ  СЕТИ.

3.1. Описание коммуникаций  и информационных  потоков организации 

     В результате применения информационных систем и информационных технологий автоматизируются системы получения, систематизации информации, обеспечивается чистота информационных каналов, исключается дублирование, достигается адресность поступления информации.

     Система телекоммуникаций позволяет проводить  совещания, конференции заочно, в  режиме on-line, не покидая рабочего места.

     Все большее развитие получают так называемые корпоративные системы управления предприятиями. В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления: производство, финансы, поставки, персонал и т.д.

     Структура современной информационной системы  выглядит следующим образом (рис.3.1.).

     Рис. 3.1. Современная информационная система

     И так, что же мы хотим от системы, и  как она будет работать? Для  начала нам необходимо понять, какую  информацию мы можем предоставить. Опишем процесс заключения договора. Когда возникает потребность на пример купить компьютеры, в отдел услуг по контрактованию приходит заявка на договор подписанная, ответственный за распределение заявок назначает ответственного исполнителя, после чего тот начинает процесс визирования договора. Договор проходит стадии визирования по инстанциям (департамент администрирования договоров, юридическая служба, группа учета и хранения договоров), после чего договор, подписанный с нашей стороны, отправляется контрагенту.

     Руководство и проектных менеджеров часто  интересует информация о процессе подписания договора, кто является ответственным исполнителем, на какой стадии визирования находится договор, когда будет оплата. Сейчас ситуация такая, что эту информацию приходится собирать по крупицам, обзванивать множество людей в поисках необходимых данных, соответственно тратить на это время.

     В отдельном случае возьмем в качестве информации, которую хранит БД «Contracts», договоры на предоставление услуг связи, таких как доступ в Интернет, проводка каналов сетей, телефония. Договоры на покупку компьютерной техники, покупку и техническую поддержку программного обеспечения (ПО), и т.д. Особенность такой базы заключается в том, что без приложения больших усилий можно получить интересующую информацию по договорам, оплате платежных поручений, расходу трафика. Рассчитать приблизительное время затрат на заключение договора, оценить загруженность ответственных исполнителей. Отчеты помогут анализировать и прогнозировать работу и расходы на данные ресурсы. На основе полученных отчетов, руководство сможет принимать управленческие решения. Так же данный ресурс позволит значительно сократить время на составление различных финансовых отчетов. 

3.2. Рекомендации по  формированию внутрифирменной  управленческой информационной  системы 

     Главным условием, выдвигаемым обычно заказчиком, является полное отсутствие или хотя бы приемлемый небольшой объем ручного ввода данных. Важно также правильно организовать человеко-машинный диалог в процессе выполнения программ, а в результате их работы желательно получить ответ в удобной и понятной для пользователя форме. Реализация такого рода требований обеспечивается как раз на этапе проектирования ИС и ИТ. Немаловажным требованием является предоставление заказчику полного проекта нового варианта ИТ, который представляет собой документально оформленное описание технологических решений по разработке и эксплуатации системы.

     Наконец, необходимо затронуть организационные  вопросы построения ИС и ИТ в управленческой деятельности. Наиболее приемлемый вариант  структуризации подобной системы базируется на применении АРМ и сетевых принципов функционирования. Система АРМ (автоматизированных рабочих мест), основу которых составляет комплекс персональных ЭВМ, построенный по иерархическому принципу, должна охватывать все уровни управления и функционировать как единая вычислительная сеть. Соответственно принятой архитектуре должен быть организован процесс управления предприятием, фирмой, любой организацией, базирующейся на новой информационной системе и технологии. На нижнем уровне системы управления должны располагаться рабочие места исполнителей конкретных производственных и хозяйственных операций, которые обеспечивают в режиме реального времени сбор и регистрацию информации, на среднем уровне-АРМ менеджеров и специалистов, обеспечивающих оперативное руководство и решение необходимых функциональных задач текущего контроля и планирования, на высшем - АРМ руководителей. Проектируется аналогичный путь прохождения информационных потоков в процессе функционирования всей системы: по нисходящей линии - информация директивного характера, по восходящей - учетно-отчетные и аналитические данные.

