Форматирование абзацев в редакторе WORD

В этом разделе мы добавим смарт-тег к полю, и формы будут наследовать его свойства. При наведении указателя мыши на элемент управления формы, содержащий смарт-тег, справа от этого элемента появится небольшой значок. Щелчок на значке позволит активизировать ссылку смарт-тега и загрузить необходимую информацию или же выполнить некоторые действия автоматически. 

В нашем случае с помощью смарт-тега будет получена информация о погодных условиях, предоставляемая компанией MSNBC. Это бесплатный сервис, однако нам потребуется смарт-тег, который можно загрузить с Web-сайта по такому адресу: http://www.msnbc.com/tools/newstools/d/smart_tags.asp. Следуя изложенным на странице инструкциям, загрузите смарт-тег на свой компьютер. Теперь, чтобы получить прогноз погоды, достаточно выполнить один щелчок мышью. Имея в своем распоряжении смарт-теги, поставляемые совместно с Access 2003, вы можете обойтись без загрузки каких-либо продуктов из Интернет. В приведенном ниже примере показано, как устанавливается смарт-тег, однако ваш выбор не ограничивается этим тегом -- вы можете воспользоваться любым другим. 

Добавим смарт-тег к таблице Каталоги.

1. Выберите ссылку Таблицы в окне База данных, затем таблицу Каталоги и щелкните на панели задач Access на кнопке Конструктор.

2. Выберите строку поля Имя (используется по умолчанию), к которому будет добавлен смарт-тег.

3. Найдите свойство Смарт-теги. Это последнее поле в разделе Свойства поля в нижней области экрана. Щелкните на этом поле, после чего появится кнопка построения (с изображением трех точек). Щелкните на ней для открытия диалогового окна Смарт-теги.

4. Выберите смарт-тег Local News on MSNBC. com. Если тег недоступен и (или) не загружается, выберите другой подходящий тег и щелкните на кнопке ОК.

5. СсылканатегбудетдобавленавполесвойстваСмарт-теги. Щелкните на кнопке Сохранить и закройте таблицу. Щелкните на кнопке Вид на панели инструментов конструктора, и вы сможете просмотреть добавленные смарт-теги. Каждому названию в поле Имя будет соответствовать значок с изображением небольшого черного треугольника в нижнем правом углу. Значок свидетельствует о том, что полю назначен смарт-тег. Перенесите указатель мыши на любой треугольник, и появится значок смарт-тега. Щелкните на нем для отображения параметров тега. После щелчка на указанном значке появится ниспадающий список с информацией для загрузки. Выберите параметр Weather Forecast (прогноз погоды) для запуска обозревателя и подключения к Web-сайту (если соединение с Интернет отсутствует, появится запрос на подключение).

Работа с данными в таблицах 

Научившись планировать и создавать таблицы, можно переходить к работе с содержащимися в них данными. Из этого раздела вы узнаете, как вводить данные, как управлять таблицей в режиме таблицы и использовать функцию автозамены, встроенную во все программы пакета Microsoft Office. Режим таблицы Существует несколько методов просмотра объектов в окне База данных. Мы же назовем два основных из них. 

Первый -- это режим конструктора, предназначенный для изменения структуры таблицы, например ее полей или первичного ключа. Однако для непосредственной работы с данными требуется выбрать другой режим -- режим таблицы. Режим таблицы уже применялся в этой главе несколько раз, в частности при создании таблицы Типы. Рассмотрим его более подробно.

Таблица Каталоги в режиме таблицы

Для открытия таблицы в данном режиме достаточно дважды щелкнуть на ее имени в окне База данных. Кроме того, можно один раз щелкнуть на ее имени, а затем на кнопке Открыть или же щелкнуть на имени таблицы правой кнопкой мыши и выбрать команду Открыть. Для ввода или редактирования данных необходимо щелкнуть на нужной ячейке, а для переключения между режимами ввода новых символов и перезаписи уже существующих символов следует нажать клавишу . Если при вводе данных была допущена ошибка, нажмите комбинацию клавиши (нажмите клавишу и, не отпуская ее, нажмите клавишу ) или же клавишу . Для отмены всех изменений, внесенных в текущую запись, следует дважды нажать комбинацию клавиш . Изменения не будут сохранены Access, пока вы не перейдете к следующей строке базы таблицы. При необходимости добавить в таблицу новую запись щелкните на строке, отмеченной звездочкой (*), -- она назывHся индикатором новой записи. Затем введите данные, которые будут сохранены в этой записи. Для сохранения добавленных данных щелкните на любой другой строке. Кроме того, их можно сохранить, нажав комбинацию клавиш Ctrl+Enter или выбрав команду Записи1^Сохранить записи. Кнопки навигационной панели, располагаемой в нижней области таблицы, можно использовать для перехода между записями одной таблицы. Эти кнопки позволяют перейти к первой, предыдущей (расположенной до текущей записи), следующей (расположенной после текущей записи), последней и новой строкам записи. Кроме того, можно щелкнуть на поле ввода текущей записи и указать номер строки таблицы, к которой требуется перейти. Широкое поле деятельности открывается для всех желающих изменить внешний вид таблицы. 

