Форматирование абзацев в редакторе WORD

    Автоматическая сумма

    Программа позволяет осуществить суммирование смежных ячеек, например, таким способом:

  1. Выделить диапазон ячеек, в который должна входить ячейка, не содержащая данных

  2. Нажать кнопку на панели инструментов

  3. Снять выделение 

    Программа позволяет выполнять более сложные вычисления. Для этого используются встроенные стандартные функции. Excel предлагает несколько сотен встроенных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х - аргумент, f - функция, у - результат вычисления функции.

    Для вставки функции в формулу необходимо:

  1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением . Появится окно "Мастер функции". 

  2. В списке "Категория" выбирать нужную категорию функций, а затем в списке "Функция" выбирать конкретную функцию.

  3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе.

  4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.

    Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции. 
 
 
 

Содержимое таблиц Ассеss 

Основные элементы таблиц Ассеss это:

* поля;

* записи;

* первичный ключ. 

Поле -- это наименьший блок данных в базе. Например, для дипломной работы была создана базе данных растений в которой такие поля, как «Имя». «Латинское имя». «Учица» и «Город». Каждый блок данных описывается одним или несколькими полями. При разработке таблиц Ассеss создается необходимое количество полей. 

Заполненные поля таблицы формируют запись. В одних таблицах записи вообще могут отсутствовать (если не введены никакие данные). а в других их количество может составить несколько тысяч или даже миллионов. К примеру, в таблице растений каждого растения выделено по одной записи. Создавать записи можно только после создания полей, иначе данные некуда будет вводить. 

Каждая создаваемая таблица должна в обязательном порядке содержать первичный ключ. Этот ключ, как вы уже знаете, представляет собой поле (или группу полей), уникально идентифицирующее каждую запись в таблице. Несколько позже мы объясним, как указать для Access поле, содержащее первичный ключ.

Создание простой таблицы 

По мере работы с Access становится очевидным, что выполнить одну и ту же задачу можно несколькими способами. Далее описаны три метода создания в данном приложении новой таблицы:

* ввод данных в пустую таблицу -- поля в таблице создаются Access (метод хорошо знаком пользователям программы Microsoft Excel);

* использование мастера -- мастер позволяет поэтапно создавать таблицу определенного типа;

* работа с конструктором -- характеристики каждого поля вводятся вручную (это самый эффективный и удобный метод разработки таблиц). 

Начнем же мы с построения таблицы Типы методом простого ввода данных. Работа должна производиться в такой последовательности. Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия.

1. Запустите Access.

2. На панели задач Создание файла выберите ссылку Новая база данных. Присвойте файлу базы данных имя Растения.mdb и щелкните на кнопке Создать.

3. В окне Растения: база данных щелкните на ссылке Таблицы.

4. Дважды щелкните на ссылке Создание таблицы путем ввода данных для открытия пустой таблицы.

5. Щелкните на первой строке базы данных и введите значение 1.

6. Нажмите клавишу для перехода в следующий столбец и введите значение Декоративное.

7. Воспользовавшись мышью или клавишами курсора, перейдите в первый столбец второй строки. Продолжайте ввод данных в таблицу, пока не получите результат.

8. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке первого столбца, имеющего имя Поле1. Выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец для выделения текущего имени поля. Введите новое имя -- Номер типа -- и нажмите клавишу. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке поля9. Существует и другой способ переименования столбца: дважды щелкните на заголовке второго столбца с именем Поле2. Измените имя Поле! на Описание и нажмите клавишу

10. Выберите команду Файл<=>Сохранить для открытия диалогового окна Сохранение. Введите имя Типы, после чего щелкните на кнопке ОК.

11. Появится диалоговое окно Access, в котором сообщается, что ключевые поля не заданы, поскольку при создании таблицы путем ввода данных первичный ключ указать невозможно. Щелкните на кнопке Нет.

12. Пустые ячейки в таблице исчезнут (за исключением одной пустой строки, о чем более подробно будет рассказано далее в этой главе), а таблица получит новое имя. Щелкните на кнопке Закрыть, и работа с этой таблицей будет завершена.

Поздравляем с созданием первой таблицы Access!

Использование мастера создания таблиц 

Для обеспечения более эффективной работы рекомендуем воспользоваться специальным мастером создания таблиц. Этот мастер позволяет строить поля, coответствующие самым разнообразным требованиям. С его помощью мы создадим базовую структуру таблицы Каталоги. 

Итак, для создания таблицы Каталоги необходимо выполнить такие действия.

1. Дважды щелкните на ссылке Создание таблиц с помощью мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и в большинстве случаев, мастер запросит ввод - определенной информации и предоставит для этой цели несколько панелей. В каждой такой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода между панелями предназначены кнопки Назад и Далее.

2. В первой панели мастера выберите переключатель Деловые и образец таблицы Список рассылки (эти опции выбраны изначально). Вы видите, что в прокручиваемом списке содержится немало и других таблиц. В данном случае выбрана таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой нами таблицы.

3. Теперь перенесем требуемые поля из списка Образцы полей в область Поля новой таблицы. Этот интерфейс с двумя окнами часто встречается в Access. Например кнопки, с помощью которых можно переносить поля из одного окна в другое. Щелкните на кнопке Перенести одно поле и выберите поля ИмяОрганизации, Адрес, Город, Область, ПочтовыйИндекс, Страна/Регион и Заметки (в начальном плане поле адреса имело имя Улица, но в данном случае подойдет и имя Адрес).