     Использование распределенной технологии обработки  и хранения данных позволяет реализовать  также территориальный принцип  управления, причем расстояние между  подразделениями не имеет значения, поэтому такая организация может служить основой для создания не только крупных холдингов, корпораций, но и транснациональных компаний (ТНК). Децентрализация процесса обработки данных дает возможность оптимизировать портфельную структуру ресурсов и вложений, финансовые потоки и управление в целом. В итоге будут повышены гибкость, адаптивность и эффективность функционирования всей сложной многоуровневой структуры организации, всей совокупности ее элементов и их взаимосвязей.

     Организационно-технический  комплекс составляет вторую часть проектируемой  системы и непосредственно связан с созданием автоматизированной информационной технологии. В ее обязанности  входят не только информационно-накопительные  функции, но и передаточные, интерфейсные, а также функции представления данных на этапе вывода результатов. Основа реализации автоматизированной ИТ - архитектура системы управления базами данных. В настоящее время традиционно насчитываются три типа моделей представления данных: сетевая, иерархическая и реляционная. Однако сравнительно недавно появились постреляционные СУБД, которые считаются перспективой на ближайшее будущее. Примером может служить СУБД Universe, разработанная в среде ОС Unix фирмой V Mark Software Inc. Таким образом, можно сказать, что ИТ играет роль ядра автоматизированной информационной системы управления в любом экономическом объекте [12, с. 37].

     Элементарной  базовой конструкцией технологической  цепочки проектирования ИС и ее главного компонента - ИТ является так называемая технологическая операция - отдельное звено технологического процесса. Это понятие определяется на основе кибернетического подхода к процессу разработки ИТ. Автоматизация данного процесса предопределяет необходимость формализации технологических операций, последовательного объединения их в технологическую цепь взаимосвязанных проектных процедур и их изображение. Использование разработчиком такого методического приема позволяет сократить временные, трудовые, финансовые затраты на проектирование и модернизацию системы.

     В условиях конкуренции выигрывают те предприятия, чьи стратегии в  бизнесе объединяются со стратегиями  в области информационных технологий. Поэтому реальной альтернативой  варианту выбора единственного пакета является подбор некоторого набора пакетов различных поставщиков, которые удовлетворяют наилучшим образом той или иной функции ИС управления (подход mix-and-match). Такой подход смягчает некоторые проблемы при внедрении и привязке программных средств, а ИТ оказывается максимально приближенной к функциям конкретной индивидуальности предметной области.

     В последнее время все большее  число организаций, предприятий, фирм предпочитает покупать готовые пакеты и технологии, а если необходимо, добавлять к ним свое программное  обеспечение, так как разработка собственных ИС и ИТ связана с высокими затратами и риском. Эта тенденция привела к тому, что поставщики систем изменили ранее существовавший способ выхода на рынок. Как правило, разрабатывается и предлагается теперь базовая система, которая адаптируется в соответствии с пожеланиями индивидуальных клиентов. При этом пользователям предоставляются консультации, помогающие минимизировать сроки внедрения систем и технологий, наиболее эффективно их использовать, повысить квалификацию персонала.

     Автоматизированные системы проектирования - второй, быстроразвивающийся путь ведения проектировочных работ. В области автоматизации проектирования ИС и ИТ за последнее десятилетие сформировалось новое направление - CASE (Computer-Aided Software/System Engineering). Лавинообразное расширение областей применения компьютеров, возрастающая сложность информационных систем, повышающиеся к ним требования привели к необходимости индустриализации технологий их создания. Важное направление в развитии технологий составили разработки интегрированных инструментальных средств, базирующихся на концепциях жизненного цикла и управления качеством ИС и ИТ управления. Они представляют собой комплексные технологии, ориентированные на создание сложных автоматизированных управленческих систем и поддержку их полного жизненного цикла или ряда его основных этапов. Дальнейшее развитие работ в этом направлении привело к созданию ряда концептуально целостных, оснащенных высокоуровневыми средствами проектирования и реализации вариантов, доведенных по качеству и легкости тиражирования до уровня программных продуктов технологических систем, которые получили название CASE-системы или CASE-технологии [12, с.37].

     В компании «ТНК-ВР Менеджмент» была внедрена информационная система Contracts. При этом преследовались следующие цели:

     ●Функциональное средство для хранения и отслеживания статуса договоров

     ●Хранение и предоставление информации по счетам (оплата и начисления)

     ●Отслеживание времени, затраченного визирующими департаментами на утверждение договора и счетов

     ●Предоставление другим департаментам информации по договорной работе.

     Этапы договорной работы в Contracts