Например, можно щелкнуть на вертикальной линии, разделяющей имена полей в верхней области таблицы, и перетащить ее на новое место, изменив таким способом размер столбца. Аналогичным образом изменяется размер строк таблицы при перетаскивании горизонтальной линии, разделяющей записи. У вас имеется даже возможность изменить местоположение столбцов в таблице. Для этого щелкните на заголовке столбца (область с именем поля) и перетащите его в новую область таблицы. Когда вы отпустите кнопку мыши, столбец разместится на новом месте. Если и этого мало, выполните команду Формат1 

Режим таблицы, чтобы открыть диалоговое окно Формат таблицы. Здесь можно задать трехмерный режим отображения ячеек, решить, нужно ли отображать линии сетки, выбрать цвет фона и линий сетки, а также стиль границ и линий. Кроме того, указывается направление ввода текста -- слева направо или справа налево (как принято в арабском языке и иврите). 

До сих пор мы работали с относительно небольшим объемом данных. В списке, состоящем из названий пяти компаний, поставляющих семена, найти требуемую компанию несложно. Но как найти что-либо в таблице, содержащей тысячи строк данных? В Access для этого предусмотрено несколько возможностей, о которых мы и поговорим, а именно:

* сортировка данных таблицы;

* использование команды Фильтр по выделенному;

* использование диалогового окна Найти.

Сортировка данных таблицы 

Иногда для нахождения требуемой информации достаточно прокрутить список особенно если составляющие его данные размещены в определенном поряд-i ' Информацию в таблице можно сортировать в соответствии с данными в любом N ..... ic. Каким же образом реализуется этот метод сортировки?

1. Откройте таблицу Каталоги в режиме таблицы. По умолчанию записи будут отсортированы с учетом их первичных ключей, в алфавитном порядке.

2. Щелкните в любом месте столбца Адрес, а затем на кноп ке Сортировка по возрастанию на панели инструментов (на кнопке изображены буквы «А» и «Я» и стрелка вниз). Теперь записи будут сортироваться по адресу. Обратите внимание, что псе другие столбцы также сортируются, поскольку Access мс сортирует содержимое лишь одного столбца, ведь это может привести к повреждению данных.

3 Щелкните на любой ячейке столбца Город и выберите команду Записи-Сортировка-Сортировка по возрастанию, с тем чтобы отсортировать записи по названию города.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на столбце Область и выберите команду Сортировка по убыванию, чтобы упорядочить данные в соответствии с ми ними ями областей.

5. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. При этом появится запрос на сохранение произведенных изменений. Еслм щелкнуть на кнопке Да, результаты последней операции сортировки будут помири.. использованы при последующем открытии таблицы. Пока что щелкните на кнопке Нет. Как видите, и на этот раз Access для выполнения одной задачи предоставлен несколько способов.

Использование команды «Фильтр по выделенному» 

Иногда для нахождения искомых данных приходится максимально сужай. KPVI поиска. Для этой цели используется такая команда, как Фильтр по выделенному Применяется она следующим образом.

1.Откройте таблицу Каталоги в режиме таблицы.

2.Щелкните в поле Страна на одной из строк со значением Россия.

3.Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Фильтр по выделенному В результате таблица изменится, и будут отображены записи, в поле Стран» ко торых хранится значение Россия. В навигационной панели при этом поля им текст (Фильтр), указывающий на то, что в таблице отображаются не все надписи.

4.Щелкните на поле правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить фильтр чтобы вернуть все записи таблицы.

5.Еще раз щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите команду Исключить выделенное. При этом будут показаны только записи, не соответствующие выделенной записи.

6.Удалите фильтр и закройте таблицу.

Использование диалогового окна «Найти» 

Кроме уже описанных средств, в Access поддерживается стандартное диалоговое окно Поиск и замена. Для вызова этого окна,следует открыть таблицу, выбрать любую ячейку в нужном поле и нажать комбинацию клавиш . 

Введите данные, которые нужно найти, в списке Образец. Если ранее проводился поиск похожих данных, в раскрывающемся списке можно выбрать соответствующее значение. 

В списке Поиск можно указать поле, на котором находится указатель мыши (в данном случае -- поле Имя), или целую таблицу. С помощью списка Совпадение указывается, должны ли введенные в поле Образец данные совпадать с названием всего поля, его части или с символами начала поля, 

В списке Просмотр можно задать направление поиска -- вверх или вниз в соответствии с указателем в таблице или же по всей таблице. 

При выполнении поиска данных с учетом регистра букв или формата полей нужно установить соответствующие флажки. Данные, отображаемые на экране, могут иметь формат, отличный от применяемого в таблицах, о чем более подробно рассказывается в главе 11. 

После ввода всех необходимых параметров щелкните на кнопке Найти далее (или нажмите комбинацию клавиш ). Access найдет в таблице данные, соответствующие запросу, и выделит их на экране или отобразит сообщение об ошибке, если запрошенные данные не будут обнаружены.