4. В области Поля новой таблицы выберите поле ИмяОрганизации, затем щелкните на кнопке Переименовать поле и введите в появившемся диалоговом окне Переименование поля название Имя. Щелкните на кнопке ОК. Аналогичным образом переименуйте поле Страна/Регион в Страна и поле Заметки в Специализация.

5. Щелкните на кнопке Далее.

6. Во втором окне мастера присвойте новой таблице имя Каталоги. Выберите переключатель Пользователь определяет ключ самостоятельно и щелкните на кнопке Далее.

7. В третьем окне мастера заполните поле Имя, содержащее уникальные данные. Выберите переключатель Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей и щелкните на кнопке Далее.

8. В четвертой панели запрашивается, какая таблица связана с уже готовой таблицей Типы,оставьте без изменений базовые параметры и щелкните на кнопке Далее.

9. Выберите перелслючатель Ввести данные непосредственно в таблицу и щелкните на кнопке Готово, после чего созданная таблица будет открыта в номом окне. Теперь данные можно вводить непосредственно в таблицу Каталоги. Новая таблица, созданная с помощью мастера

При работе со стандартными таблицами мастер поможет существенно сократить время, затрачиваемое на их создание. Но иногда для базы данных требуется создавать таблицы, характеристики которых нельзя определить посрчгл^эсш мастера. Именно в этом случае на помощь приходит конструктор таблиц.

Создание таблиц с помощью конструктора 

Конструктор позволяет в деталях разработать таблицу, в том числе определить количество содержащихся в ней полей, изменить название и нумерацию полей, тип их данных, указать первичный ключ таблицы и многое другое. 

Для таблицы дипломной работы растений не подходят типовые параметры, предлагаемые мастером, поэтому при ее создании будем пользоваться конструктором. Выполняя п. 4 и 5 последнего упражнения, в раскрывающемся списке Тип данных следует выбрать тип, отличающийся от базового. При вводе с клавиатуры достаточно указать первую букву имени типа, и Access автоматически дополнит запись. Например, при выборе типа Поле MEMO нужно только ввести букву «П», и Access автоматически завершит ввод имени. В разделе Таблицы дважды щелкните на ссылке Создание таблицы в режиме конструктора для открытия нового окна.Введите название Имя в первой строке столбца Имя поля. Для этого поля будет автоматически выбран тип данных Текстовый Введите название ЛатинскоеИмя во второй строке столбца Имя поля. Тип данных Текстовый, используемый по умолчанию, не изменяйте. Введите название Заметки в третьей строке столбца Имя поля для создания еще одно поля. 

В соседнем столбце щелкните на стрелке и выберите в ниспадающем списке значение Поле MEMO. Аналогичным образом добавьте еще три поля: Фотография (тип данных -- Поле объекта OLE), Номер типа (тип данных -- Числовой) и ИмяКаталога (тип данных -- Текстовый). Щелкните правой кнопкой мыши на поле Имя и выберите значение Ключевое поле. Рядом с названием поля появится значок ключа, указывающий на то, что поле является первичным ключом. Выберите команду ФайлОСохранить и задайте имя Растения. Щелкните на кнопке Закрыть, и работа с созданной таблицей будет завершена. При создании таблицы вы наверняка обращали внимание на область экрана Свойства поля. 

При выборе разных полей в этой области выводятся различные полезные сведения. Например, первым значением поля Имя будет Размер поля, равный 50. Это означает, что поле Имя может содержать не более 50 символов. В полях базы данных хранится только действительно необходимая информация.

Изменение существующей таблицы 

Режим конструктора можно использовать и для изменения существующей таблицы. К примеру, для таблицы Типы не был создан первичный ключ. Для того чтобы устранить это упущение, следует выполнить действия, перечисленные ниже.

1. Щелкните на ссылке Таблицы в окне База данных.

2. Щелкните на кнопке Конструктор в верхней области указанного окна, которая называется панелью инструментов, чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.

3. Щелкните на поле Номер типа. Слева от имени поля появится значок с изображением черного треугольника.

4. На панели задач щелкните на кнопке Ключевое поле, чтобы выбрать данное поле в качестве первичного ключа таблицы (пример того, как Access позволяет делать одну задачу несколькими способами).

5. Выберите команду Файл ^Сохранить или же щелкните на кнопке Сохранить, расположенной на панели задач Access.

6. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. В режиме конструктора можно изменитьлюбые параметры таблицы, втом числе и те, которые изменять не рекомендуется. Как вы думаете, что случится, если щелкнуть на столбце типов данных для поля Описание и изменить тип с текстового на числовой? Поскольку вводимые данные не являются числами, то при сохранении таблицы Access попросту избавится от некорректных данных! К счастью, при этом будет выведено предупреждение , которое появляется при попытке неверно указать параметры таблицы. Щелкните в окне предупреждения на кнопке Нет.

Добавление смарт-тегов 

Этот раздел посвящен нововведению Access 2003 -- смарт-тегам. Применять смарт-теги в обязательном порядке вовсе не требуется, тем не менее они используются в некоторых ситуациях. 

В Excel 2002 (и Excel 2003) также используются смарт-теги, предназначены для отображения ошибок, связанных с таблицей, и предоставления возможных вариантов решения проблемы. По сути, смарт-тег -- это значок, при щелчке на котором динамически отображаются некоторые сведения. Например, такой значок позволит вам получить данные из Интернет или выполнить определенные операции. Чаще всего смарт-теги применяются с целью автоматизации операций, связанных с обработкой данных других программ. Смарт-теги предоставляются Microsoft и некоторыми другими компаниями, причем, как правило, совершенно бесплатно. Более того, пользователи могут создавать и собственные смарт-теги.